Ett byte faller sällan på det nya programmet. Det faller på att man inte vet vad som följer med, och därför vill skriva av allt. Det behöver du inte: kunder och priser kommer över via fil, dokumentnumren räknar vidare där de slutade. Räkna med en eftermiddag.
Ordningen nedan är avsiktlig — varje steg behöver det före.
1. I det gamla programmet: ladda ner tre saker
| Vad | Vilken fil | Till vad i Zirko |
|---|---|---|
| Kunder | CSV eller vCard (.vcf) | Importera kunder |
| Tjänster och material | Excel (.xlsx) eller CSV | Import i Grunddata |
| Utställda fakturor | PDF, helst alla | stannar hos dig i arkivet — inte i Zirko |
Dessutom det senast tilldelade fakturanumret och det senaste offertnumret. Skriv upp dem; du behöver dem i steg 4.
Datanorm-kataloger från din grossist laddar du inte ner ur det gamla programmet, utan hämtar dem på nytt hos grossisten — då är priserna aktuella.
Var exporten finns i vanliga program
Kontrollerat den 28 september 2026 på leverantörernas egna hjälpsidor. Menyer ändras; hittar du inte punkten, sök i det gamla programmet efter ”Export”.
| Program | Exportera kunder |
|---|---|
| plancraft | Kontakte → symbolen bredvid ”Neuer Kontakt” → ”Kontakte exportieren” (CSV) |
| ToolTime | ”Datenexport” → ”Kundendaten” — bara med rollen Inhaber |
| Craftnote | Kunden → ”Exportieren” (CSV) — enligt leverantören från paketet Büro Plus, rollen Inhaber |
| Jobber | ”Clients” → ”More Actions” → ”Export Clients” (CSV eller vCard) |
| Tradify | ”Customers” → ”Options” → ”Export Customers to File” |
Kontakter från Google, Outlook eller iPhone går på samma sätt: importdialogen i Zirko visar under Hur exporterar jag mina kontakter? var exporten finns där.
2. Importera kunder
I kundlistan symbolen Importera kunder, sedan fyra steg: Välj fil, Koppla, Kontrollera och välj, Importera. En fil får vara upp till 5 MB stor och innehålla upp till 2 000 kontakter.
- Vid Koppla står Zirkos fält till vänster, till höger väljer du den passande kolumnen i din fil. Obligatoriskt är bara namn eller företag. Det du inte kopplar utelämnar Zirko.
- Koppla det gamla kundnumret. Zirko tar över det som det är — dina kunder behåller sitt nummer, och bokföraren hittar dem igen.
- Under Kontrollera och välj är varje kund märkt som redan finns i Zirko: Finns redan: …. Så uppstår inga dubbletter.
Är den främmande filen för rörig, ta Ladda ner mallen, kopiera in kolumnerna och läs in mallen. Mer under Lägga upp en kund.
3. Ta över priser
Grunddata → fliken Tjänster eller Material → importsymbolen. Posten för tabeller heter beroende på land Ur Excel- eller CSV-fil, i Tyskland, Schweiz och Luxemburg Ur GAEB- eller Excel-fil, i Österrike Ur ÖNORM-, GAEB- eller Excel-fil. Du kopplar kolumnerna — korttexten är obligatorisk —, väljer målmapp och kontrollerar. Ladda ner Excel-mallen finns också här. Excel och CSV går i varje paket; GAEB, ÖNORM och Datanorm hör till paketen Team och Företag.
Har du ingen prislista i det gamla programmet, men många offerter: skriv en av dem på nytt i Zirko och ta upp den som prislista med Ur ett befintligt dokument. Se Lägga upp tjänster och material.
4. Låta numren räkna vidare
Inställningar → Ekonomi → Nummerserier. Sätt Startvärde för Fakturor till nästa nummer efter ditt senaste — och bygg Format så som dina nummer såg ut hittills, till exempel RE-{yyyy}-{number}. Samma sak för offerter och för Kunder: där hör startvärdet hemma över det högsta importerade kundnumret.
Ett fakturanummer får bara finnas en gång — även över två program. Zirko känner inte till numren från det gamla programmet. Sätter du startvärdet för lågt uppstår ett nummer en andra gång, och det märker först skattemyndigheten. Hellre ett hopp än ett nummer två gånger.
Hur format och minsta längd fungerar: Ställa in dokumentnummer.
5. Vad som stannar i det gamla programmet
- Utställda fakturor. De går inte att läsa in i Zirko, och det är rätt så: en utställd faktura får inte längre ändras, och arkiveringsreglerna i ditt land kräver att du kan visa upp den oförändrad i flera år. Förvara PDF:erna — och, om det gamla programmet har dem, e-fakturafilerna — ordnat innan du säger upp det gamla abonnemanget.
- Obetalda fakturor. Betalningar och påminnelser för dem slutför du i det gamla programmet. En andra faktura i Zirko för samma arbete vore en dubbel fordran.
- Pågående byggprojekt med delfakturor. Zirko kan inte räkna in delfakturor från ett annat program i en slutfaktura. Fakturera sådana arbetsplatser i det gamla programmet och börja nya i Zirko.
- Enskilda timmar från det förflutna. Tider går inte att läsa in; de börjar i Zirko med den första dagen. Saldona kan du ta med: Under Tider → Redigera saldon för du in en korrigering av Arbetstidskonto per person och med Ange kvarvarande semester den återstående semestern. Skriv upp båda talen i det gamla programmet innan du säger upp det. Se Registrera tider på kontoret.
6. Ta in teamet
Till sist, när kunder och priser är på plats: Bjuda in medarbetare och ge roller. Den som får en fältroll arbetar med Zirko-appen i telefonen.
De första fjorton dagarna är testperioden — tid nog att skriva ett riktigt uppdrag helt i Zirko innan du lämnar det gamla programmet. Hur det går till: Ditt första uppdrag.