Instellingen → Medewerkers → Medewerker uitnodigen. Daarna hoort de persoon bij je bedrijf en ziet hij precies wat zijn rol toestaat.
Zo gaat het
- Rol kiezen — die bepaalt of de persoon het kantoor of de weergave voor de werklocatie krijgt.
- Waarmee je medewerker inlogt: “Met e-mailadres” of “Met mobiel nummer”.
- Voornaam, Achternaam en het adres of het mobiele nummer met landcode invullen.
- Uitnodiging maken. Je krijgt een uitnodigingslink, een QR-code om te tonen of af te drukken — en, als de verzending is ingericht, de knop Per e-mail versturen.
De link is 14 dagen geldig en eenmalig te gebruiken. De QR-code is de snelste weg op de werklocatie: camera erop, wachtwoord instellen, klaar.
Kan Zirko de uitnodiging niet zelf versturen, dan staat dat er — dan kopieer je de link en stuur je hem zelf. De link werkt dan gewoon.
De vijf rollen
| Rol | Kort gezegd |
|---|---|
| Kantoor – Beheerder | Alles. Als enige ziet zij “Contract en abonnement”. |
| Kantoor – Directie | Alles behalve instellingen wijzigen — die leest zij alleen. |
| Kantoor – Projectleiding | Alleen toegewezen projecten; geen factuuroverzicht. |
| Buitendienst – Teamleider | Toegewezen projecten, mag projecten aanmaken en uren voor anderen registreren. |
| Buitendienst – Teamlid | Toegewezen projecten, alleen eigen uren, geen toegang tot contacten. |
De rechtenkaarten in de instellingen tonen dit alleen. Wijzigen kun je een rol bovenaan in de lijst met je medewerkers via Rol wijzigen.
Wie stopt, wordt gedeactiveerd — niet verwijderd
Deactiveren sluit de toegang af en maakt de licentie vrij voor iemand anders; de gegevens en de geregistreerde uren blijven. Betaald blijft de licentie, tot je haar onder Contract en abonnement inlevert. Verwijderen is het uitzonderingsgeval. Openstaande uitnodigingen die niemand heeft aangenomen, haal je met Intrekken terug.
Wat je moet weten
- Uitnodigen kan altijd. Werken kan de persoon zodra er een passende licentie vrij is — een kantoorlicentie voor de kantoorrollen (kantoor en werklocatie), een monteurslicentie voor de buitendienstrollen (alleen werklocatie). Welke soort nodig is, schrijft het dialoogvenster vooraf op.
- Een uitnodiging boekt niets. Is er geen passende licentie vrij, dan voeg je er onder Contract en abonnement een toe. Daar staan ook de geldende bedragen.
- Tijdens de proefperiode — veertien dagen vanaf de registratie — kunnen zoveel mensen werken als je wilt. Daarna zoveel als je licenties betaalt.
- Aanmelden per mobiel nummer gaat alleen in de Zirko-app voor iPhone en Android, niet in de browser. De app komt in de App Store en naar Google Play, maar staat er nog niet — nodig mensen tot die tijd per e-mail uit.
- Stel het standaard-arbeidstijdmodel in voordat de eerste komt. Anders begint hij zonder normuren, en heeft zijn urensaldo niets om tegen af te zetten.