Zmiana rzadko rozbija się o nowy program. Rozbija się o to, że człowiek nie wie, co przejdzie, i dlatego chce wszystko przepisać. Nie musisz: klienci i ceny przechodzą plikiem, numery dokumentów liczą dalej tam, gdzie się skończyły. Licz się z jednym popołudniem.
Kolejność poniżej jest zamierzona — każdy krok potrzebuje poprzedniego.
1. W starym programie: pobierz trzy rzeczy
| Co | Jaki plik | Do czego w Zirko |
|---|---|---|
| Klienci | CSV albo vCard (.vcf) | Importuj klientów |
| Usługi i materiały | Excel (.xlsx) albo CSV | import w Dane podstawowe |
| Wystawione faktury | PDF, najlepiej wszystkie | zostają u Ciebie w archiwum — nie w Zirko |
Do tego ostatni nadany numer faktury i ostatni numer oferty. Zapisz je sobie; potrzebujesz ich w kroku 4.
Katalogów Datanorm swojego hurtownika nie pobierasz ze starego programu, tylko bierzesz je na nowo od hurtownika — wtedy ceny są aktualne.
Gdzie w popularnych programach jest eksport
Sprawdzone 28 września 2026 na stronach pomocy samych dostawców. Menu się zmieniają; jeśli nie znajdziesz tego punktu, poszukaj w starym programie „Export”.
| Program | Eksport klientów |
|---|---|
| plancraft | „Kontakte” → symbol obok „Neuer Kontakt” → „Kontakte exportieren” (CSV) |
| ToolTime | „Datenexport” → „Kundendaten” — tylko z rolą właściciela („Inhaber”) |
| Craftnote | „Kunden” → „Exportieren” (CSV) — według dostawcy od pakietu „Büro Plus”, rola „Inhaber” |
| Jobber | „Clients” → „More Actions” → „Export Clients” (CSV albo vCard) |
| Tradify | „Customers” → „Options” → „Export Customers to File” |
Kontakty z Google, Outlooka albo iPhone'a przechodzą tak samo: okno importu w Zirko pokazuje pod Jak wyeksportować moje kontakty?, gdzie jest tam eksport.
2. Importuj klientów
Na liście klientów symbol Importuj klientów, potem cztery kroki: Wybierz plik, Przypisz, Sprawdzenie i wybór, Importuj. Plik może mieć do 5 MB i zawierać do 2000 kontaktów.
- Przy Przypisz po lewej stoją pola Zirko, po prawej wybierasz pasującą kolumnę swojego pliku. Wymagana jest tylko nazwa albo firma. Czego nie przypiszesz, Zirko pomija.
- Przypisz stary numer klienta. Zirko przejmuje go takim, jaki jest — Twoi klienci zachowują swój numer, a księgowy znów ich znajdzie.
- Pod Sprawdzenie i wybór oznaczony jest każdy klient, który w Zirko już istnieje: Już istnieje: …. Dzięki temu nie powstają duplikaty.
Jeśli obcy plik jest zbyt nieuporządkowany, weź Pobierz szablon, skopiuj do niego kolumny i wczytaj szablon. Więcej w Zakładanie klienta.
3. Przejmij ceny
Dane podstawowe → zakładka Usługi albo Materiały → symbol importu. Wpis dla tabel nazywa się zależnie od kraju Z pliku Excel / CSV, w Niemczech, Szwajcarii i Luksemburgu Z pliku GAEB / Excel, w Austrii Z pliku ÖNORM / GAEB / Excel. Przypisujesz kolumny — opis krótki jest wymagany —, wybierasz folder docelowy i sprawdzasz. Pobierz szablon Excela jest także tutaj. Excel i CSV działają w każdym pakiecie; GAEB, ÖNORM i Datanorm należą do pakietów Zespół i Firma.
Jeśli w starym programie nie masz cennika, ale masz wiele ofert: napisz jedną z nich w Zirko od nowa i przejmij ją przez Z istniejącego dokumentu jako cennik. Zobacz Zakładanie usług i materiałów.
4. Niech numery liczą dalej
Ustawienia → Księgowość → Zakresy numeracji. Ustaw przy Faktury Wartość początkowa na następny numer po Twoim ostatnim — i zbuduj Format tak, jak dotąd wyglądały Twoje numery, na przykład RE-{yyyy}-{number}. To samo dla ofert i dla Klienci: tam wartość początkowa musi być wyższa niż najwyższy zaimportowany numer klienta.
Numer faktury może istnieć tylko raz — także w dwóch programach. Zirko nie zna numerów ze starego programu. Jeśli ustawisz wartość początkową za nisko, numer powstanie drugi raz, a zauważy to dopiero urząd skarbowy. Lepiej zostawić przeskok niż mieć numer podwójnie.
Jak działają format i minimalna długość: Ustawianie numeracji dokumentów.
5. Co zostaje w starym programie
- Wystawione faktury. Nie da się ich wczytać do Zirko, i tak jest dobrze: wystawionej faktury nie wolno już zmieniać, a prawo Twojego kraju dotyczące przechowywania wymaga, żebyś przez lata mógł ją pokazać w niezmienionej postaci. Przechowaj PDF-y — oraz, jeśli stary program je ma, pliki e-faktur — w uporządkowany sposób, zanim wypowiesz stary abonament.
- Nierozliczone faktury. Płatności i wezwania do zapłaty do nich prowadzisz do końca w starym programie. Druga faktura w Zirko za to samo świadczenie byłaby podwójnym żądaniem zapłaty.
- Trwające budowy z fakturami zaliczkowymi. Zirko nie potrafi wliczyć faktur zaliczkowych z innego programu do faktury końcowej. Rozlicz takie budowy w starym programie, a nowe zaczynaj w Zirko.
- Pojedyncze godziny z przeszłości. Czasów pracy nie da się wczytać; zaczynają się w Zirko od pierwszego dnia. Zabrać możesz stany: pod Czas pracy → Edytuj stany kont wpisujesz dla każdej osoby korektę Konto czasu pracy, a przez Ustal zaległy urlop pozostały urlop. Zapisz sobie obie liczby w starym programie, zanim go wypowiesz. Zobacz Rejestrowanie czasu pracy w biurze.
6. Dołącz zespół
Na koniec, gdy klienci i ceny są gotowe: Zapraszanie pracowników. Kto dostaje rolę terenową, pracuje z aplikacją Zirko w telefonie.
Pierwsze czternaście dni to okres próbny — dość czasu, żeby napisać w Zirko w całości jedno prawdziwe zlecenie, zanim porzucisz stary program. Jak to przebiega: Twoje pierwsze zlecenie.