Det finns tre skilda vägar ut ur Zirko: e-post, nedladdning och utskrift. Någon egen knapp ”Skicka e-faktura” finns inte — e-fakturan hänger med e-postmeddelandet.
Per e-post
Brevsymbolen i redigerarens rubrikrad öppnar Skicka via e-post. Mottagare, ämne och text kommer färdiga från servern — ur mallen för dokumenttypen, med platshållarna redan insatta. Textfältet är förhandsvisningen; det som står där går i väg precis så.
Dialogen talar om vad som bifogas:
- Utkast (offert och liknande): en nyskapad PDF med vattenstämpeln „Utkast – ingen faktura". Den lagras inte.
- PDF + XML: underlagets PDF och e-fakturan går ut tillsammans.
- Bara PDF: underlagets PDF.
- Ingen: „PDF-utdata finns inte än" — e-postmeddelandet går ut utan bilaga.
Uppladdade filer som dina allmänna villkor följer med — hur beror på dokumenttypen: vid offert, kostnadsförslag, orderbekräftelse och följesedel står de som egna sidor i samma PDF, vid fakturor och delfakturor går de ut som egna filer vid sidan av underlaget. I båda fallen nämner dokumentet dem dessutom på raden ”Bilagor”, se Dokumenttexter, bilagor och filnamn.
Fakturor skickas inte som utkast. Färdigställ först, skicka sedan. Och utan underlagets PDF spärrar Zirko utskicket av en faktura helt — en faktura utan underlag är ingen.
Längst ner står Skickat via … med avsändaradressen. Är den inte ditt företags, ställ in e-postutskicket.
E-fakturans kontrollstatus
Hänger en e-faktura med visar dialogen dess kontrollstatus:
| Visning | Vad den betyder |
|---|---|
| kontrollerad | Kontrollerad mot det officiella regelverket, utan anmärkning. |
| okontrollerad | Inte kontrollerad. Om mottagaren tar emot den är därmed inte säkert. |
| brist | Med lista över överträdelser. Fakturan är utställd och går inte att ändra längre — avvisar mottagaren den återstår bara makulering och en ny faktura. |
Som fil
I menyn med nedåtpilen: Ladda ner PDF, i utkastet Ladda ner utkastet. XML-filen till en färdig e-faktura hämtar du i dokumentlistan via Ladda ner XML.
Skriv ut öppnar förhandsvisningen. Utskrivet blir alltid bladet, aldrig redigeringsytan.
För flera underlag på en gång finns i listan „Ladda ner …" med valet PDF, e-faktura (XML), Båda eller DATEV (PDF + CSV).
Vad Zirko inte gör
Zirko tillställer ingen e-faktura själv. Filen uppstår — vägen till mottagaren är din. För Peppol behöver du ett konto hos en accesspunkt; någon sådan följer inte med Zirko. För Italien, Polen och Rumänien finns blocket Inlämning till skatteförvaltningens portal: Zirko skapar filen, ladda upp den måste du göra själv. Vart, står under Så får myndigheten din faktura.
Se efter om det gick fram
Under Utskickshistorik står ett läge per försök: Inte skickat, Skickat, Levererat, Kunde inte levereras, Skickas, Utskicket misslyckades. Levererat är ordet som det hänger på.