Nopein tie laskuun ei kulje tyhjän arkin kautta, vaan sen tositteen kautta, joka sinulla jo on.
Tarjouksesta yhdellä kertaa
Avaa tarjous ja valitse Luo liittyvänä. Tarjouksesta syntyvät tilausvahvistus, lasku, osalasku ja lähetysluettelo.
Valintaikkunassa valitset rivit, päätät määrien ottamisesta mukaan ja alku- ja lopputeksteistä kuvineen — sitten Luo. Uusi lasku on luonnos ja vielä muutettavissa.
Riveille voi antaa myös omia numeroita juoksevan numeroinnin sijaan — miten se tehdään, lukee kohdassa Tarjouksen kirjoittaminen.
Summalohko
Välisumma (veroton) → alennus → yksikköhintojen pyöristys → veroton summa → arvonlisävero → summa yhteensä → jo laskutetut osasuoritukset → vakuuspidätys → työmaakuluosuus → maksettava. Rivillä alennus näkyvät tällöin yksinomaan todelliset rivialennukset — yksikköhintojen pyöristys näkyy erikseen omalla rivillään.
Kaksi kenttää ansaitsee toisen silmäyksen:
- Vakuuspidätys — laji ”sopimuksen täyttäminen” tai ”takuu”, ja lisäksi eräpäivä. Summa vähennetään maksettavasta ja jää avoimeksi.
- Erittele työkustannusosuus — se osuus, jonka yksityisasiakas saa Saksassa vähentää verosta § 35a EStG:n mukaan. Joko ”automaattisesti” laskelmasta tai kiinteänä summana. Jos se puuttuu, asiakas soittaa maaliskuussa. Jos vaihdat asetuksesta ”Kiinteä summa” asetukseen ”automaattisesti” tai kytket sen pois, kirjattu summa katoaa — Zirko ei muista sitä. Kun tosite on kerran annettu, osuus ja tila pysyvät annon päivän mukaisina riippumatta myöhemmistä muutoksista.
Vieraassa valuutassa automaattinen työkustannusosuus tarvitsee kurssin. Ilman kirjattua muuntokurssia tällaista tositetta ei voi viimeistellä. Kirjaa lohkoon ”Valuutta” kurssi, tai valitse loppulohkossa ”Kiinteä summa” tai kytke työkustannusosuus pois.
Jos muutat lohkossa ”Valuutta” kurssia tai itse valuuttaa, Zirko laskee uudelleen laskelmaan vielä sopivat lasketut yksikköhinnat sekä kaikki tuodut hinnat (perustiedot, Datanorm, työajat, muut asiakirjat). Käsin kirjatut hinnat ja hinnat, jotka olet asettanut kohdasta ”Muokkaa hintaa”, pysyvät ennallaan. Jos muutat vain arvopäivää, Zirko ei koske yhteenkään hintaan. Sen jälkeinen ilmoitus kertoo, kuinka moni rivi laskettiin uudelleen ja kuinka moni pysyi ennallaan.
Viimeistely on lopullista
Viimeistele asiakirja on alhaalla loppulohkossa. Valintaikkuna näyttää sinulle vielä kerran tositelajin, numeron, vastaanottajan, maksettavan summan, arvonlisäveron ja eräpäivän.
Viimeistelyn jälkeen tosite on muuttumaton. Korjaukset onnistuvat enää mitätöintilaskun tai oikaisutositteen kautta. Se ei ole Zirkon sääntö vaan GoBD (Saksa; muissa maissa pätee vastaava paikallinen sääntely). Tämä koskee myös tositteen ”Oma yhteyshenkilömme” -tietoa (yläkortin päivä ja suoritusajanjakso): se jäätyy mukana eikä muutu enää sen jälkeen, vaikka henkilö myöhemmin lähtisi yrityksestä.
Tarjouksissa, kustannusarvioissa ja tilausvahvistuksissa ollaan lempeämpiä: ne saat kohdasta Muokkaa uudelleen takaisin luonnokseksi. Laskuissa et.
Lopullinen numero syntyy vasta viimeisteltäessä. Se on ainutkertainen; aukotonta numerointia laki ei vaadi. Tämä on Saksan sääntö; jotkin muut maat vaativat aukotonta numerointia.
Jos jotakin puuttuu, Zirko ei anna sinun edes viimeistellä ja kirjoittaa, mitä: ei vastaanottajaa, ei osoitetta, ei riviä, ei suorituspäivää, ei verokantaa, puuttuva ALV-tunniste, puuttuva Leitweg-ID.
Tähän kuuluvat myös yrityksesi pakolliset tiedot, joita maasi laki vaatii laskuissa — esimerkiksi toiminimi, osoite tai rekisterinumero. Jos jokin puuttuu, valintaikkuna nimeää jokaisen erikseen ja kertoo, missä ne kirjataan: kohdassa Asetukset → Yritys → Yrityksen tiedot. Siihen asti laskua ei voi viimeistellä. Mitätöintilasku, laskun oikaisu ja kumoamisasiakirja ovat aina mahdollisia — muuten virheellistä laskua ei voisi koskaan oikaista. Milloin Zirko tarkistaa, lukee kohdassa Yrityksen tiedot, logo ja veronumerot.
Sen jälkeen
Tositteella on tila: luonnos, tarkistus käynnissä, tarkistus epäonnistui, annettu, mitätöity, peruttu. Annettu tarkoittaa: se saa lähteä — miten, lukee kohdassa Tositteen lähettäminen.
Poistaa laskun voit vain niin kauan kuin se on luonnos ilman numeroa. Sen jälkeen on tie Laskun mitätöinti.