Den snabbaste vägen till fakturan går inte via ett tomt blad, utan via det underlag du redan har.
Ur offerten i ett svep
Öppna offerten och välj Skapa sammanhängande. Ur en offert uppstår orderbekräftelse, faktura, delfaktura och följesedel.
I dialogen väljer du Rader, bestämmer om Hämta mängderna och om Inlednings- och avslutningstexter inkl. bilder — sedan Skapa. Den nya fakturan är ett utkast och går fortfarande att ändra.
Rader går också att ge egna nummer, i stället för att låta dem löpa på — hur det går till står under Skriva en offert.
Summablocket
Delsumma (exkl. moms) → Rabatt → Avrundning av styckpriser → Summa exkl. moms → Moms → Summa inkl. moms → redan fakturerade delfakturor → Innehållen säkerhet → Byggplatsavdrag → Att betala. Raden Rabatt visar därvid uteslutande riktiga radrabatter — en avrundning av styckpriserna visas separat på sin egen rad.
Två fält är värda en andra blick:
- Säkerhetsinnehåll — typ ”Fullgörande av avtalet” eller ”Garanti”, därtill ett förfallodatum. Beloppet dras från det som ska betalas och förblir obetalt.
- Redovisa arbetskostnadsandel — den andel som en privatkund i Tyskland kan dra av från skatten enligt § 35a EStG. Antingen ”Automatiskt” ur kalkylen eller som ett fast belopp. Saknas den ringer kunden i mars. Byter du från ”Fast belopp” till ”automatiskt” eller stänger av den, går ett inmatat belopp förlorat — Zirko minns det inte. Är underlaget en gång utställt, står andelen och läget kvar från utställningsdagen, oavsett senare ändringar.
Utländsk valuta med automatisk arbetskostnadsandel kräver en kurs. Utan angiven växelkurs går ett sådant underlag inte att färdigställa. Fyll i en kurs i blocket ”Valuta”, eller välj ”Fast belopp” i avslutningsblocket respektive stäng av arbetskostnadsandelen.
Ändrar du i blocket ”Valuta” kursen eller själva valutan, räknar Zirko om kalkylerade enhetspriser som fortfarande motsvarar sin kalkyl, samt alla övertagna priser (grunddata, Datanorm, tider, andra dokument). Priser som matats in för hand och priser som du satt via ”Justera priset” förblir oförändrade. Ändrar du bara brytdagen rör Zirko inget pris. Meddelandet efteråt anger hur många rader som räknades om och hur många som förblev oförändrade.
Färdigställandet är slutgiltigt
Färdigställ dokumentet står nederst i avslutningsblocket. Dialogen visar dig ännu en gång dokumenttyp, nummer, mottagare, att betala, moms och förfallodag.
Efter färdigställandet är underlaget oföränderligt. Rättelser går bara via en makuleringsfaktura eller ett rättelseunderlag. Det är ingen Zirko-regel, utan GoBD (Tyskland; i andra länder gäller motsvarigheten där). Det gäller också ”Vår kontaktperson” på underlaget (datum och utförandeperiod i sidhuvudet): den fryser med och ändras inte sedan, även om personen senare lämnar företaget.
Vid offerter, kostnadsförslag och orderbekräftelser är det mildare: dem kan du ta tillbaka till utkast via Redigera igen. Vid fakturor inte.
Det slutliga numret tilldelas först vid färdigställandet. Det är unikt; lagen kräver ingen obruten nummerföljd. Det är den tyska regeln; vissa andra länder kräver faktiskt en obruten följd.
Saknas något låter Zirko dig inte ens färdigställa och talar om vad: ingen mottagare, ingen adress, ingen rad, inget utförandedatum, ingen momssats, inget momsregistreringsnummer, inget Leitweg-ID.
Hit hör också de obligatoriska uppgifterna om ditt företag som lagen i ditt land kräver på fakturor — till exempel firmanamn, adress eller registreringsnummer. Saknas en av dem nämner dialogen var och en för sig och säger var du för in den: under Inställningar → Företag → Företagsuppgifter. Tills dess går fakturan inte att färdigställa. Makuleringsfaktura, rättelsefaktura och upphävandedokument går alltid — annars skulle en felaktig faktura aldrig kunna rättas. När Zirko kontrollerar det, står under Företagsuppgifter, logotyp och skattenummer.
Därefter
Underlaget har en status: Utkast, Kontroll pågår, Kontrollen misslyckades, Utställd, Makulerad, Tillbakadraget. Utställd betyder: det får gå iväg — hur, står under Skicka ett underlag.
Radera en faktura kan du bara så länge den är ett utkast utan nummer. Därefter finns vägen Makulera en faktura.