Så får myndigheten din faktura

⚠️ Den här artikeln förklarar rättsläget i de länder som har ett eget avsnitt nedan. Saknas ditt land gäller andra regler där.

Det gäller bara den här texten, inte programmet. För ditt verksamhetsland skapar Zirko det fakturaformat som krävs där.

Du har skrivit en faktura till ett ämbetsverk, en kommunförvaltning eller en myndighet, Zirko har färdigställt den — och nu då? Det är precis här de flesta hantverksprogram lämnar dig ensam: de skapar filen och säger inte ett ord om vart den ska.

Här står det. Först det viktigaste, sedan vägen land för land.

Det viktigaste först

Två saker avgör vad du måste göra: i vilket land ditt företag sitter och om din beställare är en myndighet. Leta upp ditt land nedan — vägarna är olika, och ingen av dem är svår.

I Tyskland skapar Zirko e-fakturan vid färdigställandet (XRechnung, en XML-fil) och bifogar den automatiskt vid utskicket. Du ser i utskicksdialogen vad som följer med.
I Italien, Polen och Rumänien skapar Zirko också den officiella filen — där lämnar du dock in den själv i statens portal. Avsnittet om det står längre ner.
I nästan alla övriga länder skapar Zirko sedan den 13 september 2026 också en e-faktura — beroende på land Peppol BIS, ebInterface (Österrike), ISDOC (Tjeckien), Finvoice eller TEAPPS (Finland), NLCIUS (Nederländerna), PINT A-NZ (Australien, Nya Zeeland) eller ZUGFeRD. Vägen till myndigheten skiljer sig ändå åt mellan länderna; den står nedan.
Bara i Kanada, USA och Japan stannar det vid pdf:en. Där finns ingen e-fakturaordning att hålla sig till — och att hitta på ett format som ingen tar emot skulle inte hjälpa.
Där en e-faktura krävs får du oftast inte bara mejla den till handläggaren: det finns ett eget fakturamottagningsställe, och bara det som kommer fram dit räknas som inlämnat.
I Tyskland gäller dessutom: utan rätt Leitweg-ID avvisas fakturan. Den är myndighetens postadress inuti portalen.

Varför det inte kvittar. En faktura som ligger som PDF i fel brevlåda har inte kommit fram. Betalningsfristen börjar inte löpa, ingen hör av sig, och du märker det först efter veckor, när inga pengar har kommit. Därför säger Zirko dig i utskicksdialogen om e-fakturan verkligen är med.

Tyskland: OZG-RE

Förbundsstaten och de flesta delstater tar emot fakturor via OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform). Den är kostnadsfri, du registrerar dig en gång.

ZRE finns inte längre. Den tidigare ”Zentrale Rechnungseingangs- plattform des Bundes” stängdes av den 19 september 2025 och fördes över till OZG-RE. Om någon fortfarande nämner ZRE för dig eller en äldre guide tar upp den: det är överspelat.

Där har du fyra vägar, och du behöver bara en:

Väg	När den lönar sig
Ladda upp filen	Du laddar upp den XRechnung som Zirko har skapat i portalen. Ungefär en minut per faktura.
E-post	Du skickar din XRechnung till mottagningsadressen för ditt portalkonto.
Webbregistrering	Du knappar in fakturan för hand i portalen. Fem till femton minuter — bara vettigt om du inte kan skapa någon e-faktura alls.
Peppol	Ett nätverk som du behöver en operatör för. Zirko erbjuder det inte, och du behöver det inte heller för den här vägen.

Kontaktpunkt och registrering: e-rechnung-bund.de.

Vilken adress som gäller för e-postvägen står i ditt portalkonto — den är olika för varje konto, därför nämner vi ingen här. Mottagaren kan du ändra i utskicksdialogen före utskicket; där skriver du in den.

Delstatliga och kommunala myndigheter kan ha en egen portal. Vilken som gäller för din beställare står i beställningen eller i upphandlingen; en fullständig lista över alla delstater och kommuner har vi inte här, och vi gissar hellre inte. Fråga vid tveksamhet hos det ställe som gav dig uppdraget — uppgiften hör till uppdraget.

Leitweg-ID

Leitweg-ID är myndighetens adress inuti portalen. Den ser ut som 02000000-KFB0000001-20 — grovadressering, finadressering, kontrollsiffra. De två första siffrorna är delstaten, 99 står för förbundsstaten. Mittendelen kan saknas, då är det bara två block.

Varifrån du får den: inte av oss och inte ur en lista på nätet. Den står i myndighetens beställning, uppdrag eller upphandling — där är den en obligatorisk uppgift. Hittar du den inte, ring din kontaktperson och fråga efter Leitweg-ID; det är en fråga som ställs där varje dag.

Var den hör hemma i Zirko: hos kunden, inte på den enskilda fakturan. Du för in den en gång hos myndigheten som kund, och varje ytterligare faktura till den beställaren får den automatiskt. Har samma myndighet flera ämbetsverk med olika Leitweg-ID är vart och ett en egen post.

Omkastade siffror fångar vi upp, förväxlingar inte. De två sista tecknen är en kontrollsiffra. Zirko räknar efter den: stämmer den inte skapas ingen e-faktura, och du får en upplysning vid färdigställandet i stället för ett felmeddelande från portalen. Ett Leitweg-ID som stämmer räknemässigt men hör till fel enhet kan däremot ingen upptäcka. Jämför den därför tecken för tecken med beställningen.

Österrike: e-Rechnung.gv.at

Fakturor till förbundsstaten går via e-Rechnung.gv.at, som du når via ditt USP-konto (Unternehmensserviceportal). Kontot är kostnadsfritt, inloggningen går en gång via ID Austria. Därefter kan du ladda upp fakturan eller registrera den i webbformuläret.

Sedan den 13 september 2026 skapar Zirko båda formaten som förbundsstaten tar emot. Utan eget val blir det Peppol BIS (en UBL-fil); ställer du in ebInterface på kunden blir det ebInterface 6.1. Bådadera laddar du upp på e-Rechnung.gv.at.

Vad förbundsstaten uttryckligen inte tar emot: den tyska XRechnung och ZUGFeRD. Välj dem alltså inte för en österrikisk myndighetskund — ZUGFeRD erbjuder Zirko ändå inte där, eftersom portalerna inte tar emot en pdf med inbäddad XML.

Kontaktpunkt: erechnung.gv.at.

Schweiz: PDF per e-post till förbundsstaten

I Schweiz är det enklast: fakturor till förbundsförvaltningen går sedan mitten av 2023 som PDF per e-post, en fil per faktura. För fakturor till förbundsstaten är det kostnadsfritt, och du behöver varken portal eller registrering. Precis det klarar Zirko i dag — PDF:en hänger med mejlet.

Spritt är uppgiften att elektronisk faktura är obligatorisk från ett uppdragsvärde på 5 000 CHF; på den eidgenössiska finansförvaltningens egen sida står den tröskeln inte. Lita därför inte på den, utan på det som står i din beställning.

Kontaktpunkt: efv.admin.ch.

De övriga länderna

I dessa länder skapar Zirko e-fakturan — men vägen till myndigheten går via en portal eller helt enkelt via e-post, och den måste du känna till. Vi har tagit reda på hur det verkligen fungerar i varje land och nämner instansen vid namn.

Nederländerna och Luxemburg — portal med inmatningsformulär

I Nederländerna går fakturor till staten via Rijksoverheids Leveranciersportaal. Du knappar in fakturan där, portalen omvandlar den till det obligatoriska formatet och tillställer den. Kostnadsfritt. Du behöver mottagningsställets OIN — det är dess id-nummer, som står i beställningen. Vägen är tänkt för några få fakturor i månaden, inte för löpande drift. Kontaktpunkt: rvo.nl — Factuurportaal.

I Luxemburg går det via MyGuichet.lu. Där finns två formulär: ett för att ladda upp en färdig e-faktura och ett för att knappa in för hand — båda med och utan inloggning. MyGuichet.lu är den lagstadgade vägen vid sidan av Peppol, du behöver alltså inte köpa till något. Kontaktpunkt: guichet.public.lu.

Sverige och Finland — en portal per beställare, bara med inbjudan

De två är det enda fallet där du själv inte kan sätta igång något: du behöver en inbjudan från din beställare.

I Sverige är e-faktura till offentlig sektor lagkrav sedan den 1 april 2019 (lagen 2018:1277), men det finns ingen central portal. I stället tillhandahåller den enskilda myndigheten en leverantörsportal, kostnadsfritt för dig — Skatteverket och Statens servicecenter gör till exempel det. Be din beställare om inbjudan, och det en gång per beställare. Om även varje kommun och varje region erbjuder en sådan portal kunde vi inte belägga; fråga där vid tveksamhet. Kontaktpunkt: upphandlingsmyndigheten.se.

I Finland heter portalen Handi (Toimittajaportaali). Där skapar och skickar du fakturan kostnadsfritt. Även här gäller: utan inbjudan från din beställare kommer du inte in — ge dem din e-postadress för det. Kontaktpunkt: valtiokonttori.fi.

Italien, Polen och Rumänien — Zirko skapar filen, du lämnar in den

De tre är specialfallet: där går varje faktura genom en statlig portal, inte bara de till myndigheter. Zirko skapar den officiellt föreskrivna filen — du laddar upp den själv och för sedan in kvitto eller nummer på dokumentet. Alla tre portalerna är kostnadsfria.

Italien: FatturaPA via SdI, nås via Fatture e Corrispettivi hos Agenzia delle Entrate. SdI-kvittot för du in på dokumentet.
Polen: FA(3) via KSeF. Du får tillbaka ett KSeF-nummer.
Rumänien: RO_CIUS via SPV (e-Factura). Tre saker skiljer sig från Italien och Polen, och alla tre står också vid dokumentet: SPV-åtkomst kräver en kvalificerad elektronisk underskrift (token eller moln) från en rumänsk leverantör; filen måste finnas i systemet inom fem arbetsdagar från fakturadatum (OUG 89/2025 — att missa fristen ger böter); och överföringen ersätter inte fakturan till din kund, som får sin pdf som vanligt (art. 10^1 st. 4 OUG 120/2021).

Zirko har ingen koppling till myndigheten, och det är ett val: den som rapporterar inifrån programmet ansvarar för det som en tjänsteleverantör. Vi skapar filen, du förblir avsändaren.

Irland, Storbritannien och Tjeckien — du behöver inte göra något särskilt

I de tre länderna finns ingen skyldighet för dig som leverantör. Bara myndigheten måste kunna ta emot en e-faktura — du får skicka det ni har kommit överens om.

Irland: papper, PDF eller e-faktura, ditt val, så länge avtalet inte kräver något annat. Från november 2028 ändras det, till att börja med för stora företag.
Storbritannien: utanför hälso- och sjukvården ingen skyldighet. Vid NHS-uppdrag via NHS SBS skickar du fakturan som PDF per e-post till sbs.apinvoicing@nhs.net eller använder den kostnadsfria portalen Tradeshift, som NHS SBS bjuder in dig till. Till april 2029 är ett landsomfattande krav aviserat. Kontaktpunkt: sbs.nhs.uk.
Tjeckien: skicka fakturan per e-post eller via datalådan (ISDS), som ditt företag ändå har enligt lag. Skyldig är här bara myndigheten att kunna ta emot — inte du att skicka elektroniskt.

Vad Zirko tar över åt dig — och vad inte

Det här gör Zirko — för företag i Tyskland:

XRechnung uppstår när fakturan färdigställs, ur underlagets låsta värden.
Vid e-postutskicket bifogas den automatiskt, tillsammans med PDF:en. Utskicksdialogen talar om vad som följer med.
Saknas e-fakturan trots att en vore att vänta varnar dialogen före utskicket i stället för efteråt.

Detta gör Zirko i de andra länderna: e-fakturan också — vilken, avgörs av kundens land, och du kan också välja den själv på kunden. Pdf:en ligger ändå bredvid. Bara i Kanada, USA och Japan stannar det vid enbart pdf:en.

Det här måste du göra själv:

Registrera dig en gång hos ditt lands portal — utom i Irland, Storbritannien, Tjeckien och Schweiz, där du inte behöver någon.
I Tyskland lägga in Leitweg-ID hos kunden.
Ladda upp fakturan i portalen, knappa in den eller mejla den till portaladressen — faktura för faktura.

Ärligt talat: på den vägen lämnar du in varje faktura för sig, för hand. Vid ett par myndighetsfakturor i månaden är det rimligt. Den som regelbundet har offentliga uppdrag bör fundera på en Peppol-operatör — då går fakturan i väg utan portal. Zirko erbjuder det inte i dag, och inget av de kända hantverksprogrammen i det tyskspråkiga området gör det.

När det inte fungerar

Portalen avvisar filen. Oftast stämmer inte Leitweg-ID eller så saknas en obligatorisk uppgift. Portalens meddelande nämner fältet — skicka det till oss om du inte får ut något av det.
Mejlet kommer inte fram, och ingen svarar. Myndigheters brevlådor kastar mejl vars avsändare inte går att kontrollera, utan svar. Vad du ska ställa in för det står under Ställ in e-postutskick.
Du har bara skickat en PDF där en e-faktura krävdes. Då är fakturan inte inlämnad, och betalningsfristen löper inte. Du behöver inte makulera den — lämna in samma faktura via portalen. I Irland, Storbritannien, Tjeckien och Schweiz uppstår inte frågan: där är PDF:en den vanliga vägen.
Det drar ut och drar ut, och du har många myndighetsuppdrag. Då ligger det inte på dig. Vägen via en portal är handarbete per faktura — se rutan ovan.