Det finnes tre atskilte veier ut av Zirko: e-post, nedlasting og utskrift. En egen knapp «Send e-faktura» finnes ikke — e-fakturaen henger ved e-posten.
Forhåndsvisningen av det ferdige bilaget — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.
Per e-post
Brevsymbolet i topplinjen i editoren åpner Send på e-post. Mottaker, emne og tekst kommer ferdige fra serveren — fra malen for dokumenttypen, med plassholderne allerede satt inn. Tekstfeltet er forhåndsvisningen; det som står der, går ut slik.
Dialogen skriver hva som legges ved:
- Utkast (tilbud og lignende): en nylaget PDF med vannmerket «Utkast – ingen faktura». Den blir ikke lagret.
- PDF + XML: bilags-PDF og e-faktura går ut sammen.
- Bare PDF: bilags-PDF-en.
- Ingen: «PDF-utgaven finnes ikke ennå» — e-posten går ut uten vedlegg.
Opplastede filer som vilkårene dine følger med — hvordan, avhenger av bilagstypen: ved tilbud, kostnadsoverslag, ordrebekreftelse og følgeseddel står de som egne sider i samme PDF, ved fakturaer og avdragsfakturaer følger de med som egne filer ved siden av bilaget. I begge tilfeller nevner dokumentet dem i tillegg i linjen «Vedlegg», se Dokumenttekster, vedlegg og filnavn.
Fakturaer sendes ikke ut som utkast. Ferdigstill først, send ut etterpå. Og uten bilags-PDF sperrer Zirko utsendingen av en faktura helt — en faktura uten bilag er ingen faktura.
Nederst står Sendt via … med avsenderadressen. Er den ikke bedriftens egen, sett opp e-postutsendingen.
Kontrollstatusen til e-fakturaen
Henger det en e-faktura ved, viser dialogen kontrollstatusen dens:
| Visning | Hva den betyr |
|---|---|
| kontrollert | Kontrollert mot det offisielle regelverket, uten anmerkning. |
| ikke kontrollert | Ikke kontrollert. Om mottakeren tar den imot, er dermed ikke sikkert. |
| Mangel | Med liste over bruddene. Fakturaen er utstedt og kan ikke endres lenger — avviser mottakeren den, hjelper bare annullering og ny utstedelse. |
Som fil
I menyen med nedoverpilen: Last ned PDF, i utkast Last ned utkastet. XML-en til en ferdig e-faktura henter du i dokumentlisten via Last ned XML.
Utskrift åpner forhåndsvisningen. Det som skrives ut, er alltid arket, aldri redigeringsflaten.
For flere bilag på én gang finnes «… last ned» i listen, med valget PDF, e-faktura (XML), begge deler eller DATEV (PDF + CSV).
Hva Zirko ikke gjør
Zirko sender ikke e-fakturaen fram til mottakeren. Filen blir til — veien til mottakeren er din. For Peppol trenger du en konto hos et aksesspunkt; Zirko tilbyr ikke noe slikt. For Italia, Polen og Romania finnes blokken Innsending til skattemyndighetens portal: Zirko lager filen, laste den opp må du gjøre selv. Hvor, står under Slik får etaten fakturaen din.
Se etter om det gikk bra
Under Utsendingshistorikk står en status per forsøk: Ikke sendt, Sendt, Levert, Kunne ikke leveres, Sendes, Utsendingen mislyktes. Levert er ordet det kommer an på.