De snelste weg naar de factuur loopt niet via een leeg blad, maar via het document dat je al hebt.
Uit de offerte in één keer
Open de offerte en kies Samenhangend aanmaken. Uit een offerte ontstaan opdrachtbevestiging, factuur, termijnfactuur en pakbon.
In het dialoogvenster kies je de posten, beslis je over Hoeveelheden overnemen en over Begin- en sluitteksten incl. afbeeldingen — dan Aanmaken. De nieuwe factuur is een concept en nog wijzigbaar.
Posten kunnen ook een eigen nummer krijgen in plaats van doorlopend te worden genummerd — hoe dat gaat, staat onder Een offerte schrijven.
Het totalenblok
Subtotaal (netto) → Korting → Afronding van de eenheidsprijzen → Nettototaal → Btw → Brutototaal → reeds in rekening gebrachte termijnen → Inhouding → Bouwplaatsheffing → Te betalen bedrag. De regel Korting toont daarbij uitsluitend echte kortingen op posten — een afronding van de eenheidsprijzen verschijnt apart in haar eigen regel.
Twee velden verdienen een tweede blik:
- Inhouding — soort “Nakoming” of “Garantie”, plus een vervaldatum. Het bedrag wordt van het te betalen bedrag afgetrokken en blijft openstaan.
- Arbeidskostenaandeel vermelden — het deel dat een particuliere klant in Duitsland volgens § 35a EStG van de belasting kan aftrekken. Naar keuze “Automatisch” uit de calculatie of als vast bedrag. Ontbreekt het, dan belt de klant in maart. Wissel je van „Vast bedrag" naar „automatisch" of schakel je het uit, dan gaat een ingevuld bedrag verloren — Zirko onthoudt het niet. Is het document eenmaal uitgegeven, dan blijven aandeel en modus van de dag van uitgeven, ongeacht latere wijzigingen.
Vreemde valuta met automatisch arbeidskostenaandeel heeft een koers nodig. Zonder ingevulde wisselkoers kan zo'n document niet worden afgerond. Vul in het blok „Valuta" een koers in, of kies in het slotblok „Vast bedrag", of schakel het arbeidskostenaandeel uit.
Wijzig je in het blok „Valuta" de koers of de valuta zelf, dan herberekent Zirko gecalculeerde eenheidsprijzen die nog met hun calculatie overeenkomen, evenals alle overgenomen prijzen (stamgegevens, Datanorm, uren, andere documenten). Met de hand ingevulde prijzen en prijzen die je via „Prijs aanpassen" hebt vastgesteld, blijven ongewijzigd. Wijzig je alleen de peildatum, dan raakt Zirko geen prijs aan. De melding daarna noemt hoeveel posten opnieuw zijn berekend en hoeveel ongewijzigd bleven.
Afronden is definitief
Document afronden staat onderaan in het slotblok. Het dialoogvenster toont je nog eenmaal documentsoort, nummer, ontvanger, te betalen bedrag, btw en vervaldatum.
Na het afronden is het document onveranderbaar. Correcties gaan alleen nog via een stornofactuur of een correctiedocument. Dat is geen Zirko-regel, maar de GoBD (Duitse regels voor een ordelijke digitale boekhouding; in andere landen geldt het daar geldende equivalent). Dat geldt ook voor „Onze contactpersoon" op het document (datum en prestatieperiode in de kopkaart): die bevriest mee en verandert daarna niet meer, ook niet als de persoon later het bedrijf verlaat.
Bij offertes, prijsopgaven en opdrachtbevestigingen is het milder: die kun je via Opnieuw bewerken terughalen naar het concept. Bij facturen niet.
Het definitieve nummer ontstaat pas bij het afronden. Het is eenmalig; een sluitende nummering eist de wet niet. Dat is de Duitse regel; sommige andere landen eisen wel een sluitende reeks.
Ontbreekt er iets, dan laat Zirko je niet eens afronden en schrijft erbij wat er ontbreekt: geen ontvanger, geen adres, geen post, geen prestatiedatum, geen btw-tarief, ontbrekend btw-identificatienummer, ontbrekende Leitweg-ID.
Dat geldt ook voor de verplichte vermeldingen van je bedrijf die het recht van je land op facturen vereist — bijvoorbeeld bedrijfsnaam, adres of registratienummer. Ontbreekt er een, dan noemt het dialoogvenster elke vermelding afzonderlijk en zegt waar je haar invult: onder Instellingen → Onderneming → Bedrijfsgegevens. Tot die tijd kan de factuur niet worden afgerond. Creditfactuur, factuurcorrectie en intrekkingsdocument blijven altijd mogelijk — anders zou een foute factuur nooit te herstellen zijn. Wanneer Zirko controleert, staat onder Bedrijfsgegevens, logo en belastingnummers.
Daarna
Het document heeft een status: Concept, Controle loopt, Controle mislukt, Uitgegeven, Gestorneerd, Ingetrokken. Uitgegeven betekent: het mag eruit — hoe, staat onder Een document versturen.
Verwijderen kun je een factuur alleen zolang zij concept zonder nummer is. Daarna is er de weg Een factuur storneren.