Dina data är dina, och du kommer åt dem när som helst — under löpande drift lika väl som efter en uppsägning.
Inställningar → Företag → Dataexport.
Vem som får starta exporten
Bara kontorsadministratören. De övriga kontorsrollerna ser fliken och en upplysning, men ingen knapp.
Skälet: en totalexport är varje faktura, varje kund och varje tidsregistrering i ditt företag i en fil. Den som laddar ner den har allt.
Vad som ligger i den
Som tabeller (CSV): underlag · underlagsrader · betalningar · påminnelser · kunder · leverantörer · projekt · tider · medarbetare · frånvaro · uppdrag · kontokorrigeringar · tjänster · material · företagsuppgifter.
Som originalfiler: varje underlags-PDF · varje e-faktura som XML · varje leverantörsfaktura i original · alla bilagor till underlag · alla projektfiler · alla bilagor ur projektchatten · alla foton från rapporter och byggdagböcker · i mappen 08-versandfassungen den skickade versionen av varje underlag, märkt med tillägget _versand, _versand-unklar eller _nicht-versendet i filnamnet, beroende på vad som blev av utskicket.
Till varje del ligger en INHALT.csv med, som du kan räkna av mot. En fil som inte gick att hämta står där med anmärkningen ”Datei nicht abrufbar” — den saknas inte i tysthet.
Hur lång tid det tar
Första steget går genast när du klickar, och tar högst åtta sekunder. Sedan beror det på vad du gör:
- Låt sidan vara öppen och synlig — då driver sidan själv exporten vidare tills den är klar. Det är den snabbaste vägen.
- Stäng sidan — då arbetar en bakgrundskörning vidare en gång om dagen. Vid stort bestånd kan det ta flera dagar.
Avbryta kan du när som helst. Det som är klart till dess går fortfarande att hämta. Två uppdrag samtidigt finns inte; ett andra klick visar dig det pågående.
Ladda ner
Resultatet är flera ZIP-delar. Ladda ner alla och packa upp dem i samma mapp — då ligger filerna tillsammans igen så som de hör ihop.
Två frister som du måste känna till.
Nedladdningslänkarna gäller fyra timmar. De uppstår först när du tittar på sidan, och de sparas ingenstans. Har en länk gått ut, öppna helt enkelt sidan på nytt.
Filerna själva ligger redo i trettio dagar. Därefter raderas de, och exporten måste köras på nytt.
Efter avtalets slut
Efter att ditt avtal har tagit slut är ditt bestånd läsbart i trettio dagar i arkivläge. Under den tiden kan du exportera, skriva ut och föra in inbetalningar i efterhand — lägga upp, ställa ut och skicka går inte längre.
En pågående export håller raderingen tillbaka. Fönstret förlängs tills alla delar är hämtade, dock högst sju dagar efter färdigställandet.
Arkiveringsplikten ligger hos dig, inte hos Zirko. Fakturor och bokföringsunderlag måste du bevara själv — beroende på land fem till tio år. Zirko får inte spara dem åt dig efter avtalets slut.