Există trei căi separate de ieșire din Zirko: e-mail, descărcare și tipărire. Un buton propriu „Trimite factura electronică” nu există — factura electronică pleacă atașată la e-mail.
Prin e-mail
Simbolul plicului din antetul editorului deschide Trimite prin e-mail. Destinatarul, subiectul și textul vin gata de la server — din șablonul tipului de document, cu substituenții deja completați. Câmpul de text este previzualizarea; ce scrie acolo pleacă exact așa.
Dialogul scrie ce se atașează:
- Ciornă (ofertă și altele asemenea): un PDF proaspăt generat cu filigranul „Ciornă – nu este factură”. Nu se arhivează.
- PDF + XML: PDF-ul documentului și factura electronică pleacă împreună.
- Doar PDF: PDF-ul documentului.
- Niciunul: „Fișierul PDF nu este încă disponibil” — e-mailul pleacă fără atașament.
Fișierele încărcate, precum condițiile tale generale, pleacă odată cu documentul — cum anume depinde de tipul documentului: la ofertă, deviz estimativ, confirmare de comandă și aviz de însoțire a mărfii, ele apar ca pagini proprii în același PDF; la facturi și facturi parțiale pleacă ca fișiere separate alături de document. În ambele cazuri, documentul le menționează în plus în rândul „Anexe”, vezi Textele documentelor, anexele și numele fișierelor.
Facturile nu se trimit în starea de ciornă. Mai întâi finalizează, apoi trimite. Iar fără PDF-ul documentului, Zirko blochează complet trimiterea unei facturi — o factură fără document nu este o factură.
Jos scrie Trimis prin …, cu adresa expeditorului. Dacă nu este cea a firmei tale, configurează trimiterea prin e-mail.
Starea verificării facturii electronice
Dacă este atașată o factură electronică, dialogul îi arată starea verificării:
| Afișaj | Ce înseamnă |
|---|---|
| verificată | Verificată față de regulamentul oficial, fără obiecții. |
| neverificată | Neverificată. Dacă destinatarul o acceptă sau nu, nu este astfel stabilit. |
| Deficiență | Cu lista abaterilor. Factura este emisă și nu se mai poate modifica — dacă destinatarul o respinge, ajută doar stornarea și emiterea din nou. |
Ca fișier
În meniul cu săgeata în jos: Descarcă PDF-ul, în ciornă Descarcă ciorna. XML-ul unei facturi electronice finalizate îl scoți din lista de documente prin Descarcă XML-ul.
Tipărește deschide previzualizarea. Se tipărește întotdeauna pagina, niciodată suprafața de editare.
Pentru mai multe documente deodată, în listă există „… descarcă”, cu alegerea PDF, factură electronică (XML), ambele sau DATEV (PDF + CSV).
Ce nu face Zirko
Zirko nu livrează el însuși nicio factură electronică. Fișierul se naște — calea către destinatar este a ta. Pentru Peppol ai nevoie de un cont la un punct de acces; Zirko nu aduce niciunul cu el. Pentru Italia, Polonia și România există blocul Depunerea la portalul administrației fiscale: Zirko generează fișierul, dar încărcarea trebuie să o faci tu. Unde, scrie la Cum ajunge factura ta la autoritate.
Cum verifici dacă a mers
La Istoricul trimiterilor apare, pentru fiecare încercare, o stare: Netrimis, Trimis, Livrat, Nelivrabil, Se trimite, Trimitere eșuată. Livrat este cuvântul care contează.