Der schnellste Weg zur Rechnung führt nicht über ein leeres Blatt, sondern über den Beleg, den du schon hast.
Aus dem Angebot in einem Zug
Öffne das Angebot und wähle Zusammenhängend erstellen. Aus einem Angebot entstehen Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlagsrechnung und Lieferschein.
Im Dialog wählst du die Positionen aus, entscheidest über Mengen übernehmen und über Anfangs- & Schlusstexte inkl. Bilder — dann Erstellen. Die neue Rechnung ist ein Entwurf und noch änderbar.
Positionen lassen sich auch eigene Nummern geben, statt sie durchlaufen zu lassen — wie das geht, steht unter Ein Angebot schreiben.
Der Summenblock
Zwischensumme (netto) → Rabatt → Rundung der Einzelpreise → Nettosumme → Umsatzsteuer → Bruttosumme → bereits berechnete Abschläge → Sicherheitseinbehalt → Bauumlage → Zahlbetrag. Die Zeile Rabatt zeigt dabei ausschließlich echte Positionsrabatte — eine Rundung der Einzelpreise erscheint getrennt in ihrer eigenen Zeile.
Zwei Felder lohnen einen zweiten Blick:
- Sicherheitseinbehalt — Art „Vertragserfüllung" oder „Gewährleistung", dazu ein Fälligkeitsdatum. Der Betrag wird vom Zahlbetrag abgezogen und bleibt offen.
- Lohnkostenanteil ausweisen — der Anteil, den ein Privatkunde in Deutschland nach § 35a EStG von der Steuer absetzen kann. Wahlweise „Automatisch" aus der Kalkulation oder als fester Betrag. Fehlt er, ruft der Kunde im März an. Wechselst du von „Fester Betrag" auf „automatisch" oder schaltest ihn aus, geht ein eingetragener Betrag verloren — Zirko merkt ihn sich nicht. Ist der Beleg einmal ausgestellt, bleiben Anteil und Modus vom Tag des Ausstellens, unabhängig von späteren Änderungen.
Fremdwährung mit automatischem Lohnkostenanteil braucht einen Kurs. Ohne eingetragenen Umrechnungskurs lässt sich ein solcher Beleg nicht fertigstellen. Trag im Block „Währung" einen Kurs ein, oder wähl im Abschlussblock „Fester Betrag" bzw. schalte den Lohnkostenanteil aus.
Änderst du im Block „Währung" den Kurs oder die Währung selbst, rechnet Zirko kalkulierte Einzelpreise, die ihrer Kalkulation noch entsprechen, sowie alle übernommenen Preise (Stammdaten, Datanorm, Zeiten, andere Dokumente) neu um. Von Hand eingetragene Preise und Preise, die du über „Preis anpassen" gesetzt hast, bleiben unverändert. Änderst du nur den Stichtag, rührt Zirko keinen Preis an. Die Meldung danach nennt, wie viele Positionen neu gerechnet wurden und wie viele unverändert blieben.
Fertigstellen ist endgültig
Dokument fertigstellen steht unten im Abschlussblock. Der Dialog zeigt dir noch einmal Belegart, Nummer, Empfänger, Zahlbetrag, Umsatzsteuer und Fälligkeit.
Nach dem Fertigstellen ist der Beleg unveränderbar. Korrekturen gehen nur noch über eine Stornorechnung oder einen Korrekturbeleg. Das ist keine Zirko-Regel, sondern die GoBD (Deutschland; in anderen Ländern gilt die dortige Entsprechung). Das gilt auch für die „Ansprechperson bei uns" auf dem Beleg (Datum und Leistungszeitraum in der Kopfkarte): Sie friert mit ein und ändert sich danach nicht mehr, selbst wenn die Person später den Betrieb verlässt.
Bei Angeboten, Kostenvoranschlägen und Auftragsbestätigungen ist es milder: Die kannst du über Erneut bearbeiten in den Entwurf zurückholen. Bei Rechnungen nicht.
Die endgültige Nummer entsteht erst beim Fertigstellen. Sie ist einmalig; eine lückenlose Zählung verlangt das Gesetz nicht. Das ist die deutsche Regel; andere Länder verlangen teilweise eine lückenlose Folge.
Fehlt etwas, lässt Zirko dich gar nicht erst fertigstellen und schreibt hin, was: kein Empfänger, keine Anschrift, keine Position, kein Leistungsdatum, kein Steuersatz, fehlende USt-IdNr., fehlende Leitweg-ID.
Dazu gehören die Pflichtangaben deines Betriebs, die das Recht deines Landes auf Rechnungen verlangt — etwa Firmenname, Anschrift oder Registernummer. Fehlt eine, nennt der Dialog jede einzeln und sagt, wo du sie einträgst: unter Einstellungen → Unternehmen → Betriebsdaten. Bis dahin lässt sich die Rechnung nicht fertigstellen. Stornorechnung, Rechnungskorrektur und Aufhebungsdokument bleiben immer möglich — sonst ließe sich eine fehlerhafte Rechnung nie berichtigen. Wann Zirko prüft, steht unter Betriebsdaten, Logo und Steuernummern.
Danach
Der Beleg hat einen Status: Entwurf, Prüfung läuft, Prüfung fehlgeschlagen, Ausgestellt, Storniert, Zurückgezogen. Ausgestellt heißt: Er darf raus — wie, steht unter Einen Beleg versenden.
Löschen kannst du eine Rechnung nur, solange sie Entwurf ohne Nummer ist. Danach gibt es den Weg Rechnung stornieren.