Greičiausias kelias iki sąskaitos faktūros veda ne per tuščią lapą, o per dokumentą, kurį jau turi.
Iš pasiūlymo vienu ėjimu
Atverk pasiūlymą ir pasirink Sukurti susijusį. Iš pasiūlymo atsiranda užsakymo patvirtinimas, sąskaita faktūra, tarpinė sąskaita faktūra ir važtaraštis.
Dialoge pasirenki Pozicijas, nusprendi dėl Perimti kiekius ir dėl Įžangos ir pabaigos tekstai su paveikslėliais — tada Sukurti. Nauja sąskaita faktūra yra juodraštis ir dar keičiama.
Pozicijoms galima suteikti ir savo numerius, vietoj to, kad jos eitų iš eilės — kaip tai padaryti, rašoma skiltyje Pasiūlymo rašymas.
Sumų blokas
Tarpinė suma (be PVM) → Nuolaida → Vieneto kainų apvalinimas → Suma be PVM → PVM → Suma su PVM → jau apskaičiuoti daliniai mokėjimai → Garantinis sulaikymas → Statybvietės mokestis → Mokėtina suma. Eilutėje Nuolaida rodomos tik tikros pozicijų nuolaidos — vieneto kainų apvalinimas rodomas atskirai, savo eilutėje.
Du laukai verti antro žvilgsnio:
- Garantinis sulaikymas — rūšis „Sutarties įvykdymas" arba „Garantija", kartu mokėjimo termino data. Suma atimama iš mokėtinos sumos ir lieka neapmokėta.
- Nurodyti darbo užmokesčio dalį — dalis, kurią privatus klientas Vokietijoje pagal § 35a EStG gali atskaityti iš mokesčių. Pasirinktinai „Automatiškai" iš kalkuliacijos arba kaip fiksuota suma. Jei jos trūksta, klientas paskambins kovą. Jei pereini nuo „Fiksuota suma" prie „automatiškai" arba jį išjungi, įrašyta suma dingsta — Zirko jos neįsimena. Kai dokumentas jau išrašytas, dalis ir režimas lieka tokie, kokie buvo išrašymo dieną, nepriklausomai nuo vėlesnių pakeitimų.
Užsienio valiuta su automatine darbo užmokesčio dalimi reikalauja kurso. Be įrašyto perskaičiavimo kurso toks dokumentas neužbaigiamas. Įrašyk kursą bloke „Valiuta" arba suvestinės bloke pasirink „Fiksuota suma" arba išjunk darbo užmokesčio dalį.
Jei bloke „Valiuta" pakeiti kursą arba pačią valiutą, Zirko iš naujo perskaičiuoja kalkuliuotas vieneto kainas, kurios dar atitinka savo kalkuliaciją, taip pat visas perimtas kainas (pagrindiniai duomenys, Datanorm, laikai, kiti dokumentai). Ranka įrašytos kainos ir kainos, nustatytos per „Koreguoti kainą", lieka nepakeistos. Jei pakeiti tik kurso datą, Zirko jokios kainos neliečia. Po to rodomas pranešimas, kiek pozicijų buvo perskaičiuota ir kiek liko nepakeista.
Užbaigimas yra galutinis
Užbaigti dokumentą yra apačioje, suvestinės bloke. Dialogas dar kartą parodo dokumento rūšį, numerį, gavėją, mokėtiną sumą, PVM ir mokėjimo terminą.
Užbaigus dokumentas tampa nekeičiamas. Pataisymai galimi tik per kreditinę sąskaitą faktūrą arba koregavimo dokumentą. Tai ne Zirko taisyklė, o GoBD (Vokietija; kitose šalyse galioja ten esantis atitikmuo).
Su pasiūlymais, sąmatomis ir užsakymų patvirtinimais yra švelniau: juos per Redaguoti iš naujo gali grąžinti į juodraštį. Su sąskaitomis faktūromis ne.
Galutinis numeris atsiranda tik užbaigiant. Jis yra unikalus; ištisinės numeracijos įstatymas nereikalauja. Tai Vokietijos taisyklė; kai kurios kitos šalys ištisinės numeracijos reikalauja.
Jei ko nors trūksta, Zirko net neleis užbaigti ir parašys, ko: nėra gavėjo, nėra adreso, nėra pozicijos, nėra darbų atlikimo datos, nėra PVM tarifo, trūksta PVM mokėtojo kodo, trūksta Leitweg-ID.
Prie to priklauso ir privalomi tavo įmonės rekvizitai, kurių sąskaitose faktūrose reikalauja tavo šalies teisė — pavyzdžiui, įmonės pavadinimas, adresas ar registro numeris. Jei kurio nors trūksta, dialogas įvardija kiekvieną atskirai ir pasako, kur jį įrašyti: skiltyje Nustatymai → Įmonė → Įmonės duomenys. Iki tol sąskaitos faktūros užbaigti negalima. Kreditinė sąskaita faktūra, sąskaitos koregavimas ir panaikinimo dokumentas visada lieka galimi — kitaip klaidingos sąskaitos faktūros niekada nebūtų galima ištaisyti. Kada Zirko tikrina, rašoma skiltyje Įmonės duomenys, logotipas ir mokesčių numeriai.
Po to
Dokumentas turi statusą: Juodraštis, Vyksta tikrinimas, Tikrinimas nepavyko, Išrašyta, Anuliuota, Atsiimtas. Išrašyta reiškia: jis gali išeiti — kaip, rašoma skiltyje Išsiųsti dokumentą.
Ištrinti sąskaitą faktūrą gali tik tol, kol ji yra juodraštis be numerio. Vėliau lieka kelias Anuliuoti sąskaitą faktūrą.