Eingangsrechnungen stehen nicht in einem eigenen Menüpunkt, sondern als Reiter Eingang in den Dokumenten. Neben den Ausgangsrechnungen, weil sie dorthin gehören.
Eingangsrechnungen hängen am Paket. Im Paket Einzel sind sie nicht enthalten, im Paket Team bis zu 50 neu erfasste je Kalendermonat — hochgeladen oder per E-Mail übernommen —, im Paket Betrieb unbegrenzt. In der Testphase hat sie jeder Betrieb. Fehlt die Funktion oder ist das Kontingent des Monats ausgeschöpft, kommen keine neuen Eingangsrechnungen dazu — bereits erfasste bleiben lesbar, bearbeitbar und exportierbar. Rechnungen per E-Mail kommen auch dann im Posteingang an und bleiben dort mindestens bis zum Ende des nächsten Monats; übernommen zählen sie auf das Kontingent dieses nächsten Monats. Welches Paket was enthält, steht unter Tarif, Lizenzen und Laufzeit ändern.
Zwei Wege herein
Selbst hochladen
Rechnung hochladen nimmt PDF, PNG, JPEG und WEBP. Zirko liest die Datei und füllt die Felder vor — auf deinem Gerät; die Datei wird dafür nirgendwo hingesendet.
Es zeigt dir dabei, woher es die Werte hat, und wie sicher sie sind:
| Quelle | Verlässlichkeit |
|---|---|
| E-Rechnung (XML) | exakt |
| PDF-Text | prüfen |
| Texterkennung | alles prüfen |
Unsichere Felder tragen „Unsicher — bitte prüfen" und müssen mit Wert stimmt bestätigt werden. Pflicht sind Lieferant, Rechnungsdatum und Betrag brutto. Die Rechnungsnummer ist die des Lieferanten — eine eigene vergibt Zirko für Eingänge nicht.
Per E-Mail
Unter E-Rechnungen per E-Mail empfangen erzeugt der Admin eine betriebseigene Adresse. Gib sie deinen Lieferanten.
Diese Adresse nimmt ausschließlich E-Rechnungen an — eine XML-Datei oder ein ZUGFeRD-/Factur-X-PDF mit eingebautem XML. Ein reines PDF, ein Foto oder ein Scan wird abgewiesen. Solche Belege lädst du selbst hoch.
Im Posteingang stehen die neuen Nachrichten mit dem Ergebnis der Absenderprüfung, dazu Als E-Rechnung übernehmen und Nachricht verwerfen.
Aufs Projekt buchen
Unter Kostenzuweisung → Zuweisung hinzufügen wählst du ein Ziel — ein Projekt oder einen Betriebsbereich (Lager, Büro, Mitarbeiter, Fahrzeuge, Werkstatt, Sonstiges) — und einen Teilbetrag.
Eine Rechnung darf sich auf mehrere Projekte und Bereiche verteilen. Was nicht zugewiesen ist, bleibt als „nicht zugeordnet" stehen; betriebsweite Kosten brauchen keine Zuweisung. Was du zuweist, erscheint in der Nachkalkulation des Projekts — sie gehört zu den Paketen Team und Betrieb.
Die fünf Stände
Neu → Zu prüfen → Freigegeben → Bezahlt, daneben Reklamiert.
Freigegebene Eingänge sind eingefroren. Willst du Belegdaten oder Zuweisungen ändern, nimm zuerst die Freigabe zurück.
Als bezahlt markieren ist ein Vermerk. Zirko überweist nichts — die Zahlung machst du in deinem Bankkonto.
Falsch hereingekommen?
Als Fehleingang kennzeichnen, mit Grund. Der Beleg bleibt erhalten: Empfangene Belege dürfen nach GoBD (Deutschland; in anderen Ländern gilt die dortige Entsprechung) nicht gelöscht werden. Echtes Löschen geht nur, solange der Eingang noch Neu ist.
Was heute nicht geht
- Zirko stellt keine Gutschriften aus. Die Angabe „Abrechnung per Gutschrift vereinbart" beim Lieferanten schaltet nichts frei.
- Zusatzangaben aus der Rechnung — IBAN, USt-IdNr., Zahlungsziel, Leistungszeitraum, Steuersätze — stehen nur zum Abgleich da. Zirko speichert sie nicht als eigene Felder.
- Eine Mail wird nicht von selbst zur Eingangsrechnung. Im Posteingang entscheidest du je Datei mit Als E-Rechnung übernehmen.
- Zugriff haben nur Büro – Admin und Büro – Leitung.