Företagsuppgifterna är inget formulär man fyller i senare. De står på varje offert, varje faktura och i varje e-faktura som ditt företag skickar.
Inställningar → Företag → Företagsuppgifter. Ändra dem får kontorsadministratören.
Landet först — det går inte att ändra hur länge som helst
Ditt företags land styr skatteprofil, obligatoriska uppgifter och fakturaformat. Det är därmed den mest följdrika uppgiften på hela sidan.
Ändra går det bara så länge inget underlag är utställt. Därefter inte längre. Utställda underlag bär skatterätt, obligatoriska uppgifter och fakturaformat från sitt land, och de går enligt det landets arkiveringsregler inte längre att korrigera.
Har ditt företag verkligen flyttat ställer Zirkos support om landet. Skriv till oss via kontaktformuläret på webbplatsen, med det nya landet och flyttdatumet.
Län eller provins är ett eget fält, och det hänger på landet. Rumänien och Italien har ett sådant: I Rumänien är det obligatoriskt, utan judeţ avvisar e-Factura varje faktura; koden står på ditt registreringsbevis — RO-CJ är Cluj, RO-B är Bukarest.
I Australien, USA och Kanada hör en delstat eller provins till adressen — ett textfält som känner igen förkortningar som ”TX” eller ”QLD” lika väl som det utskrivna namnet och som vid sparandet omvandlar det till den officiella förkortningen. I Japan väljer du prefektur ur en lista. Går en inmatning inte att koppla till någon delstat eller provins avvisar Zirko den med ett felmeddelande vid fältet, i stället för att spara den på måfå.
Adress, kontakt, skattenummer
Företagets namn och adress anges en gång. E-postadresser och telefonnummer kan du lägga upp flera gånger — var och en får då sin egen beteckning, till exempel ”Bokföring” eller ”Verkstad”.
Bland skatteuppgifterna skiljer Zirko på tre fält som ofta förväxlas:
- Momsreg.nr — momsregistreringsnumret. Det är uppgiften som räknas vid affärer till utlandet, och det avgör också den skattemässiga behandlingen av din Zirko-faktura.
- Skattenummer — numret hos ditt skattekontor.
- Organisationsnummer — bara om ditt företag är registrerat.
- Registeridentifierare för e-fakturor — ett fjärde nummer, och det är inte handelsregisternumret. Nederländerna, Australien och Nya Zeeland kräver det i e-fakturan: KvK-numret (NL), ABN (AU), NZBN (NZ). Schemat hör till — utan det skrivs uppgiften inte in i filen alls. Saknas den när du behöver den säger Zirko till vid färdigställandet och visar vägen hit.
När identiteter för e-fakturor fortfarande saknas
Saknas en uppgift som ditt lands fakturaformat ovillkorligen kräver, visas ett varningsband högst upp på sidan: ”Identiteter saknas för e-fakturor”. Det namnger varje uppgift som saknas var för sig och tar dig via Fyll i identiteter direkt till fältet.
Bandet kommer tidigt med avsikt. Utan dessa uppgifter uppstår ingen e-faktura — annars märker du det först när fakturan redan har ett nummer och bara kan krediteras.
Vilken uppgift som krävs beror på landet: i Polen NIP, i Australien ABN, på Nya Zeeland NZBN, i Nederländerna KvK-numret. Går fakturan över Peppol-nätet tillkommer en elektronisk adress med sitt schema — en e-postadress tar nätet inte emot för det.
Obligatoriska uppgifter: utan dem ingen faktura
Vad som måste stå på dina underlag beror på landet och bolagsformen. I kortet Företag väljer du Bolagsform och Registreringsläge. Saknas bolagsformen står bandet Komplettera bolagsformen högst upp, och Zirko kontrollerar inte de obligatoriska uppgifterna — utom på Nya Zeeland, i Kanada, i USA och i Japan, där de inte hänger på bolagsformen.
Saknas det något efter det namnger bandet Obligatoriska uppgifter saknas varje uppgift för sig med lagrummet och tar dig via knappar till fältet. Det som bara ditt land kräver för du in i kortet Övriga obligatoriska uppgifter. Samma lista visar Kontrollera brevpapperet under Mallar och layout → Brevpapper.
Står det ”krävs även på fakturor” vid en uppgift går ingen faktura att färdigställa utan den — inte heller en à conto-faktura eller slutfaktura. Dialogen för att färdigställa nämner varje uppgift som saknas och säger att den förs in här. Makuleringsfaktura, rättelsefaktura och upphävandedokument går fortfarande; där visas bara en varning, och likaså på offerten, kostnadsförslaget och brevet.
Bankuppgifter
Du kan lägga upp flera bankförbindelser. Per förbindelse bestämmer du med Visa på dokumenten om den ska stå i foten på dina dokument.
Zirko kontrollerar IBAN medan du skriver. Ett ogiltigt IBAN sparas inte — och betalkoden på fakturan behöver det fullständigt, annars uppstår den inte alls.
Logotyp
Redigera logotyp tar PNG, JPEG, WebP eller PDF, upp till 20 MB. För skarp utskrift bör den vara minst 1200 pixlar bred.
Så länge ingen är inlagd står det där: ”Ingen logotyp uppladdad än — den visas senare på brevpapper, offerter och fakturor.”
Ansvariga personer
Här för du in vem som företräder företaget — med namn och typen av företrädarskap, till exempel verkställande direktör eller innehavare. Passar ingen av de erbjudna beteckningarna väljer du ”Egen beteckning” och skriver den själv.
De här uppgifterna går in i de obligatoriska uppgifterna på dina dokument och i versionen av personuppgiftsbiträdesavtalet för ditt företag — utan dem går den inte att ställa ut.
Var samma fält dyker upp en gång till
I fliken Mallar och layout → Brevpapper står samma uppgifter en gång till, som knapparna ”Redigera företag”, ”Redigera kontaktuppgifter” och ”Redigera logotyp”. Det är inget andra ställe: båda skriver samma datapost. Du kan alltså redigera dem där du just befinner dig, och ser verkan genast i förhandsvisningen av brevpappret.