Leverantörsfakturor står inte under en egen menypunkt, utan som fliken Inkommande i Dokument. Bredvid dina utgående fakturor, för det är dit de hör.
Leverantörsfakturor hänger på paketet. I paketet Enskild ingår de inte, i paketet Team upp till 50 nyregistrerade per kalendermånad — uppladdade eller mottagna via e-post —, i paketet Företag obegränsat. Under testperioden har alla företag dem. Saknas funktionen eller är månadens kvot förbrukad tillkommer inga nya leverantörsfakturor — de som redan registrerats förblir läsbara, redigerbara och exporterbara. Fakturor via e-post kommer ändå in i inkorgen och ligger kvar där åtminstone till slutet av nästa månad; när de tas över räknas de mot nästa månads kvot. Vad varje paket innehåller står under Ändra paket, licenser och löptid.
Två vägar in
Ladda upp själv
Ladda upp faktura tar PDF, PNG, JPEG och WEBP. Zirko läser filen och fyller i fälten i förväg — på din enhet; filen skickas ingenstans för det.
Samtidigt visar Zirko varifrån värdena kommer och hur säkra de är:
| Källa | Tillförlitlighet |
|---|---|
| E-faktura (XML) | exakt |
| PDF-text | granska |
| Textigenkänning | granska allt |
Osäkra fält bär märkningen ”Osäkert — granska” och måste bekräftas med Värdet stämmer. Obligatoriska är Leverantör, Fakturadatum och Belopp inkl. moms. Fakturanumret är leverantörens — något eget tilldelar Zirko inte för inkommande fakturor.
Per e-post
Under Ta emot fakturor via e-post skapar administratören en adress som hör till företaget. Ge den till dina leverantörer.
Den adressen tar bara emot e-fakturor — en XML-fil eller en ZUGFeRD-/Factur-X-PDF med inbyggd XML. En ren PDF, ett foto eller en inskanning avvisas. Sådana underlag laddar du upp själv.
I inkorgen står de nya meddelandena med resultatet av avsändarkontrollen, därtill Ta över som e-faktura och Förkasta meddelandet.
Fördela på projektet
Under Kostnadsfördelning → Lägg till fördelning väljer du ett mål — ett projekt eller ett kostnadsställe (Lager, Kontor, Medarbetare, Fordon, Verkstad, Övrigt) — och ett delbelopp.
En faktura får fördelas på flera projekt och kostnadsställen. Det som inte fördelas står kvar som „inte fördelat"; kostnader för hela företaget behöver ingen fördelning. Det du fördelar dyker upp i projektets efterkalkyl — den hör till paketen Team och Företag.
De fem lägena
Ny → För granskning → Attesterad → Betald, vid sidan av dem Reklamerad.
Attesterade fakturor är frysta. Vill du ändra underlagets uppgifter eller fördelningarna, ta först tillbaka attesten.
Markera som betald är en notering. Zirko överför inga pengar — betalningen gör du i din internetbank.
Kommit in fel?
Märk som felaktig post, med orsak. Underlaget finns kvar: mottagna underlag får enligt GoBD (Tyskland; i andra länder gäller motsvarigheten där) inte raderas. Riktig radering går bara så länge posten fortfarande är Ny.
Vad som inte går i dag
- Zirko ställer inte ut några kreditfakturor. Uppgiften „avräkning via kreditfaktura överenskommen" hos leverantören låser inte upp något.
- Extra uppgifter ur fakturan — IBAN, momsreg.nr, betalningsvillkor, utförandeperiod, momssatser — står där bara för avstämning. Zirko sparar dem inte som egna fält.
- Ett mejl blir inte av sig självt en leverantörsfaktura. I inkorgen avgör du för varje fil med Ta över som e-faktura.
- Åtkomst har bara Kontor – administratör och Kontor – ledning.