Inkoopfacturen staan niet in een eigen menu-item, maar als tabblad Inkomend bij de documenten. Naast de uitgaande facturen, omdat ze daar thuishoren.
Inkoopfacturen hangen af van het pakket. In het pakket Enkel zitten ze niet, in het pakket Team tot 50 nieuw geregistreerde per kalendermaand — geüpload of per e-mail overgenomen —, in het pakket Bedrijf onbeperkt. Tijdens de proefperiode heeft elk bedrijf ze. Ontbreekt de functie of is het aantal voor die maand op, dan komen er geen nieuwe inkoopfacturen bij — al geregistreerde blijven leesbaar, bewerkbaar en exporteerbaar. Facturen per e-mail komen ook dan in de mailbox aan en blijven daar minstens tot het einde van de volgende maand; overgenomen tellen ze mee voor het aantal van die volgende maand. Welk pakket wat bevat, staat onder Tarief, licenties en looptijd wijzigen.
Twee wegen naar binnen
Zelf uploaden
Factuur uploaden neemt PDF, PNG, JPEG en WEBP aan. Zirko leest het bestand en vult de velden vooraf in — op je apparaat; het bestand wordt daarvoor nergens heen gestuurd.
Het toont je daarbij waar het de waarden vandaan heeft, en hoe zeker ze zijn:
| Bron | Betrouwbaarheid |
|---|---|
| E-factuur (XML) | exact |
| Pdf-tekst | controleren |
| Tekstherkenning | alles controleren |
Onzekere velden dragen “Onzeker — controleer dit” en moeten met Waarde klopt worden bevestigd. Verplicht zijn Leverancier, Factuurdatum en Brutobedrag. Het factuurnummer is dat van de leverancier — een eigen nummer kent Zirko voor inkomende facturen niet toe.
Per e-mail
Onder Facturen per e-mail ontvangen maakt de beheerder een eigen adres voor het bedrijf aan. Geef dat aan je leveranciers.
Dit adres neemt uitsluitend e-facturen aan — een XML-bestand of een ZUGFeRD-/Factur-X-pdf met ingebouwde XML. Een gewone pdf, een foto of een scan wordt geweigerd. Zulke documenten upload je zelf.
In de mailbox staan de nieuwe berichten met het resultaat van de afzendercontrole, plus Overnemen als e-factuur en Bericht verwerpen.
Op het project boeken
Onder Kostentoewijzing → Toewijzing toevoegen kies je een doel — een project of een bedrijfsonderdeel (magazijn, kantoor, medewerkers, voertuigen, werkplaats, overig) — en een deelbedrag.
Een factuur mag over meerdere projecten en onderdelen worden verdeeld. Wat niet is toegewezen, blijft als “niet toegewezen” staan; bedrijfsbrede kosten hebben geen toewijzing nodig. Wat je toewijst, verschijnt in de nacalculatie van het project — die hoort bij de pakketten Team en Bedrijf.
De vijf standen
Nieuw → Te controleren → Geaccordeerd → Betaald, daarnaast Gereclameerd.
Geaccordeerde inkoopfacturen zijn bevroren. Wil je documentgegevens of toewijzingen wijzigen, trek dan eerst de accordering in.
Als betaald markeren is een aantekening. Zirko maakt niets over — de betaling doe je zelf via je bank.
Verkeerd binnengekomen?
Als onterecht ontvangen markeren, met reden. Het document blijft bewaard: ontvangen documenten mogen volgens de GoBD (Duitsland; in andere landen geldt het daar geldende equivalent) niet worden verwijderd. Echt verwijderen kan alleen zolang de inkoopfactuur nog Nieuw is.
Wat vandaag niet gaat
- Zirko geeft geen creditnota's uit. De vermelding “Selfbilling afgesproken” bij de leverancier schakelt niets vrij.
- Aanvullende gegevens uit de factuur — IBAN, btw-identificatienummer, betalingstermijn, prestatieperiode, btw-tarieven — staan er alleen ter vergelijking. Zirko slaat ze niet als aparte velden op.
- Een e-mail wordt niet vanzelf een inkoopfactuur. In de mailbox beslis je per bestand met Overnemen als e-factuur.
- Toegang hebben alleen Kantoor – Beheerder en Kantoor – Directie.