Je gegevens zijn van jou, en je komt er altijd bij — tijdens het lopende bedrijf net zo goed als na een opzegging.
Instellingen → Onderneming → Gegevensexport.
Wie de export mag starten
Alleen de kantoorbeheerder. De andere kantoorrollen zien het tabblad en een aanwijzing, maar geen knop.
De reden: een totale export is elke factuur, elke klant en elke urenregistratie van je bedrijf in één bestand. Wie dat downloadt, heeft alles.
Wat erin zit
Als tabellen (CSV): documenten · documentregels · betalingen · aanmaningen · klanten · leveranciers · projecten · uren · medewerkers · afwezigheden · inzetten · urensaldocorrecties · diensten · materialen · bedrijfsgegevens.
Als originele bestanden: elke document-pdf · elke e-factuur als XML · elke inkoopfactuur in het origineel · alle bijlagen bij documenten · alle projectbestanden · alle bijlagen uit de projectchat · alle foto's bij rapporten en bouwdagboeken · in de map 08-versandfassungen de verzonden versie van elk document, herkenbaar aan de naamstoevoeging _versand, _versand-unklar of _nicht-versendet, afhankelijk van wat er van het versturen is geworden.
Bij elk deel zit een INHALT.csv waarmee je kunt natellen. Een bestand dat niet kon worden opgehaald, staat daar met de opmerking “Datei nicht abrufbar” (bestand niet op te halen) — het ontbreekt niet stilzwijgend.
Hoe lang het duurt
De eerste stap loopt meteen als je klikt, en hoogstens acht seconden. Daarna hangt het ervan af wat je doet:
- Pagina open en zichtbaar laten — dan drijft de pagina de export zelf verder tot hij klaar is. Dat is de snelste weg.
- Pagina sluiten — dan werkt een achtergrondproces één keer per dag verder. Bij veel gegevens kan dat meerdere dagen duren.
Afbreken kun je altijd. Wat tot dan klaar is, blijft op te roepen. Twee opdrachten tegelijk bestaan niet; een tweede klik toont je de lopende.
Downloaden
Het resultaat zijn meerdere ZIP-delen. Download ze allemaal en pak ze uit in dezelfde map — dan liggen de bestanden weer zo bij elkaar als ze bij elkaar horen.
Twee termijnen die je moet kennen.
De downloadlinks gelden vier uur. Zij ontstaan pas als je de pagina bekijkt, en worden nergens opgeslagen. Is een link verlopen, open de pagina dan gewoon opnieuw.
De bestanden zelf staan dertig dagen klaar. Daarna worden zij verwijderd, en de export moet opnieuw lopen.
Na het einde van het contract
Na het einde van je contract blijven je gegevens dertig dagen in archiefmodus leesbaar. In die tijd kun je exporteren, afdrukken en ontvangen betalingen naboeken — aanmaken, uitgeven en versturen niet meer.
Een lopende export houdt de verwijdering tegen. Het venster verlengt zich tot alle delen zijn opgehaald, hoogstens zeven dagen na de voltooiing.
De bewaarplicht ligt bij jou, niet bij Zirko. Facturen en boekstukken moet je zelf bewaren — afhankelijk van het land vijf tot tien jaar. Zirko mag ze na het einde van het contract niet voor jou blijven opslaan.