Er zijn drie gescheiden wegen Zirko uit: e-mail, downloaden en afdrukken. Een eigen knop “E-factuur versturen” bestaat niet — de e-factuur hangt aan de e-mail.
Per e-mail
Het envelopsymbool in de kopregel van de editor opent Per e-mail versturen. Ontvanger, onderwerp en tekst komen kant-en-klaar van de server — uit het sjabloon van het documentsoort, met de variabelen al ingevuld. Het tekstveld is de voorbeeldweergave; wat daar staat, gaat zo naar buiten.
Het dialoogvenster schrijft op wat er wordt bijgevoegd:
- Concept (offerte en dergelijke): een vers aangemaakte pdf met het watermerk “Concept – geen factuur”. Die wordt niet opgeslagen.
- PDF + XML: document-pdf en e-factuur gaan samen naar buiten.
- Alleen PDF: de document-pdf.
- Geen: “De pdf-uitvoer is er nog niet” — de e-mail gaat zonder bijlage naar buiten.
Geüploade bestanden zoals je algemene voorwaarden gaan wel mee — hoe, hangt af van het documenttype: bij offerte, richtprijs, opdrachtbevestiging en pakbon staan ze als eigen pagina's in dezelfde pdf, bij facturen en termijnfacturen gaan ze als aparte bestanden naast het document mee. In beide gevallen noemt het document ze bovendien in de regel “Bijlagen”, zie Documentteksten, bijlagen en bestandsnamen.
Facturen worden niet als concept verstuurd. Eerst afronden, dan versturen. En zonder document-pdf blokkeert Zirko het versturen van een factuur helemaal — een factuur zonder document is geen factuur.
Onderaan staat Verstuurd via … met het afzenderadres. Is dat niet het adres van je bedrijf, richt dan de e-mailverzending in.
De controlestand van de e-factuur
Hangt er een e-factuur aan, dan toont het dialoogvenster haar controlestand:
| Weergave | Wat zij betekent |
|---|---|
| gecontroleerd | Getoetst aan het officiële regelwerk, zonder aanmerkingen. |
| niet gecontroleerd | Niet getoetst. Of de ontvanger haar aanneemt, staat daarmee niet vast. |
| gebrek | Met de lijst van geschonden regels. De factuur is uitgereikt en niet meer wijzigbaar — wijst de ontvanger haar af, dan helpt alleen storneren en opnieuw uitreiken. |
Als bestand
In het menu met de pijl omlaag: Pdf downloaden, bij een concept Concept downloaden. De XML van een afgeronde e-factuur haal je in de documentenlijst op via XML downloaden.
Afdrukken opent de voorbeeldweergave. Afgedrukt wordt altijd het blad, nooit het bewerkingsvlak.
Voor meerdere documenten tegelijk staat in de lijst “… downloaden” met de keuze PDF, e-factuur (XML), Beide of DATEV (PDF + CSV).
Wat Zirko niet doet
Zirko bezorgt zelf geen e-factuur. Het bestand ontstaat — de weg naar de ontvanger is die van jou. Voor Peppol heb je een account bij een toegangspunt nodig; Zirko brengt er geen mee. Voor Italië, Polen en Roemenië is er het blok Indiening bij het portaal van de belastingdienst: Zirko maakt het bestand, uploaden moet je het zelf. Waarheen, staat onder Zo krijgt de overheid je factuur.
Nakijken of het gelukt is
Onder Verzendgeschiedenis staat per poging een stand: Niet verstuurd, Verstuurd, Bezorgd, Onbestelbaar, Wordt verstuurd, Versturen mislukt. Bezorgd is het woord waar het op aankomt.