Den raskeste veien til fakturaen går ikke over et tomt ark, men over bilaget du allerede har.
Fra tilbud til faktura i én omgang
Åpne tilbudet og velg Opprett sammenhengende. Ut fra et tilbud oppstår ordrebekreftelse, faktura, avdragsfaktura og følgeseddel.
I dialogen velger du linjene, avgjør om du vil overta mengdene og om innlednings- og avslutningstekster inkl. bilder skal med — deretter Opprett. Den nye fakturaen er et utkast og kan fortsatt endres.
Bilagseditoren med linjer og summer — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.
Linjene kan også få egne numre i stedet for å telles fortløpende — hvordan det gjøres, står under Skrive et tilbud.
Sumblokken
Delsum (eks. mva.) → rabatt → avrunding av enhetsprisene → sum eks. mva. → merverdiavgift → sum inkl. mva. → allerede fakturerte avdrag → sikkerhetstilbakehold → byggeplassavgift → å betale. Linjen rabatt viser her utelukkende ekte linjerabatter — en avrunding av enhetsprisene vises atskilt i sin egen linje.
To felter er verdt et blikk til:
- Sikkerhetstilbakehold — typen «kontraktsoppfyllelse» eller «garanti», i tillegg en forfallsdato. Beløpet trekkes fra det som skal betales, og blir stående utestående.
- Vis arbeidskostnadsandelen — andelen en privatkunde i Tyskland kan trekke fra på skatten etter § 35a EStG. Enten «automatisk» fra kalkylen eller som et fast beløp. Mangler den, ringer kunden i mars. Bytter du fra «Fast beløp» til «automatisk», eller slår den av, går et innført beløp tapt — Zirko husker det ikke. Er bilaget først utstedt, blir andelen og modusen stående som på utstedelsesdagen, uavhengig av senere endringer.
Utenlandsk valuta med automatisk arbeidskostnadsandel trenger en kurs. Uten en innført omregningskurs lar et slikt bilag seg ikke ferdigstille. Før inn en kurs i blokken «Valuta», eller velg «Fast beløp» i avslutningsblokken, eventuelt slå av arbeidskostnadsandelen.
Endrer du kursen eller selve valutaen i blokken «Valuta», regner Zirko om igjen kalkulerte enhetspriser som fortsatt stemmer med kalkylen sin, samt alle overtatte priser (grunndata, Datanorm, timer, andre dokumenter). Priser som er ført inn for hånd, og priser du har satt via «Juster prisen», forblir uendret. Endrer du bare skjæringsdatoen, rører Zirko ingen pris. Meldingen etterpå oppgir hvor mange linjer som ble regnet om, og hvor mange som forble uendret.
Ferdigstilling er endelig
Ferdigstill dokumentet står nederst i avslutningsblokken. Dialogen viser deg bilagstype, nummer, mottaker, beløp å betale, merverdiavgift og forfall en gang til.
Etter ferdigstillingen er bilaget uforanderlig. Rettelser går bare via en kreditnota eller et korreksjonsbilag. Det er ingen Zirko-regel, men GoBD (Tyskland; i andre land gjelder tilsvarende regler der). Det gjelder også «Vår kontaktperson» på bilaget (dato og utførelsesperiode i toppkortet): Den fryses med, og endrer seg ikke senere, selv om personen senere slutter i bedriften.
Ved tilbud, kostnadsoverslag og ordrebekreftelser er det mildere: Dem kan du hente tilbake til utkast via Rediger på nytt. Det går ikke med fakturaer.
Det endelige nummeret oppstår først ved ferdigstillingen. Det finnes bare én gang; loven krever ingen ubrutt nummerrekke. Det er den tyske regelen; enkelte andre land krever faktisk en sammenhengende rekke.
Mangler det noe, lar ikke Zirko deg ferdigstille i det hele tatt, og skriver hva som mangler: ingen mottaker, ingen adresse, ingen linje, ingen utførelsesdato, ingen mva-sats, manglende mva-nummer, manglende Leitweg-ID.
Til dette hører de pliktige opplysningene om bedriften din som loven i landet ditt krever på fakturaer — for eksempel firmanavn, adresse eller registernummer. Mangler en av dem, nevner dialogen hver enkelt og sier hvor du fører den inn: under Innstillinger → Foretak → Bedriftsopplysninger. Til da kan fakturaen ikke ferdigstilles. Kreditnota, fakturakorreksjon og opphevingsdokument er alltid mulige — ellers kunne en feilaktig faktura aldri rettes. Når Zirko kontrollerer dette, står under Bedriftsopplysninger, logo og skattenumre.
Forhåndsvisningen av det ferdige bilaget — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.
Etterpå
Bilaget har en status: Utkast, Kontroll pågår, Kontrollen mislyktes, Utstedt, Annullert, Trukket tilbake. Utstedt betyr: Det kan sendes ut — og hvordan, står under Sende ut et bilag.
Slette kan du en faktura bare så lenge den er et utkast uten nummer. Etterpå finnes veien Annullere en faktura.