Stammdaten sind deine Preisliste. Was hier steht, ziehst du beim Schreiben eines Angebots mit zwei Klicks in die Position — mit Text, Einheit und Preis.
Zwei Reiter, mehr nicht
Materialien und Leistungen. Links stehen deine Ordner, darunter die Datanorm Kataloge deiner Lieferanten. Datanorm ist das Katalogformat des Großhandels in Deutschland und Österreich.
Einen Eintrag anlegen
Neues Material beziehungsweise Neue Leistung. Die Spalten:
| Spalte | Was hinein gehört |
|---|---|
| Artikel Nr. | Deine oder die des Lieferanten. |
| Einheit | Stk, m², h, pauschal. |
| Beschreibung | Der Kurztext, der im Angebot steht. Über „Langtext einblenden" kommt die ausführliche Beschreibung dazu. |
| EK / Kosten | Was es dich kostet. |
| Zuschlag % | Dein Aufschlag. |
| VK | Rechnet Zirko aus EK und Zuschlag. |
Über Preiskalkulation zerlegst du einen Preis in Lohn, Material, Geräte, Fremdleistung und Sonstiges. Eine Lohnzeile zieht ihren Einkaufspreis aus einer Lohngruppe — änderst du dort den Satz, stimmt die Kalkulation wieder.
Ordner statt einer langen Liste
Leg dir Ordner nach Gewerk oder Bauteil an. Über das Ordnermenü gehen EK ändern und Zuschläge festlegen auf einen Schlag für alles darin. Was keinen Ordner hat, landet in „Alle sonstigen Materialien".
Vier Wege, Daten hereinzubekommen
- Aus bestehendem Dokument — die Positionen eines geschriebenen Angebots werden zu Stammdaten.
- Zu Stammdaten hinzufügen — eine einzelne Position, direkt aus dem Beleg-Editor. Wie das geht, steht weiter unten.
- Aus GAEB / Excel Datei — Assistent in vier Schritten: Datei, Spalten zuordnen (der Kurztext ist Pflicht), Zielordner, Prüfen. Doppelte kannst du überspringen, aktualisieren oder trotzdem anlegen. Eine Excel-Vorlage gibt es zum Herunterladen. GAEB ist der Ausschreibungsstandard in Deutschland und Österreich. Die Datei darf höchstens 10 MB groß sein, und dieser Import gehört zu den Paketen Team und Betrieb.
- Aus Datanorm Datei — der Katalog deines Lieferanten. Er ist schreibgeschützt; einzelne Artikel holst du mit In meine Materialien übernehmen heraus. Das ist eine Kopie — spätere Aktualisierungen des Katalogs ändern sie nicht.
Was Zirko heute nicht lesen kann: Datanorm Version 5 (nur 4), GAEB-90 (.d8x) und GAEB-2000 (.p8x). Bei GAEB gehen .x80 bis .x86.
Eine Position aus dem Editor übernehmen
Im Beleg-Editor hat jede Position im Menü ⋮ (Zeilenaktionen) den Eintrag Zu Stammdaten hinzufügen — auch an einem fertiggestellten Beleg.
- Anlegen als Material oder Leistung. Zirko schlägt eines vor und schreibt „Vorschlag" dahinter.
- Ordner wählen — die Liste lässt sich durchsuchen. Über Neuer Ordner legst du einen an. „Alle sonstigen Materialien" bzw. „Alle sonstigen Leistungen" steht immer zur Wahl und entsteht beim Speichern, falls es ihn noch nicht gibt.
- Unter Das wird übernommen steht vor dem Speichern, was ankommt: Verkaufspreis je Einheit, EK bzw. Kosten, Zuschlag und, falls vorhanden, Kalkulation und Bild. Die Kalkulation geht nur in eine Leistung über; ein Material bekommt ihre Summe als EK. Hat die Position keine Kalkulation, kommt ihr Verkaufspreis als EK bzw. Kosten mit 0,00 % Zuschlag an.
Gibt es den Eintrag schon, fragt Zirko: Aktualisieren oder Trotzdem anlegen. Aktualisieren überschreibt Preis, Zuschlag, Kalkulation, Langtext und Einheit; Kurztext und Ordner bleiben. Danach steht „Angelegt in …" bzw. „Aktualisiert in …" da, und In den Stammdaten öffnen bringt dich in den passenden Reiter und Ordner.
Die Position im Dokument ändert sich nicht. Der Stammdateneintrag ist eine Kopie — spätere Änderungen daran wirken nicht auf die Position zurück.
Stammdaten sind mengenlos. Eine Menge trägst du erst im Angebot ein; was hier steht, dient nur der Orientierung.