Deine Daten gehören dir, und du kommst jederzeit an sie heran — im laufenden Betrieb genauso wie nach einer Kündigung.
Einstellungen → Unternehmen → Datenexport.
Wer den Export starten darf
Nur der Büro-Admin. Die anderen Büro-Rollen sehen den Reiter und einen Hinweis, aber keinen Knopf.
Der Grund: Ein Gesamtexport ist jede Rechnung, jeder Kunde und jede Zeitaufzeichnung deines Betriebs in einer Datei. Wer sie herunterlädt, hat alles.
Was drin ist
Als Tabellen (CSV): Belege · Belegpositionen · Zahlungen · Mahnungen · Kunden · Lieferanten · Projekte · Zeiten · Mitarbeiter · Abwesenheiten · Einsätze · Kontokorrekturen · Leistungen · Materialien · Betriebsdaten.
Als Originaldateien: jedes Beleg-PDF · jede E-Rechnung als XML · jede Eingangsrechnung im Original · alle Anhänge an Belegen · alle Projektdateien · alle Anhänge aus dem Projekt-Chat · alle Fotos an Berichten und Bautagebüchern · im Ordner 08-versandfassungen die verschickte Fassung jedes Belegs, kenntlich am Namenszusatz _versand, _versand-unklar oder _nicht-versendet, je nachdem, was aus dem Versand geworden ist.
Zu jedem Teil liegt eine INHALT.csv bei, mit der du nachzählen kannst. Eine Datei, die sich nicht abrufen ließ, steht dort mit dem Vermerk „Datei nicht abrufbar" — sie fehlt nicht stillschweigend.
Wie lange es dauert
Der erste Schritt läuft sofort, wenn du klickst, und höchstens acht Sekunden. Danach hängt es davon ab, was du tust:
- Seite offen und sichtbar lassen — dann treibt die Seite den Export selbst weiter, bis er fertig ist. Das ist der schnellste Weg.
- Seite schließen — dann arbeitet ein Hintergrundlauf einmal am Tag weiter. Bei viel Bestand kann das mehrere Tage dauern.
Abbrechen kannst du jederzeit. Was bis dahin fertig ist, bleibt abrufbar. Zwei Aufträge gleichzeitig gibt es nicht; ein zweiter Klick zeigt dir den laufenden.
Herunterladen
Das Ergebnis sind mehrere ZIP-Teile. Lade alle herunter und entpacke sie in denselben Ordner — dann liegen die Dateien wieder so beieinander, wie sie zusammengehören.
Zwei Fristen, die du kennen musst.
Die Download-Links gelten vier Stunden. Sie entstehen erst, wenn du die Seite ansiehst, und werden nirgends gespeichert. Ist ein Link abgelaufen, öffne die Seite einfach neu.
Die Dateien selbst liegen dreißig Tage bereit. Danach werden sie gelöscht, und der Export muss neu laufen.
Nach dem Vertragsende
Nach dem Ende deines Vertrags bleibt dein Bestand dreißig Tage im Archivmodus lesbar. In dieser Zeit kannst du exportieren, drucken und Zahlungseingänge nachtragen — anlegen, ausstellen und versenden nicht mehr.
Ein laufender Export hält die Löschung an. Das Fenster verlängert sich, bis alle Teile abgeholt sind, längstens sieben Tage nach Fertigstellung.
Die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir, nicht bei Zirko. Rechnungen und Buchungsbelege musst du selbst aufbewahren — je nach Land fünf bis zehn Jahre. Zirko darf sie nach Vertragsende nicht für dich weiterspeichern.