Stamgegevens zijn je prijslijst. Wat hier staat, trek je bij het schrijven van een offerte met twee klikken in de post — met tekst, eenheid en prijs.
Twee tabbladen, meer niet
Materialen en Diensten. Links staan je mappen, daaronder de Datanorm-catalogi van je leveranciers. Datanorm is het catalogusformaat van de groothandel in Duitsland en Oostenrijk.
Een item aanmaken
Nieuw materiaal of Nieuwe dienst. De kolommen:
| Kolom | Wat erin hoort |
|---|---|
| Artikelnr. | Het jouwe of dat van de leverancier. |
| Eenheid | St, m², u, vast bedrag. |
| Omschrijving | De korte tekst die in de offerte staat. Via “Lange tekst tonen” komt de uitgebreide omschrijving erbij. |
| Inkoop / Kosten | Wat het je kost. |
| Opslag % | Je opslag. |
| Verkoop | Berekent Zirko uit inkoop en opslag. |
Via Prijscalculatie splits je een prijs in Arbeid, Materiaal, Materieel, Uitbesteed werk en Overig. Een arbeidsregel haalt haar inkoopprijs uit een loongroep — wijzig je daar het tarief, dan klopt de calculatie weer.
Mappen in plaats van één lange lijst
Maak mappen aan per vak of per bouwdeel. Via het mapmenu werken Inkoopprijs wijzigen en Opslagen vastleggen in één keer voor alles wat erin zit. Wat geen map heeft, belandt in “Alle overige materialen”.
Vier manieren om gegevens binnen te krijgen
- Uit een bestaand document — de posten van een geschreven offerte worden stamgegevens.
- Aan stamgegevens toevoegen — één losse post, rechtstreeks vanuit de documenteditor. Hoe dat gaat, staat verderop.
- Uit een GAEB- of Excel-bestand — assistent in vier stappen: bestand, Kolommen koppelen (de korte tekst is verplicht), doelmap, controleren. Dubbele regels kun je overslaan, bijwerken of toch aanmaken. Een Excel-sjabloon staat klaar om te downloaden. GAEB is de aanbestedingsstandaard in Duitsland en Oostenrijk. Het bestand mag hoogstens 10 MB groot zijn, en deze import hoort bij de pakketten Team en Bedrijf.
- Uit een Datanorm-bestand — de catalogus van je leverancier. Die is alleen-lezen; losse artikelen haal je eruit met In mijn materialen overnemen. Dat is een kopie — latere actualiseringen van de catalogus wijzigen haar niet.
Wat Zirko vandaag niet kan lezen: Datanorm versie 5 (alleen 4), GAEB-90 (.d8x) en GAEB-2000 (.p8x). Bij GAEB werken .x80 tot .x86.
Een post uit de editor overnemen
In de documenteditor heeft elke post in het menu ⋮ (Regelacties) de optie Aan stamgegevens toevoegen — ook in een afgerond document.
- Aanmaken als materiaal of dienst. Zirko stelt er een voor en zet “voorstel” erachter.
- Map kiezen — in de lijst kun je zoeken. Via Nieuwe map maak je er een aan. “Alle overige materialen” of “Alle overige diensten” staat altijd ter keuze en ontstaat bij het opslaan, als die map er nog niet is.
- Onder Dit wordt overgenomen zie je vóór het opslaan wat er aankomt: verkoopprijs per eenheid, inkoop of kosten, opslag en, als die er zijn, calculatie en afbeelding. De calculatie gaat alleen mee naar een dienst; een materiaal krijgt haar totaal als inkoopprijs. Heeft de post geen calculatie, dan komt de verkoopprijs aan als inkoopprijs of kosten met 0,00 % opslag.
Bestaat het item al, dan vraagt Zirko: Bijwerken of Toch aanmaken. Bijwerken overschrijft prijs, opslag, calculatie, lange tekst en eenheid; korte tekst en map blijven. Daarna staat er “Aangemaakt in …” of “Bijgewerkt in …”, en Openen in stamgegevens brengt je naar het juiste tabblad en de juiste map.
De post in het document verandert niet. Het item in de stamgegevens is een kopie — latere wijzigingen daaraan werken niet door in de post.
Stamgegevens bevatten geen hoeveelheden. Een hoeveelheid vul je pas in de offerte in; wat hier staat, dient alleen ter oriëntatie.