Nejrychlejší cesta k faktuře nevede přes prázdný list, nýbrž přes doklad, který už máš.
Z nabídky jedním tahem
Otevři nabídku a zvol Vytvořit navazující doklad. Z nabídky vzniká potvrzení zakázky, faktura, dílčí faktura a dodací list.
V dialogu vybereš položky, rozhodneš o Převzít množství a o Úvodních a závěrečných textech včetně obrázků — pak Vytvořit. Nová faktura je koncept a dá se ještě měnit.
Položkám lze dát i vlastní čísla, místo průběžného číslování — jak na to, stojí pod Napsat nabídku.
Blok součtů
Mezisoučet (bez DPH) → sleva → zaokrouhlení jednotkových cen → součet bez DPH → DPH → součet s DPH → již vyúčtované dílčí faktury → zádržné → stavební srážka → částka k úhradě. Řádek sleva přitom ukazuje výhradně skutečné slevy na položkách — zaokrouhlení jednotkových cen se objevuje odděleně, ve svém vlastním řádku.
Dvě pole si zaslouží druhý pohled:
- Zádržné — druh „Splnění smlouvy“, nebo „Záruka“, k tomu datum splatnosti. Částka se odečte od částky k úhradě a zůstane neuhrazená.
- Vykázat podíl mzdových nákladů — podíl, který si soukromý zákazník v Německu smí podle § 35a EStG odečíst z daně. Buď „automaticky“ z kalkulace, nebo jako pevnou částku. Když chybí, zákazník v březnu zavolá. Přepneš-li z „Pevná částka“ na „automaticky“ nebo ho vypneš, zadaná částka se ztratí — Zirko si ji nepamatuje. Je-li doklad jednou vystaven, zůstávají podíl a režim ze dne vystavení, bez ohledu na pozdější změny.
Cizí měna s automatickým podílem mzdových nákladů potřebuje kurz. Bez zadaného přepočítacího kurzu se takový doklad nedá dokončit. Zadej v bloku „Měna“ kurz, nebo v závěrečném bloku zvol „Pevná částka“, případně podíl mzdových nákladů vypni.
Změníš-li v bloku „Měna“ kurz nebo samotnou měnu, přepočítá Zirko nakalkulované jednotkové ceny, které ještě odpovídají své kalkulaci, i všechny převzaté ceny (číselníky, Datanorm, časy, jiné doklady). Ručně zadané ceny a ceny, které jsi nastavil přes „Upravit cenu“, zůstanou beze změny. Změníš-li jen rozhodný den, Zirko žádnou cenu nemění. Hlášení potom uvede, kolik položek bylo přepočítáno a kolik zůstalo beze změny.
Dokončení je nenávratné
Dokončit doklad stojí dole v závěrečném bloku. Dialog ti ještě jednou ukáže druh dokladu, číslo, příjemce, částku k úhradě, DPH a splatnost.
Po dokončení je doklad neměnný. Opravy jdou už jen přes storno fakturu nebo opravný doklad. To není pravidlo Zirka, nýbrž GoBD (Německo; v jiných zemích platí tamní obdoba). To platí i pro „Kontaktní osobu u nás“ na dokladu (datum a období plnění v hlavičkové kartě): Zamrzne spolu s ním a už se pak nemění, i když osoba později firmu opustí.
U nabídek, předběžných rozpočtů a potvrzení zakázky je to mírnější: ty můžeš přes Upravit znovu vrátit zpět do konceptu. U faktur ne.
Konečné číslo vzniká teprve při dokončení. Je jedinečné; nepřerušenou řadu zákon nevyžaduje. To je německé pravidlo; některé jiné země nepřerušenou řadu vyžadují.
Když něco chybí, Zirko tě nenechá vůbec dokončit a napíše co: bez příjemce, bez adresy, bez položky, bez data plnění, bez sazby daně, chybějící DIČ, chybějící Leitweg-ID.
Patří k tomu i povinné údaje tvé firmy, které na fakturách vyžaduje právo tvé země — třeba název firmy, adresa nebo číslo v rejstříku. Chybí-li některý, dialog vyjmenuje každý zvlášť a řekne, kde ho zadáš: v Nastavení → Podnik → Údaje firmy. Do té doby fakturu dokončit nelze. Storno faktura, opravný doklad a doklad o zrušení zůstanou možné vždycky — jinak by se chybná faktura nedala nikdy opravit. Kdy Zirko kontroluje, se dočteš v článku Údaje firmy, logo a daňová čísla.
Potom
Doklad má stav: Koncept, Probíhá kontrola, Kontrola se nezdařila, Vystaveno, Stornováno, Staženo zpět. Vystaveno znamená: smí ven — jak, stojí pod Odeslat doklad.
Smazat fakturu můžeš, jen dokud je konceptem bez čísla. Poté zbývá cesta Stornovat fakturu.