Elke factuur heeft een nummer nodig dat precies één keer bestaat. Zirko kent het zelf toe — je bepaalt alleen hoe het eruitziet. Regel dit vóór je eerste factuur, niet na je twintigste.
Instellingen → Administratie → Nummerreeksen. Alle kantoorrollen mogen de instellingen zien, wijzigen mag alleen Kantoor – Beheerder.
Acht reeksen, één per documentsoort
| Reeks | Standaard |
|---|---|
| Klanten | K- vanaf 10001 |
| Projecten | P- vanaf 101 |
| Offertes | A- vanaf 101 |
| Kostenramingen | KV- vanaf 101 |
| Opdrachtbevestigingen | AB- vanaf 101 |
| Pakbonnen | LS- vanaf 101 |
| Facturen | R- vanaf 101 |
| Creditnota's | G- vanaf 101 |
Per reeks stel je drie dingen in: formaat, startwaarde en minimale lengte. De kolom „Volgende waarde" rekent Zirko daaruit uit — die kun je niet invullen.
Het formaat opbouwen
Vijf plaatshouders vult Zirko in bij het aanmaken:
{number}— het doorlopende nummer, aangevuld tot de minimale lengte{yyyy}en{yy}— het jaar, vier- of tweecijferig{mm}en{dd}— maand en dag, tweecijferig
R-{yyyy}-{number} geeft bij minimale lengte 5 dus R-2026-00101. Laat je {number} weg, dan zet Zirko het doorlopende nummer achteraan.
Toegestaan zijn letters, cijfers, de tekens ( ) { } [ ] / \ - en losse spaties; maximaal 40 tekens. De minimale lengte loopt van 3 tot 7 en vult aan met nullen — 101 wordt 00101.
Twee reeksen mogen nooit hetzelfde nummer opleveren
Een formaat dat alleen uit {number} bestaat of helemaal geen eigen kenmerk heeft, weigert Zirko: het nummer zou uit louter cijfers bestaan en niemand zou er een factuur of een offerte in herkennen. Twee reeksen die elkaar kunnen overlappen, meldt Zirko bij het opslaan.
Als er al nummers vergeven zijn
Heeft een reeks al geteld, dan staat de laatst vergeven waarde onder het veld. Uitgegeven documenten houden hun nummer — altijd. Je wijziging geldt alleen voor wat daarna ontstaat.
Zirko slaat niet op als de nieuwe telling in een al vergeven nummer zou lopen. De melding noemt dan het document dat het nummer draagt. Dat is met opzet: hetzelfde factuurnummer twee keer is een fout die je later niet netjes herstelt.