Üleminek ebaõnnestub harva uue tarkvara pärast. See ebaõnnestub sellepärast, et ei teata, mis kaasa tuleb, ja tahetakse seetõttu kõik ümber trükkida. Seda ei pea sa tegema: kliendid ja hinnad tulevad üle failina, dokumendinumbrid loevad edasi sealt, kus nad pooleli jäid. Arvesta ühe pärastlõunaga.
Allpool olev järjekord on meelega selline — iga samm vajab eelmist.
1. Vanas programmis: laadi alla kolm asja
| Mida | Milline fail | Milleks Zirkos |
|---|---|---|
| Kliendid | CSV või vCard (.vcf) | Impordi kliendid |
| Teenused ja materjalid | Excel (.xlsx) või CSV | Import Põhiandmed hulka |
| Väljastatud arved | PDF, kõige parem kõik | jäävad sinu arhiivi — mitte Zirkosse |
Lisaks viimane antud arve number ja viimane pakkumuse number. Kirjuta need üles; neid vajad sammus 4.
Oma hulgimüüja Datanormi katalooge sa vanast programmist ei laadi, vaid hangid need müüjalt uuesti — siis on hinnad ajakohased.
Kus eksport levinud programmides asub
Järele vaadatud 28. septembril 2026 pakkujate endi abilehtedel. Menüüd muutuvad; kui sa punkti ei leia, otsi vanas programmis sõna „Export“.
| Programm | Klientide eksport |
|---|---|
| plancraft | Kontakte → sümbol valiku „Neuer Kontakt" kõrval → „Kontakte exportieren" (CSV) |
| ToolTime | „Datenexport" → „Kundendaten" — ainult omaniku rolliga |
| Craftnote | Kunden → „Exportieren" (CSV) — pakkuja sõnul alates paketist Büro Plus, roll Inhaber |
| Jobber | „Clients" → „More Actions" → „Export Clients" (CSV või vCard) |
| Tradify | „Customers" → „Options" → „Export Customers to File" |
Kontaktid Google'ist, Outlookist või iPhone'ist käivad samamoodi: Zirko impordidialoog näitab jaotises Kuidas ma oma kontaktid ekspordin?, kus eksport seal asub.
2. Klientide importimine
Klientide loendis sümbol Impordi kliendid, siis neli sammu: Vali fail, Seosta, Kontrolli ja vali, Impordi. Fail tohib olla kuni 5 MB suur ja sisaldada kuni 2000 kontakti.
- Sammus Seosta on vasakul Zirko väljad, paremal valid oma faili sobiva veeru. Kohustuslik on ainult nimi või firma. Mida sa ei seosta, jätab Zirko välja.
- Seosta vana kliendinumber. Zirko võtab selle üle nii, nagu see on — sinu kliendid hoiavad oma numbrit ja raamatupidaja leiab nad jälle üles.
- Sammus Kontrolli ja vali on märgitud iga klient, kes on Zirkos juba olemas: Juba olemas: …. Nii ei teki topelt kirjeid.
Kui võõras fail on liiga segane, võta Laadi mall alla, kopeeri veerud sinna ja loe mall sisse. Rohkem artiklis Kliendi loomine.
3. Hindade ülevõtmine
Põhiandmed → vaheleht Teenused või Materjalid → impordisümbol. Tabelite kirje nimi sõltub riigist: Exceli-/CSV-failist, Saksamaal, Šveitsis ja Luksemburgis GAEB-/Exceli-failist, Austrias ÖNORM-/GAEB-/Exceli-failist. Sa seostad veerud — Lühitekst on kohustuslik —, valid sihtkausta ja kontrollid. Ka siin on olemas Laadi Exceli mall alla. Excel ja CSV käivad igas paketis; GAEB, ÖNORM ja Datanorm kuuluvad pakettidesse Meeskond ja Ettevõte.
Kui vanas programmis hinnakirja pole, aga pakkumusi on palju: kirjuta üks neist Zirkos uuesti ja võta see valikuga Olemasolevast dokumendist hinnakirjaks. Vaata Teenuste ja materjalide loomine.
4. Lase numbritel edasi lugeda
Seaded → Arveldus → Numbriseeriad. Sea seerias Arved Algväärtus viimasele järgnevale numbrile — ja koosta Vorming selliseks, nagu sinu numbrid seni välja nägid, näiteks RE-{yyyy}-{number}. Sama pakkumuste ja Kliendid jaoks: seal peab algväärtus olema suurimast imporditud kliendinumbrist suurem.
Arve number tohib esineda ainult üks kord — ka kahe programmi peale kokku. Zirko ei tea vana programmi numbreid. Kui sead algväärtuse liiga madalaks, tekib number teist korda ja see tuleb välja alles maksuametis. Pigem jäta hüpe kui number topelt.
Kuidas vorming ja vähim pikkus töötavad: Dokumendinumbrite seadistamine.
5. Mis jääb vanasse programmi
- Väljastatud arved. Neid ei saa Zirkosse sisse lugeda ja nii see peabki olema: väljastatud arvet ei tohi enam muuta ja sinu riigi säilitusõigus nõuab, et saaksid seda aastaid muutmata kujul esitada. Hoia PDF-id — ja kui vanas programmis on, siis ka e-arve failid — korrastatult alles, enne kui vana abonemendi üles ütled.
- Maksmata arved. Nende maksed ja meeldetuletused vii lõpuni vanas programmis. Teine arve Zirkos sama töö eest oleks topeltnõue.
- Käimasolevad vahearvetega ehitustööd. Zirko ei saa teise programmi vahearveid lõpparvesse arvestada. Arvelda sellised objektid vanas programmis ja alusta uusi Zirkos.
- Mineviku üksikud tunnid. Tööaegu ei saa sisse lugeda; Zirkos algavad need esimesest päevast. Kaasa saad võtta seisud: jaotises Tööajad → Muuda kontoseise sisestad iga inimese kohta Tööajakonto korrektsiooni ja valikuga Määra puhkusejääk ülejäänud puhkuse. Kirjuta mõlemad arvud vanas programmis üles, enne kui selle üles ütled. Vaata Tööaegade kirjendamine kontoris.
6. Meeskonna kaasamine
Lõpuks, kui kliendid ja hinnad on paigas: Töötajate kutsumine ja rollide andmine. Kes saab mobiilirolli, töötab telefonis Zirko rakendusega.
Esimesed neliteist päeva on prooviperiood — piisavalt aega, et kirjutada üks päris tellimus täielikult Zirkos, enne kui vanast programmist loobud. Kuidas see käib: Sinu esimene tellimus.