Ātrākais ceļš līdz rēķinam ved nevis caur tukšu lapu, bet caur dokumentu, kas tev jau ir.
No piedāvājuma vienā piegājienā
Atver piedāvājumu un izvēlies Izveidot saistītu dokumentu. No piedāvājuma rodas pasūtījuma apstiprinājums, rēķins, avansa rēķins un pavadzīme.
Dialogā izvēlies Pozīcijas, izlem par Pārņemt daudzumus un par Sākuma un beigu teksti, tostarp attēli — tad Izveidot. Jaunais rēķins ir melnraksts un vēl ir maināms.
Pozīcijām var piešķirt arī savus numurus, nevis ļaut tiem skaitīties secīgi — kā tas notiek, ir aprakstīts sadaļā Uzrakstīt piedāvājumu.
Summu bloks
Starpsumma (bez PVN) → Atlaide → Vienības cenu noapaļošana → Summa bez PVN → PVN → Summa ar PVN → jau izrakstītie avansa rēķini → Garantijas ieturējums → Būvlaukuma izmaksu ieturējums → Summa apmaksai. Rinda Atlaide pie tam rāda tikai īstas pozīciju atlaides — vienības cenu noapaļošana ir redzama atsevišķi, savā rindā.
Divi lauki ir vērti otra skatiena:
- Garantijas ieturējums — veids „līguma izpilde" vai „garantija", klāt termiņa datums. Summa tiek atskaitīta no summas apmaksai un paliek neapmaksāta.
- Norādīt darbaspēka izmaksu daļu — daļa, ko privātklients Vācijā saskaņā ar § 35a EStG var atskaitīt no nodokļa. Pēc izvēles „Automātiski" no kalkulācijas vai kā noteikta summa. Ja tās trūkst, klients piezvana martā. Ja pārslēdzies no „Fiksēta summa" uz „Automātiski" vai izslēdz šo iespēju, ievadītā summa pazūd — Zirko to neatceras. Kad dokuments reiz ir izrakstīts, daļa un režīms paliek tādi, kādi bija izrakstīšanas dienā, neatkarīgi no vēlākām izmaiņām.
Ārvalstu valūtai ar automātisku darbaspēka izmaksu daļu vajadzīgs kurss. Bez ievadīta valūtas kursa šādu dokumentu nevar pabeigt. Ievadi valūtas kursu blokā „Valūta" vai noslēguma blokā izvēlies „Fiksēta summa" vai izslēdz darbaspēka izmaksu daļu.
Ja blokā „Valūta" maini kursu vai pašu valūtu, Zirko no jauna pārrēķina kalkulētās vienības cenas, kas vēl atbilst savai kalkulācijai, kā arī visas pārņemtās cenas (pamatdati, Datanorm, laiki, citi dokumenti). Ar roku ievadītas cenas un cenas, ko esi iestatījis ar „Pielāgot cenu", paliek nemainīgas. Ja maini tikai kursa datumu, Zirko nevienu cenu neaiztiek. Paziņojums pēc tam nosauc, cik pozīciju pārrēķinātas un cik palikušas nemainīgas.
Pabeigšana ir galīga
Pabeigt dokumentu ir apakšā, noslēguma blokā. Dialogs vēlreiz parāda dokumenta veidu, numuru, saņēmēju, summu apmaksai, PVN un apmaksas datumu.
Pēc pabeigšanas dokuments ir negrozāms. Labojumi iespējami tikai ar storno rēķinu vai korekcijas dokumentu. Tas nav Zirko noteikums, bet gan GoBD (Vācija; citās valstīs ir spēkā tur pastāvošais ekvivalents). Tas attiecas arī uz „Mūsu kontaktpersona" dokumentā (datums un izpildes periods galvenes kartē): tā tiek iesaldēta līdzi un pēc tam vairs nemainās, pat ja persona vēlāk pamet uzņēmumu.
Piedāvājumiem, tāmēm un pasūtījumu apstiprinājumiem tas ir maigāk: tos ar Rediģēt atkārtoti var atgriezt melnrakstā. Rēķinus nē.
Galīgais numurs rodas tikai pabeidzot. Tas ir unikāls; nepārtrauktu numerāciju likums neprasa. Tas ir Vācijas noteikums; dažas citas valstis nepārtrauktu secību tomēr prasa.
Ja kaut kā trūkst, Zirko tev pat neļauj pabeigt un uzraksta, kā tieši: nav saņēmēja, nav adreses, nav pozīcijas, nav pakalpojuma sniegšanas datuma, nav PVN likmes, trūkst PVN reģistrācijas numura, trūkst Leitweg-ID.
Pie tā pieder arī tava uzņēmuma obligātās ziņas, ko uz rēķiniem prasa tavas valsts tiesības — piemēram, uzņēmuma nosaukums, adrese vai reģistra numurs. Ja kādas trūkst, dialogs nosauc katru atsevišķi un pasaka, kur to ievadīt: sadaļā Iestatījumi → Uzņēmums → Uzņēmuma dati. Līdz tam rēķinu pabeigt nevar. Storno rēķins, kredītrēķins un kredītrēķina atsaukums vienmēr paliek iespējami — citādi kļūdainu rēķinu nekad nevarētu izlabot. Kad Zirko pārbauda, ir aprakstīts sadaļā Uzņēmuma dati, logotips un nodokļu numuri.
Pēc tam
Dokumentam ir statuss: Melnraksts, Notiek pārbaude, Pārbaude neizdevās, Izrakstīts, Stornēts, Atsaukts. Izrakstīts nozīmē: to drīkst sūtīt ārā — kā, ir aprakstīts sadaļā Nosūtīt dokumentu.
Dzēst rēķinu vari tikai tik ilgi, kamēr tas ir melnraksts bez numura. Pēc tam ir ceļš Stornēt rēķinu.