Kiireim tee arveni ei lähe tühja lehe kaudu, vaid dokumendi kaudu, mis sul juba olemas on.
Pakkumusest ühe hoobiga
Ava pakkumus ja vali Loo seotuna. Pakkumusest sünnivad tellimuse kinnitus, arve, vahearve ja saateleht.
Dialoogis valid positsioonid, otsustad koguste ülevõtmise ning alg- ja lõputekstide koos piltidega üle — siis Loo. Uus arve on mustand ja veel muudetav.
Positsioonidele saab anda ka oma numbrid, selle asemel et lasta neil joosta läbivalt — kuidas see käib, on kirjas artiklis Pakkumuse kirjutamine.
Summade plokk
Vahesumma (neto) → allahindlus → ühikuhindade ümardus → netosumma → käibemaks → brutosumma → juba arvestatud vahearved → tagatise kinnipidamine → Ehitusplatsi üldkulude osa → makstav summa. Rida Allahindlus näitab seejuures ainult tõelisi positsioonide allahindlusi — ühikuhindade ümardus seisab eraldi omal real.
Kaks välja tasuvad teist pilku:
- Tagatise kinnipidamine — liik „Lepingu täitmine“ või „Garantii“, lisaks tähtaeg. Summa lahutatakse makstavast summast ja jääb maksmata.
- Näita tööjõukulude osa — see osa, mille eraklient saab Saksamaal § 35a EStG järgi maksust maha arvata. Kas „Automaatselt“ kalkulatsioonist või kindla summana. Kui see puudub, helistab klient märtsis. Kui vahetad „Kindel summa“ pealt „Automaatselt“ peale või lülitad selle välja, läheb sisestatud summa kaduma — Zirko ei jäta seda meelde. Kui dokument on juba vormistatud, jäävad osa ja viis vormistamispäeva seisu juurde, hilisematest muudatustest sõltumata.
Fremdvaluutas ja automaatse tööjõukulude osaga arve vajab kurssi. Ilma sisestatud vahetuskursita ei saa sellist dokumenti vormistada. Sisesta plokis „Valuuta“ kurss või vali summade plokis „Kindel summa“ ehk lülita tööjõukulude osa välja.
Kui muudad plokis „Valuuta“ kurssi või valuutat ennast, arvutab Zirko ümber kalkuleeritud ühikuhinnad, mis vastavad veel oma kalkulatsioonile, ning kõik ülevõetud hinnad (põhiandmed, Datanorm, tööajad, teised dokumendid). Käsitsi sisestatud hinnad ja hinnad, mille oled määranud valikuga „Kohanda hinda“, jäävad muutmata. Kui muudad ainult kuupäeva, ei puutu Zirko ühtegi hinda. Järgnev teade ütleb, mitu positsiooni arvutati ümber ja mitu jäi muutmata.
Vormistamine on lõplik
Vormista dokument on all lõpuplokis. Dialoog näitab sulle veel kord dokumendi liiki, numbrit, saajat, makstavat summat, käibemaksu ja tähtpäeva.
Pärast vormistamist on dokument muutmatu. Parandused käivad ainult kreeditarve või parandusdokumendi kaudu. See ei ole Zirko reegel, vaid GoBD (Saksamaa; teistes riikides kehtib sealne vaste). Sama kehtib dokumendil oleva „Meie kontaktisiku" kohta (kuupäev ja teostusperiood päisekaardil): see külmub kaasa ega muutu pärast seda enam, isegi kui inimene hiljem ettevõttest lahkub.
Pakkumuste, eelkalkulatsioonide ja tellimuse kinnituste puhul on see leebem: neid saad valikuga Muuda uuesti mustandiks tagasi tuua. Arvete puhul mitte.
Lõplik number tekib alles vormistamisel. See on kordumatu; katkematut numbrijada seadus ei nõua. See on Saksa reegel; mõned teised riigid nõuavad katkematut järjestust.
Kui midagi puudu on, ei lase Zirko sul üldse vormistada ja kirjutab välja, mis: saaja puudub, aadress puudub, positsioon puudub, teostuskuupäev puudub, maksumäär puudub, KMKR nr puudub, Leitweg-ID puudub.
Sinna hulka kuuluvad sinu ettevõtte kohustuslikud andmed, mida sinu riigi õigus arvetel nõuab — näiteks ärinimi, aadress või registrinumber. Kui mõni puudub, nimetab dialoog igaühe eraldi ja ütleb, kus sa selle sisestad: jaotises Seaded → Ettevõte → Ettevõtte andmed. Seni ei saa arvet vormistada. Kreeditarve, parandusarve ja tühistamisdokument jäävad alati võimalikuks — muidu ei saaks vigast arvet kunagi parandada. Millal Zirko kontrollib, on kirjas artiklis Ettevõtte andmed, logo ja maksunumbrid.
Pärast seda
Dokumendil on staatus: Mustand, Kontroll käib, Kontroll ebaõnnestus, Väljastatud, Tühistatud, Tagasi võetud. Väljastatud tähendab: see tohib välja minna — kuidas, on kirjas artiklis Dokumendi saatmine.
Kustutada saad arvet ainult seni, kuni see on mustand ilma numbrita. Pärast seda jääb tee Arve tühistamine.