Calea cea mai rapidă către factură nu trece printr-o foaie goală, ci prin documentul pe care îl ai deja.
Din ofertă dintr-o singură mișcare
Deschide oferta și alege Creează în lanț. Dintr-o ofertă iau naștere confirmarea de comandă, factura, factura parțială și avizul de însoțire a mărfii.
În dialog alegi pozițiile, decizi asupra opțiunilor Preia cantitățile și Texte introductive și de încheiere, inclusiv imaginile — apoi Creează. Noua factură este o ciornă și încă se poate modifica.
Pozițiilor li se pot da și numere proprii, în loc să curgă automat — cum se face, scrie la Cum scrii o ofertă.
Blocul de totaluri
Subtotal (fără TVA) → Reducere → Total fără TVA → TVA → Total cu TVA → facturi parțiale deja emise → Garanție de bună execuție → Contribuție de șantier → Sumă de plată.
Două câmpuri merită o a doua privire:
- Garanție de bună execuție — tipul „îndeplinirea contractului” sau „garanție”, plus o dată de scadență. Suma se scade din suma de plată și rămâne neîncasată.
- Evidențiază cota costurilor de manoperă — partea pe care un client persoană fizică din Germania o poate deduce fiscal conform § 35a EStG. La alegere, „Automat” din calculație sau ca sumă fixă. Dacă lipsește, clientul sună în martie. Dacă treci de la „Sumă fixă” la „Automat” sau îl dezactivezi, o sumă introdusă se pierde — Zirko nu o reține. Odată emis documentul, cota și modul rămân cele din ziua emiterii, indiferent de modificările ulterioare.
Valută străină cu cotă automată a costurilor de manoperă are nevoie de un curs. Fără un curs de schimb înregistrat, un astfel de document nu se poate finaliza. Introdu un curs în blocul „Monedă”, sau alege în blocul de totaluri „Sumă fixă”, respectiv dezactivează cota costurilor de manoperă.
Dacă schimbi în blocul „Monedă” cursul sau chiar moneda, Zirko recalculează prețurile unitare calculate care încă mai corespund calculației lor, precum și toate prețurile preluate (date de bază, Datanorm, ore, alte documente). Prețurile introduse manual și cele pe care le-ai stabilit prin „Ajustează prețul” rămân neschimbate. Dacă schimbi doar data de referință, Zirko nu atinge niciun preț. Mesajul de după îți spune câte poziții au fost recalculate și câte au rămas neschimbate.
Finalizarea este definitivă
Finalizează documentul se află jos, în blocul de încheiere. Dialogul îți mai arată o dată tipul de document, numărul, destinatarul, suma de plată, TVA și scadența.
După finalizare, documentul este de neschimbat. Corecturile mai merg doar printr-o factură de stornare sau un document de corecție. Aceasta nu este o regulă a Zirko, ci GoBD (Germania; în alte țări se aplică echivalentul de acolo). Asta este valabil și pentru „Persoana noastră de contact” de pe document (la dată și perioada prestării, în cardul de antet): și ea îngheață și nu se mai schimbă după aceea, chiar dacă persoana părăsește ulterior firma.
La oferte, devize estimative și confirmări de comandă este mai blând: pe acelea le poți readuce în ciornă prin Editează din nou. La facturi, nu.
Numărul definitiv se naște abia la finalizare. El este unic; o numerotare fără lacune nu este cerută de lege. Aceasta este regula germană; unele alte țări cer totuși o numerotare fără lacune.
Dacă lipsește ceva, Zirko nu te lasă nici măcar să finalizezi și scrie ce anume: niciun destinatar, nicio adresă, nicio poziție, nicio dată a prestării, nicio cotă de TVA, cod de TVA lipsă, Leitweg-ID lipsă.
Aici intră și mențiunile obligatorii ale firmei tale pe care legea țării tale le cere pe facturi — de exemplu denumirea firmei, adresa sau numărul de înregistrare. Dacă lipsește una, dialogul le numește pe fiecare în parte și îți spune unde le introduci: la Setări → Companie → Datele firmei. Până atunci factura nu se poate finaliza. Factura de stornare, factura de corecție și documentul de anulare rămân mereu posibile — altfel o factură greșită nu ar putea fi corectată niciodată. Când face Zirko verificarea, afli la Datele firmei, sigla și codurile fiscale.
După aceea
Documentul are o stare: Ciornă, Verificare în curs, Verificare eșuată, Emis, Stornat, Retras. Emis înseamnă: are voie să plece — cum, scrie la Cum trimiți un document.
Ștergerea unei facturi este posibilă doar cât timp este ciornă fără număr. După aceea există calea Cum stornezi o factură.