Een klant is de basis voor al het andere: project, offerte, factuur. Om er een aan te maken heb je precies één veld nodig — de naam.
Zo maak je hem aan
- In de klantenlijst op Nieuwe klant klikken.
- Zirko vraagt eerst: Wat wil je aanmaken? — Persoon (“Eén enkele klant”) of Organisatie (“Bedrijf, instelling of vereniging”).
- Naam respectievelijk Organisatienaam invullen. Dat is het enige verplichte veld.
- Klant aanmaken.
Het klantnummer kent Zirko bij het opslaan toe wanneer je het veld leeg laat.
De kaarten die de moeite waard zijn
Adres. Het eerste adres is het hoofdadres — dat staat later op offertes en facturen. Meer adressen maak je aan via Adres toevoegen. Tijdens het typen stelt Zirko adressen voor.
Betalingstermijn en betalingskorting. Vul je hier niets in, dan geldt de waarde uit je instellingen. Voor die ene klant die altijd 30 dagen wil, vul je het hier één keer in in plaats van in elke factuur.
Belasting. Btw-tarief, btw-id met Nu controleren (vraagt het na bij het Europese register), vrijstellingsverklaring volgens § 48b EStG en het bewijsprotocol voor § 13b en zonnepanelen. De vrijstellingsverklaring en het bewijsprotocol zijn Duitse bewijsstukken; de btw-id-controle bevraagt het EU-register.
Factuurontvangst. Hier stel je in in welk formaat je klant zijn facturen krijgt — en hier hoort bij overheden in Duitsland de Leitweg-ID, één keer bij de klant en niet bij elke factuur. Waar je die vandaan haalt, staat onder Zo krijgt de overheid je factuur.
De formaatkeuze werkt als de btw-tarieven: bovenaan staan de formaten van het land waar je klant zit — het vooringestelde is gemarkeerd. Daaronder klap je elk ander land open en zie je de formaten daarvan. Kies je niets, dan ontstaat de standaard; welke dat is, staat in het veld.
In Polen, Italië en Roemenië heet het label „Verplicht". Daar gaat de factuur via een overheidsplatform dat alleen zijn eigen formaat aanneemt. Je kunt toch iets anders kiezen — dan ontstaat iets anders, en een melding zegt wat je overslaat. De factuur wordt daar niet aangenomen; je zou haar moeten crediteren en opnieuw uitschrijven.
Een formaat uit een ander land draagt het label “geldt hier niet”. Je kunt het toch aanklikken — alleen kan je klant het meestal niet verwerken, en dan ontstaat de standaard van zijn land. De zin onder het veld zegt je wat er echt uitkomt.
Sommige formaten vragen extra gegevens: NLCIUS en PINT A-NZ hebben het registernummer van jou en van je klant nodig (KvK-nummer, ABN, NZBN). Ontbreekt het, dan zegt Zirko dat bij het afronden — met het veld dat ontbreekt en de weg ernaartoe.
Ontvangers zijn het adresblok
Een ontvanger is het adresblok dat op het document wordt afgedrukt — aanhef, naam, twee extra regels, adres. Dat is nuttig wanneer de factuur naar de vastgoedbeheerder gaat en het werk bij de huurder plaatsvond.
Ontvangers maak je pas NA het aanmaken aan, niet in het formulier voor een nieuwe klant. Zonder eigen ontvanger drukt het document de naam en het hoofdadres van de klant af — dat is het normale geval.
Veel klanten in één keer
Klanten importeren leest vCard (.vcf), Google-CSV, Outlook-CSV en algemene CSV, in vier stappen: bestand kiezen, Koppelen, Controleren en selecteren, Importeren. Gekoppeld moet minstens naam of bedrijf worden. Een sjabloon staat klaar om te downloaden.
De export neemt altijd alle klanten mee. Zoekopdracht en filters hebben daarop geen invloed.
Wat hier niet gaat
Een project maak je niet vanuit de klant aan. De knop op de kaart “Projecten” is met opzet grijs — ga daarvoor naar het menu-item Projecten.