Najszybsza droga do faktury nie wiedzie przez pustą kartkę, lecz przez dokument, który już masz.
Z oferty za jednym razem
Otwórz ofertę i wybierz Utwórz powiązany dokument. Z oferty powstają potwierdzenie zlecenia, faktura, faktura częściowa i dowód dostawy.
W oknie dialogowym wybierasz pozycje, decydujesz o przejęciu ilości oraz o tekstach początkowych i końcowych wraz ze zdjęciami — potem Utwórz. Nowa faktura jest wersją roboczą i wciąż da się ją zmieniać.
Pozycjom możesz też nadać własne numery, zamiast zostawiać numerację ciągłą — jak to zrobić, opisuje artykuł Pisanie oferty.
Blok sum
Suma pośrednia (netto) → rabat → zaokrąglenie cen jednostkowych → suma netto → VAT → suma brutto → już zafakturowane części → kaucja gwarancyjna → potrącenie budowlane → kwota do zapłaty. Wiersz rabat pokazuje przy tym wyłącznie prawdziwe rabaty pozycji — zaokrąglenie cen jednostkowych pojawia się osobno, we własnym wierszu.
Dwa pola zasługują na drugie spojrzenie:
- Kaucja gwarancyjna — rodzaj „wykonanie umowy” albo „rękojmia”, do tego data wymagalności. Kwota jest odejmowana od kwoty do zapłaty i pozostaje nierozliczona.
- Wykaż udział kosztów robocizny — udział, który klient prywatny w Niemczech może odliczyć od podatku według § 35a EStG. Do wyboru „Automatycznie” z kalkulacji albo jako stała kwota. Gdy go zabraknie, klient zadzwoni w marcu. Jeśli przełączysz z „Stała kwota” na „automatycznie” albo go wyłączysz, wpisana kwota przepada — Zirko jej nie zapamiętuje. Gdy dokument zostanie raz wystawiony, udział i tryb zostają takie, jak w dniu wystawienia, niezależnie od późniejszych zmian.
Obca waluta z automatycznym udziałem kosztów robocizny wymaga kursu. Bez wpisanego kursu przeliczeniowego taki dokument nie da się ukończyć. Wpisz kurs w bloku „Waluta” albo wybierz w podsumowaniu „Stała kwota” bądź wyłącz udział kosztów robocizny.
Jeśli w bloku „Waluta” zmienisz kurs albo samą walutę, Zirko przelicza na nowo skalkulowane ceny jednostkowe, które wciąż odpowiadają swojej kalkulacji, oraz wszystkie przejęte ceny (dane podstawowe, Datanorm, czasy, inne dokumenty). Ceny wpisane ręcznie i ceny ustawione przez „Dostosuj cenę” pozostają bez zmian. Jeśli zmienisz tylko dzień odniesienia, Zirko nie rusza żadnej ceny. Komunikat potem podaje, ile pozycji zostało przeliczonych na nowo, a ile pozostało bez zmian.
Ukończenie jest ostateczne
Ukończ dokument stoi na dole w bloku końcowym. Okno dialogowe pokazuje Ci jeszcze raz rodzaj dokumentu, numer, odbiorcę, kwotę do zapłaty, VAT i termin płatności.
Po ukończeniu dokument jest niezmienialny. Korekty możliwe są już tylko przez fakturę storno albo dokument korygujący. To nie jest reguła Zirko, lecz GoBD (Niemcy; w innych krajach obowiązuje tamtejszy odpowiednik). Dotyczy to także „Naszej osoby kontaktowej" na dokumencie (data i okres wykonania w karcie nagłówka): zostaje ona zamrożona i od tej pory się nie zmienia, nawet jeśli ta osoba później odejdzie z firmy.
Przy ofertach, kosztorysach wstępnych i potwierdzeniach zlecenia jest łagodniej: te możesz przez Edytuj ponownie ściągnąć z powrotem do wersji roboczej. Przy fakturach nie.
Ostateczny numer powstaje dopiero przy ukończeniu. Jest jednorazowy; ustawa nie wymaga ciągłej numeracji bez luk. To niemiecka zasada; niektóre inne kraje ciągłej numeracji jednak wymagają.
Jeśli czegoś brakuje, Zirko w ogóle nie pozwoli Ci ukończyć i napisze, czego: brak odbiorcy, brak adresu, brak pozycji, brak daty wykonania, brak stawki podatku, brak NIP UE, brak Leitweg-ID.
Należą do tego także dane obowiązkowe Twojej firmy, których prawo Twojego kraju wymaga na fakturach — na przykład nazwa firmy, adres albo numer rejestrowy. Jeśli którejś brakuje, okno dialogowe wymienia każdą osobno i mówi, gdzie ją wpiszesz: w Ustawienia → Przedsiębiorstwo → Dane firmy. Do tego czasu faktury nie da się ukończyć. Faktura storno, korekta faktury i dokument uchylenia pozostają zawsze możliwe — inaczej błędnej faktury nie dałoby się nigdy poprawić. Kiedy Zirko sprawdza, opisuje artykuł Dane firmy, logo i numery podatkowe.
Potem
Dokument ma status: Wersja robocza, Trwa sprawdzanie, Sprawdzanie nie powiodło się, Wystawiony, Stornowany, Wycofany. Wystawiony znaczy: może wyjść — jak, stoi w Wysyłanie dokumentu.
Usunąć fakturę możesz tylko dopóki jest wersją roboczą bez numeru. Potem zostaje droga Storno faktury.