Tre saker hamnar automatiskt på eller vid varje underlag, utan att du rör dem när du skriver: texterna över och under raderna, bilagorna och PDF-filens namn. Alla tre ställer du in en gång — under Inställningar → Mallar och layout, i flikarna Inlednings- och avslutningstexter, Automatiska bilagor och Filnamn. Ändra får kontorsadministratören.
Inlednings- och avslutningstexter
Inledningstexten står på underlaget efter hälsningen, avslutningstexten efter summablocket. Båda finns per dokumenttyp — offert, kostnadsförslag, orderbekräftelse, följesedel, faktura, delfaktura, slutfaktura, kreditfaktura — och per dokumenttyp hur många textblock som helst.
Från början finns passande texter, till exempel hänvisningen till arkiveringsplikten under varje faktura. Stänga av går utan knapp: Ta bort alla textblock för en dokumenttyp, så skriver den dokumenttypen ingen text.
E-posttexten är något annat. Vad som står i mejlets meddelandefält sköter du under Ställ in e-postutskick — här handlar det om vad som står på bladet.
Automatiska bilagor
Två bilagor skapar Zirko självt, båda påslagna från början. De står som egna sidor i dokumentet och i PDF:en:
- Rubriköversikt — sammanfattningen av rubrikerna i ett indelat underlag.
- Inmätning — mätraderna bakom positionerna.
Därunder, under Egna bilagor, kan du lägga in en egen fil per dokumenttyp — det vanliga fallet är dina allmänna villkor, som hör till varje offert och varje faktura. Tillåtna är PDF, PNG, JPEG och WebP i A4-format, upp till 20 MB. En fil gäller exakt en dokumenttyp; ska villkoren höra till offert och faktura laddar du upp dem på båda.
Inställningen är förvalet: På det enskilda underlaget kan du lägga till eller välja bort bilagor utan att ändra inställningen.
Hur en bilaga går ut beror på dokumenttypen. Vid offert, kostnadsförslag, orderbekräftelse och följesedel infogas dina bilagor som egna sidor i samma PDF. Vid fakturor och delfakturor går de ut som egna filer med mejlet, vid sidan av underlags-PDF:en och en e-faktura. I båda fallen nämner dokumentet dem dessutom på raden ”Bilagor”.
Filnamn
Här bygger du PDF-filernas namnmönster av delar: dokumenttyp, dokumentnummer, ämne, projektnamn, projektnummer, mottagare, kundnummer, datum, datum (ISO) — varje högst en gång, i din ordning. Mellan dem står det skiljetecken du väljer: bindestreck, understreck eller mellanslag. Ett exempel visar direkt vad det blir — till exempel Offert_O-2026-014_Badrumsrenovering.pdf.
Är en del tom på ett underlag — till exempel ämnet — faller den bort tillsammans med sitt skiljetecken i stället för att lämna en lucka. E-fakturan får samma namn med ändelsen .xml.
Mönstret gäller samlingsnedladdningen från dokumentlistan. Den enskilda nedladdningen på underlaget heter kort och gott efter dokumentnumret — kort och entydigt.
Vad som inte går i dag
- Ingen fritext i filnamnet. Det finns de nio delarna, inga egna ord däremellan.
- En egen fil per dokumenttyp, inte flera.
- Texterna gäller per dokumenttyp, inte per kund. När du skriver ett underlag kan du dock när som helst ändra texten för just det underlaget.