Ein Angebot sagt, was ein Auftrag kosten soll. Ob er das auch getan hat, merkt man sonst erst am Kontostand — und dann weiß man nicht, woran es lag. Die Nachkalkulation stellt beides nebeneinander, solange du noch etwas daraus lernen kannst: je Kostenart, in der Währung deines Betriebs.
Du findest sie im Projekt, im Hauptreiter Nachkalkulation neben Übersicht. Sie ist nur im Büro zu sehen.
1. Festlegen, womit verglichen wird
Oben rechts steht Dokumente auswählen. Dort hakst du die Belege an, deren Kalkulation die Soll-Seite bildet — zur Wahl stehen Kostenvoranschlag, Angebot, Auftragsbestätigung und die Rechnungen samt Abschlägen. Lieferscheine fehlen, weil sie keine Preise tragen, und ebenso Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen: Sie wiederholen die Kalkulation einer Rechnung, die schon in der Liste steht.
Hake nicht Angebot und Rechnung desselben Auftrags zusammen an. Die Rechnung trägt die Kalkulation des Angebots weiter; beide zusammen zählen dieselben Kosten doppelt. Nimm das Angebot — oder, wenn sich beim Bauen viel geändert hat, die Rechnung.
Eine Soll-Seite gibt es nur, wenn die Positionen eine Preiskalkulation tragen, also in Lohn, Material und die übrigen Kostenarten zerlegt sind — wie das geht, steht unter Leistungen und Materialien anlegen.
2. Die tatsächlichen Kosten erfassen
Im Reiter Nachkalkulation steht oben rechts Kosten erfassen. Der Dialog hat drei Reiter:
| Reiter | Was hineingehört |
|---|---|
| Erfasste Zeiten | Die Stunden, die auf das Projekt gebucht sind — du trägst hier nichts ein. Alle Zeiten anzeigen führt zur Zeiterfassung. |
| Eingangsrechnungen | Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern, die nicht unter Eingangsrechnungen zugewiesen sind: Art, Rechnungsnummer, Beschreibung und Betrag (netto). |
| Verbräuche | Material aus dem eigenen Lager: Art, Menge, Einheit, Beschreibung und EK — EK Gesamt rechnet Zirko. |
Eine Eingangsrechnung, die du unter [Eingangsrechnungen](/hilfe/eingangsrechnungen) diesem Projekt zuweist, erscheint hier von selbst — als Material, mit dem zugewiesenen Betrag netto plus der Steuer, die nicht als Vorsteuer zurückkommt. Trag in diesem Reiter also nur ein, was dort nicht zugewiesen ist.
Nicht zurück kommt etwa die PST in British Columbia und Saskatchewan und die RST in Manitoba, der Teil, den ein anteiliger Vorsteuerabzug nicht deckt, und in Japan der Teil, den die Übergangsregel bei einem Lieferanten ohne T-Nummer nicht abziehen lässt. Brutto zählt die Rechnung, wenn dein Betrieb gar keine einzelne Vorsteuer abzieht: als Kleinunternehmer, mit Saldosteuersatz (Schweiz), 簡易課税 (Japan) oder Quick Method (Kanada) — und in den USA jeder Betrieb. Eingestellt wird das in der Karte Vorsteuer unter Steuersätze einstellen.
Soll eine zugewiesene Rechnung als andere Kostenart zählen — etwa als Fremdleistung —, trag sie hier mit ihrer Rechnungsnummer ein. Dann zählt deine Zeile statt der Zuweisung, und nichts zählt doppelt.
Mit Zeile hinzufügen kommt eine neue Zeile dazu. Die Art ist eine der fünf Kostenarten: Lohn, Material, Geräte, Fremdleistung, Sonstiges.
Die Lohnkosten rechnet Zirko selbst: erfasste Stunden mal dem Satz aus der Lohngruppe der Person — derselbe Satz, mit dem auch das Angebot kalkuliert. Hat jemand keine Lohngruppe, zählen seine Stunden nicht mit, und Zirko schreibt das dazu: „Für … ist kein Stundensatz hinterlegt". Ordne die Person dann ihrer Gruppe zu, statt die Zahl zu glauben.
3. Das Ergebnis lesen
- Gesamtkosten zeigt die tatsächlichen Kosten gegen die kalkulierten, mit dem Anteil in Prozent und dem Satz „… über der Kalkulation" oder „… unter der Kalkulation".
- Kostenarten zeigt dasselbe für jede der fünf Arten einzeln. Dort siehst du, wo es teurer wurde — meist ist es eine Art, nicht alle.
Unter den Gesamtkosten steht, wie viele zugewiesene Eingangsrechnungen darin stecken und mit welcher Summe — und wie viel davon Steuer ist, die dein Betrieb nicht als Vorsteuer abzieht. Was dazu an der einzelnen Rechnung zählt, steht unter Eingangsrechnungen erfassen. Was nicht mitzählt, steht dort ebenfalls: eine Rechnung in einer anderen Währung und eine, die du schon mit derselben Rechnungsnummer von Hand erfasst hast.
Ohne gewählte Dokumente steht dort kein Prozentwert, sondern der Hinweis, dass es keinen Vergleichswert gibt. Das ist Absicht: Eine Null wäre eine Behauptung.
Paket und Rechte
Die Nachkalkulation und das Erfassen neuer Kosten gehören zu den Paketen Team und Betrieb; in der Testphase hat sie jeder Betrieb. Was schon erfasst ist, bleibt in jedem Paket gespeichert und im Datenexport enthalten. Mobil-Rollen sehen weder die Nachkalkulation noch Einkaufspreise.