Een offerte zegt wat een opdracht moet kosten. Of dat ook zo uitkwam, merk je anders pas aan je banksaldo — en dan weet je niet waar het aan lag. De nacalculatie zet beide naast elkaar zolang je er nog iets van kunt leren: per kostensoort, in de munt van je bedrijf.
Je vindt haar in het project, in het hoofdtabblad Nacalculatie naast Overzicht. Ze is alleen op kantoor te zien.
1. Vastleggen waarmee wordt vergeleken
Rechtsboven staat Documenten selecteren. Daar vink je de documenten aan waarvan de calculatie de begrote kant vormt — te kiezen zijn richtprijs, offerte, opdrachtbevestiging en de facturen met de termijnen. Pakbonnen ontbreken, omdat daar geen prijzen op staan, en net zo goed factuurcorrecties en creditfacturen: die herhalen de calculatie van een factuur die al in de lijst staat.
Vink niet de offerte en de factuur van dezelfde opdracht samen aan. De factuur neemt de calculatie van de offerte over; samen tellen ze dezelfde kosten dubbel. Neem de offerte — of, als er tijdens het bouwen veel is veranderd, de factuur.
Een begrote kant is er alleen als de posten een prijscalculatie dragen, dus zijn opgesplitst in arbeid, materiaal en de overige kostensoorten — hoe dat gaat, staat onder Diensten en materialen aanmaken.
2. De werkelijke kosten vastleggen
In het tabblad Nacalculatie staat rechtsboven Kosten vastleggen. Het dialoogvenster heeft drie tabbladen:
| Tabblad | Wat erin hoort |
|---|---|
| Geregistreerde uren | De uren die op het project zijn geboekt — hier vul je niets in. Alle uren tonen brengt je naar de urenregistratie. |
| Inkoopfacturen | Facturen van leveranciers en onderaannemers die niet onder Inkoopfacturen zijn toegewezen: Soort, Factuurnummer, Omschrijving en Bedrag (netto). |
| Verbruik | Materiaal uit je eigen magazijn: Soort, Hoeveelheid, Eenheid, Omschrijving en Inkoop — Inkoop totaal rekent Zirko uit. |
Een inkoopfactuur die je onder [Inkoopfacturen](/hilfe/eingangsrechnungen) aan dit project toewijst, verschijnt hier vanzelf — als Materiaal, met het toegewezen bedrag netto plus de belasting die niet als voorbelasting terugkomt. Vul in dit tabblad dus alleen in wat daar niet is toegewezen.
Niet terug komt bijvoorbeeld de PST in British Columbia en Saskatchewan en de RST in Manitoba, het deel dat een gedeeltelijke aftrek van voorbelasting niet dekt, en in Japan het deel dat de overgangsregeling bij een leverancier zonder T-nummer niet laat aftrekken. Bruto telt de factuur als je bedrijf helemaal geen afzonderlijke voorbelasting aftrekt: als kleine ondernemer, met saldobelastingtarief (Zwitserland), 簡易課税 (Japan) of Quick Method (Canada) — en in de VS elk bedrijf. Je stelt dat in in de kaart Voorbelasting onder Btw-tarieven instellen.
Moet een toegewezen factuur als andere kostensoort tellen — bijvoorbeeld als uitbesteed werk —, vul haar hier dan in met haar Factuurnummer. Dan telt jouw regel in plaats van de toewijzing, en niets telt dubbel.
Met Regel toevoegen komt er een nieuwe regel bij. De Soort is een van de vijf kostensoorten: Arbeid, Materiaal, Materieel, Uitbesteed werk, Overig.
De loonkosten rekent Zirko zelf uit: geregistreerde uren maal het tarief uit de loongroep van de persoon — hetzelfde tarief waarmee ook de offerte calculeert. Heeft iemand geen loongroep, dan tellen zijn uren niet mee, en Zirko schrijft dat erbij: “Voor … is geen uurtarief vastgelegd”. Wijs de persoon dan aan zijn groep toe, in plaats van het getal te geloven.
3. Het resultaat lezen
- Totale kosten toont de werkelijke kosten tegenover de gecalculeerde, met het aandeel in procenten en de zin “… boven de calculatie” of “… onder de calculatie”.
- Kostensoorten toont hetzelfde voor elk van de vijf soorten apart. Daar zie je waar het duurder werd — meestal is het één soort, niet allemaal.
Onder de totale kosten staat hoeveel toegewezen inkoopfacturen erin zitten en met welk bedrag — en hoeveel daarvan belasting is die je bedrijf niet als voorbelasting aftrekt. Wat daarbij per factuur telt, staat onder Inkoopfacturen. Wat niet meetelt, staat daar ook: een factuur in een andere valuta, en een die je al met hetzelfde factuurnummer met de hand hebt vastgelegd.
Zonder gekozen documenten staat daar geen percentage, maar de melding dat er geen vergelijkingswaarde is. Dat is opzet: een nul zou een bewering zijn.
Pakket en rechten
De nacalculatie en het vastleggen van nieuwe kosten horen bij de pakketten Team en Bedrijf; in de proefperiode heeft elk bedrijf haar. Wat al is vastgelegd, blijft in elk pakket opgeslagen en zit in de gegevensexport. Buitendienstrollen zien noch de nacalculatie, noch inkoopprijzen.