En offert säger vad ett uppdrag ska kosta. Om det också gjorde det märker man annars först på kontosaldot — och då vet man inte vad det berodde på. Efterkalkylen ställer båda bredvid varandra medan du fortfarande kan lära dig något av det: per kostnadsslag, i ditt företags valuta.
Du hittar den i projektet, i huvudfliken Efterkalkyl bredvid Översikt. Den syns bara på kontoret.
1. Bestämma vad som jämförs med
Uppe till höger står Välj dokument. Där kryssar du i de underlag vars kalkyl utgör börsidan — att välja finns kostnadsförslag, offert, orderbekräftelse och fakturorna inklusive delfakturor. Följesedlar saknas, eftersom de inte bär några priser, och likaså rättelsefakturor och kreditfakturor: de upprepar kalkylen för en faktura som redan står i listan.
Kryssa inte i offert och faktura för samma uppdrag tillsammans. Fakturan för offertens kalkyl vidare; båda tillsammans räknar samma kostnader två gånger. Ta offerten — eller, om mycket har ändrats under bygget, fakturan.
En börsida finns bara om raderna bär en priskalkyl, alltså är uppdelade i lön, material och de övriga kostnadsslagen — hur det går till står under Lägga upp tjänster och material.
2. Registrera de faktiska kostnaderna
I fliken Efterkalkyl står uppe till höger Registrera kostnader. Dialogen har tre flikar:
| Flik | Vad som hör hemma där |
|---|---|
| Registrerade tider | Timmarna som är bokade på projektet — här för du inte in något. Visa alla tider leder till tidrapporteringen. |
| Leverantörsfakturor | Fakturor från leverantörer och underentreprenörer som inte är fördelade under Leverantörsfakturor: Typ, Fakturanummer, Beskrivning och Belopp (netto). |
| Förbrukning | Material från det egna lagret: Typ, Mängd, Enhet, Beskrivning och Inpris — Inpris totalt räknar Zirko ut. |
En leverantörsfaktura som du under [Registrera leverantörsfakturor](/hilfe/eingangsrechnungen) fördelar på det här projektet dyker upp här av sig själv — som Material, med det fördelade beloppet netto plus den skatt som inte kommer tillbaka som ingående skatt. För alltså bara in det i den här fliken som inte är fördelat där.
Tillbaka kommer till exempel inte PST i British Columbia och Saskatchewan och RST i Manitoba, den del som ett delvis avdrag för ingående skatt inte täcker, och i Japan den del som övergångsregeln inte låter dig dra av hos en leverantör utan T-nummer. Brutto räknas fakturan när ditt företag inte drar av någon enskild ingående skatt alls: som småföretagare, med nettoskattesats (Schweiz), 簡易課税 (Japan) eller snabbmetoden (Kanada) — och i USA varje företag. Det ställer du in i kortet Ingående skatt under Ställa in momssatser.
Ska en fördelad faktura räknas som ett annat kostnadsslag — till exempel som underentreprenad —, för in den här med dess Fakturanummer. Då räknas din rad i stället för fördelningen, och ingenting räknas dubbelt.
Med Lägg till rad tillkommer en ny rad. Typ är ett av de fem kostnadsslagen: Lön, Material, Maskiner, Underentreprenad, Övrigt.
Lönekostnaderna räknar Zirko själv: registrerade timmar gånger satsen från personens lönegrupp — samma sats som offerten också kalkylerar med. Har någon ingen lönegrupp räknas hens timmar inte med, och Zirko skriver det bredvid: ”För … finns ingen timkostnad inlagd”. Koppla då personen till sin grupp, i stället för att tro på talet.
3. Läsa resultatet
- Totalkostnad visar de faktiska kostnaderna mot de kalkylerade, med andelen i procent och meningen ”… över kalkylen” eller ”… under kalkylen”.
- Kostnadsslag visar samma sak för vart och ett av de fem slagen. Där ser du var det blev dyrare — oftast är det ett slag, inte alla.
Under totalkostnaden står hur många fördelade leverantörsfakturor som ingår och med vilken summa — och hur mycket av den som är skatt som ditt företag inte drar av som ingående skatt. Vad som räknas på den enskilda fakturan står under Registrera leverantörsfakturor. Där står också vad som inte räknas: en faktura i en annan valuta och en som du redan har registrerat för hand med samma fakturanummer.
Utan valda dokument står det inget procentvärde där, utan upplysningen att det inte finns något jämförelsevärde. Det är avsiktligt: en nolla vore ett påstående.
Paket och behörigheter
Efterkalkylen och registreringen av nya kostnader hör till paketen Team och Företag; under testperioden har alla företag den. Det som redan är registrerat förblir sparat i varje paket och ingår i dataexporten. Fältrollerna ser varken efterkalkylen eller inpriser.