Een overstap mislukt zelden door de nieuwe software. Hij mislukt doordat je niet weet wat er meekomt, en daarom alles wilt overtypen. Dat hoeft niet: klanten en prijzen komen per bestand over, de documentnummers tellen verder waar ze gebleven waren. Reken op een middag.
De volgorde hieronder is met opzet — elke stap heeft de vorige nodig.
1. In het oude programma: drie dingen downloaden
| Wat | Welk bestand | Waarvoor in Zirko |
|---|---|---|
| Klanten | CSV of vCard (.vcf) | Klanten importeren |
| Diensten en materialen | Excel (.xlsx) of CSV | Import in de Stamgegevens |
| Uitgegeven facturen | pdf, het liefst allemaal | blijven bij jou in het archief — niet in Zirko |
Daarnaast het laatst uitgegeven factuurnummer en het laatste offertenummer. Schrijf ze op; je hebt ze nodig in stap 4.
Datanorm-catalogi van je groothandel download je niet uit het oude programma, maar haal je opnieuw op bij de groothandel — dan zijn de prijzen actueel.
Waar de export in veelgebruikte programma's staat
Nagekeken op 28 september 2026 in de hulppagina's van de aanbieders zelf. Menu's veranderen; vind je het punt niet, zoek dan in het oude programma naar „Export".
| Programma | Klanten exporteren |
|---|---|
| plancraft | Kontakte → symbool naast „Neuer Kontakt" → „Kontakte exportieren" (CSV) |
| ToolTime | „Datenexport" → „Kundendaten" — alleen met de rol van eigenaar |
| Craftnote | Kunden → „Exportieren" (CSV) — volgens de aanbieder vanaf pakket Büro Plus, rol eigenaar |
| Jobber | „Clients" → „More Actions" → „Export Clients" (CSV of vCard) |
| Tradify | „Customers" → „Options" → „Export Customers to File" |
Contacten uit Google, Outlook of de iPhone gaan net zo: het importvenster in Zirko toont onder Hoe exporteer ik mijn contacten? waar de export daar staat.
2. Klanten importeren
In de klantenlijst het symbool Klanten importeren, dan vier stappen: Bestand kiezen, Koppelen, Controleren en selecteren, Importeren. Een bestand mag tot 5 MB groot zijn en tot 2.000 contacten bevatten.
- Bij Koppelen staan links de velden van Zirko, rechts kies je de passende kolom uit je bestand. Verplicht is alleen naam of bedrijf. Wat je niet koppelt, laat Zirko weg.
- Koppel het oude klantnummer. Zirko neemt het over zoals het is — je klanten houden hun nummer, en je boekhouder vindt ze terug.
- Onder Controleren en selecteren is elke klant gemarkeerd die al in Zirko bestaat: Bestaat al: …. Zo ontstaan er geen dubbele.
Is het vreemde bestand te rommelig, neem dan Sjabloon downloaden, kopieer de kolommen erin en lees het sjabloon in. Meer onder Een klant aanmaken.
3. Prijzen overnemen
Stamgegevens → tabblad Diensten of Materialen → het importsymbool. De optie voor tabellen heet afhankelijk van het land Uit een Excel- of CSV-bestand, in Duitsland, Zwitserland en Luxemburg Uit een GAEB- of Excel-bestand, in Oostenrijk Uit een ÖNORM-, GAEB- of Excel-bestand. Je koppelt de kolommen — de korte tekst is verplicht —, kiest de doelmap en controleert. Een Excel-sjabloon downloaden is er hier ook. Excel en CSV werken in elk pakket; GAEB, ÖNORM en Datanorm horen bij de pakketten Team en Bedrijf.
Heb je in het oude programma geen prijslijst, maar wel veel offertes: schrijf er één opnieuw in Zirko en neem die met Uit een bestaand document op als prijslijst. Zie Diensten en materialen aanmaken.
4. De nummers laten doortellen
Instellingen → Administratie → Nummerreeksen. Zet bij Facturen de Startwaarde op het volgende nummer na je laatste — en bouw de Opbouw zo op als je nummers er tot nu toe uitzagen, bijvoorbeeld RE-{yyyy}-{number}. Hetzelfde voor offertes en voor Klanten: daar hoort de startwaarde boven het hoogste geïmporteerde klantnummer.
Een factuurnummer mag maar één keer bestaan — ook over twee programma's heen. Zirko kent de nummers uit het oude programma niet. Zet je de startwaarde te laag, dan ontstaat een nummer een tweede keer, en dat valt pas de fiscus op. Laat liever een sprong dan een nummer dubbel.
Hoe opbouw en minimale lengte werken: Documentnummers instellen.
5. Wat in het oude programma blijft
- Uitgegeven facturen. Die kun je niet in Zirko inlezen, en dat is terecht: een uitgegeven factuur mag niet meer worden gewijzigd, en de bewaarplicht van je land eist dat je haar jarenlang ongewijzigd kunt tonen. Bewaar de pdf's — en, als het oude programma ze heeft, de e-factuurbestanden — geordend, voordat je het oude abonnement opzegt.
- Openstaande facturen. Betalingen en aanmaningen daarvoor rond je af in het oude programma. Een tweede factuur in Zirko voor hetzelfde werk zou een dubbele vordering zijn.
- Lopende bouwprojecten met termijnen. Zirko kan termijnfacturen uit een ander programma niet verrekenen in een eindfactuur. Reken zulke werklocaties af in het oude programma en begin nieuwe in Zirko.
- Losse uren uit het verleden. Uren kun je niet inlezen; ze beginnen in Zirko op de eerste dag. Meenemen kun je de saldi: onder Uren → Saldi bewerken vul je per persoon een correctie in voor het Urensaldo, en met Resterend verlof vastleggen het overgebleven verlof. Schrijf beide getallen op in het oude programma voordat je het opzegt. Zie Uren registreren op kantoor.
6. Het team erbij halen
Tot slot, als klanten en prijzen staan: Medewerkers uitnodigen. Wie een buitendienstrol krijgt, werkt met de Zirko-app op de telefoon.
De eerste veertien dagen zijn de proefperiode — genoeg tijd om een echte opdracht helemaal in Zirko te schrijven voordat je het oude programma opgeeft. Hoe dat gaat: Je eerste opdracht.