Nii jõuab sinu arve asutuseni

⚠️ See artikkel selgitab nende riikide õiguslikku olukorda, millel on allpool oma jaotis. Kui sinu riiki seal pole, kehtivad seal teised reeglid.

See puudutab ainult seda teksti, mitte tarkvara. Sinu ettevõtte asukohariigi jaoks loob Zirko arvevormingu, mida seal nõutakse.

Sa oled kirjutanud arve ametile, linnavalitsusele või asutusele, Zirko on selle ära vormistanud — ja mis nüüd? Täpselt selles kohas jätab enamik käsitööprogramme sind üksi: nad loovad faili ega ütle sõnagi selle kohta, kuhu see minema peab.

Siin see kirjas on. Kõigepealt kõige tähtsam, siis riikide kaupa tee.

Kõige tähtsam kõigepealt

Kaks asja otsustavad, mida sa tegema pead: millises riigis sinu ettevõte asub ja kas sinu tellija on asutus. Otsi allpool oma riik üles — teed on erinevad ja ükski neist ei ole raske.

Saksamaal loob Zirko vormistamisel e-arve (XRechnung, XML-fail) ja paneb selle saatmisel automaatselt kaasa. Sa näed saatmisdialoogis, mis kaasa läheb.
Itaalias, Poolas ja Rumeenias loob Zirko samuti ametliku faili — seal esitad sa selle aga ise riigi portaali. Vastav osa on allpool.
Peaaegu kõigis ülejäänud riikides loob Zirko alates 13. septembrist 2026 samuti e-arve — olenevalt riigist Peppol BIS, ebInterface (Austria), ISDOC (Tšehhi), Finvoice või TEAPPS (Soome), NLCIUS (Holland), PINT A-NZ (Austraalia, Uus-Meremaa) või ZUGFeRD. Tee ametiasutuseni on siiski riigiti erinev; see on allpool kirjas.
Ainult Kanadas, USA-s ja Jaapanis jääb asi PDF-i juurde. Seal ei ole e-arvelduse korda, mille järgi käia — ja vormingu väljamõtlemine, mida keegi vastu ei võta, ei aitaks.
Kus e-arvet nõutakse, seal ei tohi sa seda enamasti mitte lihtsalt ametnikule kirjaga saata: on olemas oma arvete vastuvõtukoht ja esitatuks loetakse ainult see, mis sinna jõuab.
Saksamaal kehtib lisaks: ilma õige Leitweg-ID-ta lükatakse arve tagasi. See on asutuse postiaadress portaali sees.

Miks see ükskõik ei ole. Arve, mis on PDF-ina vales postkastis, ei ole kohale toimetatud. Maksetähtaeg ei hakka jooksma, keegi ei anna endast märku ja sa märkad seda alles nädalate pärast, kui raha ei ole tulnud. Sellepärast ütleb Zirko sulle saatmisdialoogis, kas e-arve on tõesti kaasas.

Saksamaa: OZG-RE

Liiduvalitsus ja enamik liidumaid võtavad arveid vastu OZG-RE kaudu (Onlinezugangsgesetz-i nõuetele vastav arvete vastuvõtuplatvorm). See on tasuta, sa registreerid end korra.

ZRE-d enam ei ole. Endine „föderatsiooni keskne arvete vastuvõtuplatvorm“ lülitati 19.09.2025 välja ja viidi üle OZG-RE-sse. Kui keegi nimetab sulle veel ZRE-d või mõni vanem juhend seda mainib: see on aegunud.

Seal on sul neli teed ja sa vajad ainult üht:

Tee	Millal see end ära tasub
Faili üleslaadimine	Sa laadid Zirko loodud XRechnungi portaali üles. Umbes minut arve kohta.
E-post	Sa saadad XRechnungi oma portaalikonto vastuvõtuaadressile.
Veebis sisestamine	Sa tipid arve portaalis käsitsi sisse. Viis kuni viisteist minutit — mõttekas ainult siis, kui sa e-arvet üldse luua ei saa.
Peppol	Võrk, mille jaoks sa vajad teenusepakkujat. Zirko seda ei paku ja selle tee jaoks sa seda ka ei vaja.

Alguspunkt ja registreerimine: e-rechnung-bund.de.

Milline aadress e-posti tee jaoks kehtib, on sinu portaalikontos — see on igal kontol erinev, sellepärast me siin ühtki ei nimeta. Saajat saad sa saatmisdialoogis enne saatmist muuta; sinna sa selle sisestad.

Liidumaade ja omavalitsuste asutustel võib olla oma portaal. Milline sinu tellija jaoks kehtib, on kirjas tema tellimuses või hankes; täielikku loendit kõigist liidumaadest ja omavalitsustest meil siin ei ole ja me parem ei arva. Kahtluse korral küsi järele sealt, kust sa tellimuse said — see andmestik käib tellimuse juurde.

Leitweg-ID

Leitweg-ID on asutuse aadress portaali sees. See näeb välja nagu 02000000-KFB0000001-20 — põhiosa, täpsustusosa, kontrollnumber. Kaks esimest numbrit on liidumaa, 99 tähistab föderatsiooni. Keskmine osa võib puududa, siis on plokke ainult kaks.

Kust sa selle saad: Mitte meilt ja mitte mõnest loendist internetis. See on asutuse tellimuses, lepingus või hankes — seal on see kohustuslik andmestik. Kui sa seda ei leia, helista oma kontaktisikule ja küsi Leitweg-ID-d; seda küsimust küsitakse seal iga päev.

Kuhu see Zirkos kuulub: kliendi juurde, mitte üksiku arve juurde. Sa sisestad selle korra asutuse kui kliendi juurde ja iga järgmine arve sellele tellijale saab selle automaatselt. Kui samal asutusel on mitu ametit eri Leitweg-ID-dega, on iga amet oma kirje.

Numbrite ärasegamise püüame kinni, äravahetamise mitte. Kaks viimast kohta on kontrollnumber. Zirko arvutab selle järele: kui see ei klapi, e-arvet ei teki ja sa saad vormistamisel märkuse, mitte veateate portaalist. Leitweg-ID-d, mis on arvuliselt õige, aga kuulub valele asutusele, ei suuda seevastu keegi ära tunda. Võrdle seda seetõttu märgi haaval tellimusega.

Austria: e-Rechnung.gv.at

Föderatsioonile minevad arved käivad e-Rechnung.gv.at kaudu, kättesaadav sinu USP-konto kaudu (ettevõtete teenusportaal). Konto on tasuta, registreerimine käib ühekordselt ID Austria kaudu. Pärast seda saad arve üles laadida või veebivormis sisestada.

Alates 13. septembrist 2026 loob Zirko mõlemad vormingud, mida riik vastu võtab. Ilma oma valikuta tekib Peppol BIS (UBL-fail); kui seadistad kliendile ebInterface'i, tekib ebInterface 6.1. Mõlemad laadid üles aadressil e-Rechnung.gv.at.

Mida riik sõnaselgelt vastu ei võta: Saksa XRechnungi ja ZUGFeRD-i. Ära vali neid seega Austria ametiasutusest kliendile — ZUGFeRD-i Zirko seal niikuinii ei paku, sest portaalid ei võta vastu manustatud XML-iga PDF-i.

Alguspunkt: erechnung.gv.at.

Šveits: PDF e-postiga föderatsioonile

Šveitsis on see kõige lihtsam: föderaalvalitsusele minevad arved käivad alates 2023. aasta keskpaigast PDF-ina e-postiga, üks fail arve kohta. Föderatsioonile minevate arvete puhul on see tasuta ja sa ei vaja portaali ega registreerimist. Just seda oskab Zirko täna — PDF ripub kirja küljes.

Laialt levinud on väide, et alates tellimuse väärtusest 5000 CHF on elektrooniline arve kohustuslik; föderaalse rahandusameti enda lehel seda piiri kirjas ei ole. Ära seetõttu sellele toetu, vaid sellele, mis on kirjas sinu tellimuses.

Alguspunkt: efv.admin.ch.

Ülejäänud riigid

Nendes riikides loob Zirko e-arve — kuid tee ametiasutuseni käib portaali või lihtsalt e-posti kaudu, ja seda pead teadma. Vaatasime järele, kuidas see igas riigis tegelikult käib, ja nimetame koha nimepidi.

Holland ja Luksemburg — portaal sisestusvormiga

Hollandis käivad riigile minevad arved Rijksoverheidi Leveranciersportaali kaudu. Sa tipid arve sinna sisse, portaal teisendab selle kohustuslikku vormingusse ja toimetab kohale. Tasuta. Sa vajad vastuvõtukoha OIN-i — see on nende tunnusnumber, see on tellimuses. Tee on mõeldud mõne arve jaoks kuus, mitte pidevaks tööks. Alguspunkt: rvo.nl — Factuurportaal.

Luksemburgis käib see MyGuichet.lu kaudu. Seal on kaks vormi: üks valmis e-arve üleslaadimiseks ja teine käsitsi sisestamiseks — mõlemad nii sisselogimisega kui ka ilma sisselogimiseta. MyGuichet.lu on seaduses ette nähtud tee Peppoli kõrval, sa ei pea seega midagi juurde ostma. Alguspunkt: guichet.public.lu.

Rootsi ja Soome — üks portaal tellija kohta, ainult kutsega

Need kaks on ainus juht, kus sa ise midagi käivitada ei saa: sa vajad oma tellija kutset.

Rootsis keskset portaali ei ole. Selle asemel avab üksik asutus tarnijaportaali (leverantörsportal), sinu jaoks tasuta — näiteks Skatteverket ja Statens servicecenter teevad seda. Palu oma tellijalt kutset, ja nimelt iga tellija kohta eraldi. Kas ka iga omavalitsus ja iga piirkond sellist portaali pakub, seda me tõendada ei suutnud; küsi kahtluse korral sealt järele. Alguspunkt: upphandlingsmyndigheten.se.

Soomes kannab portaal nime Handi (Toimittajaportaali). Seal koostad ja saadad sa arve tasuta. Ka siin kehtib: ilma oma tellija kutseta sa sisse ei saa — anna talle selleks oma e-posti aadress. Alguspunkt: valtiokonttori.fi.

Itaalia, Poola ja Rumeenia — Zirko loob faili, sina esitad selle

Need kolm on erijuhtum: seal läbib iga arve riigi portaali, mitte ainult ametiasutusele mõeldud. Zirko loob ametlikult ettenähtud faili — laadid selle ise üles ja märgid seejärel dokumendi juurde kviitungi või numbri. Kõik kolm portaali on tasuta.

Itaalia: FatturaPA SdI kaudu, ligipääs Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi kaudu. SdI kviitungi märgid dokumendi juurde.
Poola: FA(3) KSeF kaudu. Vastuseks saad KSeF-numbri.
Rumeenia: RO_CIUS SPV kaudu (e-Factura). Kolm asja on siin teisiti kui Itaalias ja Poolas ning kõik kolm on kirjas ka dokumendi juures: SPV-ligipääsuks on vaja Rumeenia pakkuja kvalifitseeritud e-allkirja (token või pilv); fail peab jõudma süsteemi viie tööpäeva jooksul arve kuupäevast (OUG 89/2025 — tähtaja ületamise eest tuleb trahv); ja edastamine ei asenda arvet sinu kliendile, kes saab oma PDF-i nagu ikka (OUG 120/2021 art 10^1 lg 4).

Zirko ei too kaasa ühendust ametiasutusega, ja see on otsus: kes teatab programmist, vastutab selle eest nagu teenusepakkuja. Meie loome faili, sina jääd saatjaks.

Iirimaa, Suurbritannia ja Tšehhi — sa ei pea midagi erilist tegema

Nendes kolmes riigis ei ole sinule kui tarnijale kohustust. Ainult asutus peab suutma e-arvet vastu võtta — sina tohid saata seda, milles te kokku leppisite.

Iirimaa: paber, PDF või e-arve, sinu valik, kui leping midagi muud ei nõua. Alates 2028. aasta novembrist see muutub, esialgu suurte ettevõtete jaoks.
Suurbritannia: väljaspool tervishoiuteenistust kohustust ei ole. NHS SBS-i kaudu tulevate NHS-i tellimuste puhul saadad sa arve PDF-ina e-postiga aadressile sbs.apinvoicing@nhs.net või kasutad tasuta portaali Tradeshift, kuhu NHS SBS sind kutsub. 2029. aasta aprilliks on välja kuulutatud üleriigiline kohustus. Alguspunkt: sbs.nhs.uk.
Tšehhi: saada arve e-postiga või andmekasti (ISDS) kaudu, mis sinu ettevõttel niikuinii seaduse järgi on. Kohustatud on siin ainult asutus vastu võtta — mitte sina elektrooniliselt saata.

Mida Zirko sinu eest ära teeb — ja mida mitte

Seda teeb Zirko — Saksamaa ettevõtete jaoks:

XRechnung tekib arve vormistamisel, dokumendi külmutatud väärtustest.
E-postiga saatmisel läheb see automaatselt kaasa, koos PDF-iga. Saatmisdialoog kirjutab välja, mis kaasa läheb.
Kui e-arve puudub, kuigi seda võiks oodata, hoiatab dialoog enne saatmist, mitte tagantjärele.

Seda teeb Zirko teistes riikides: samuti e-arve — millise, selle otsustab kliendi riik, ja sa võid selle kliendi juures ka ise valida. PDF on igal juhul kõrval. Ainult Kanadas, USA-s ja Jaapanis jääb asi ainult PDF-i juurde.

Seda pead sa ise tegema:

Registreerima end korra oma riigi portaalis — välja arvatud Iirimaal, Suurbritannias, Tšehhis ja Šveitsis, kus sa portaali ei vaja.
Saksamaal salvestama Leitweg-ID kliendi juurde.
Laadima arve portaali üles, tippima selle sisse või saatma portaali aadressile — arve arve haaval.

Ausalt öeldes: Sel teel esitad sa iga arve eraldi ja käsitsi. Paari asutusearve puhul kuus on see talutav. Kellel on regulaarselt avaliku sektori tellimusi, peaks mõtlema Peppoli teenusepakkujale — siis läheb arve välja ilma portaalita. Zirko seda täna ei paku ja ükski tuntud käsitööprogramm saksakeelses ruumis seda ei tee.

Kui see ei õnnestu

Portaal lükkab faili tagasi. Enamasti ei klapi Leitweg-ID või puudub mõni kohustuslik andmeväli. Portaali teade nimetab välja — saada see meile, kui sa sellega midagi peale hakata ei oska.
Kiri ei jõua kohale ja keegi ei vasta. Asutuste postkastid jätavad kõrvale kirjad, mille saatjat ei saa kontrollida, ja seda vastuseta. Mida selleks seadistada tuleb, on kirjas artiklis E-postiga saatmise seadistamine.
Sa saatsid ainult PDF-i sinna, kus nõuti e-arvet. Siis ei ole arve esitatud ja maksetähtaeg ei jookse. Sa ei pea seda tühistama — esita sama arve portaali kaudu. Iirimaal, Suurbritannias, Tšehhis ja Šveitsis seda küsimust ei teki: seal on PDF tavapärane tee.
See kestab ja kestab ja sul on palju asutusetellimusi. Siis ei ole asi sinus. Tee portaali kaudu on käsitöö iga arve kohta — vaata kasti eespool.