Es gibt drei getrennte Wege aus Zirko heraus: E-Mail, Download und Drucken. Einen eigenen Knopf „E-Rechnung senden" gibt es nicht — die E-Rechnung hängt an der E-Mail.
Per E-Mail
Das Briefsymbol in der Kopfzeile des Editors öffnet Per E-Mail senden. Empfänger, Betreff und Text kommen fertig vom Server — aus der Vorlage der Dokumentenart, mit bereits eingesetzten Platzhaltern. Das Textfeld ist die Vorschau; was dort steht, geht so hinaus.
Der Dialog schreibt hin, was angehängt wird:
- Entwurf (Angebot und Ähnliches): ein frisch erzeugtes PDF mit dem Wasserzeichen „Entwurf – keine Rechnung". Es wird nicht abgelegt.
- PDF + XML: Beleg-PDF und E-Rechnung gehen zusammen hinaus.
- Nur PDF: das Beleg-PDF.
- Keiner: „Die PDF-Ausgabe liegt noch nicht vor" — die Mail geht ohne Anhang hinaus.
Hochgeladene Dateien wie deine AGB gehen mit — wie, hängt von der Belegart ab: Bei Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung und Lieferschein stehen sie als eigene Seiten in demselben PDF, bei Rechnungen und Abschlagsrechnungen gehen sie als eigene Dateien neben dem Beleg mit. In beiden Fällen nennt das Dokument sie zusätzlich in der Zeile „Anlagen", siehe Dokumenttexte, Anhänge und Dateinamen.
Rechnungen werden im Entwurf nicht versendet. Erst fertigstellen, dann versenden. Und ohne Beleg-PDF sperrt Zirko den Versand einer Rechnung ganz — eine Rechnung ohne Beleg ist keine.
Unten steht Versendet über … mit der Absenderadresse. Ist sie nicht die deines Betriebs, richte den E-Mail-Versand ein.
Der Prüfstand der E-Rechnung
Hängt eine E-Rechnung an, zeigt der Dialog ihren Prüfstand:
| Anzeige | Was sie heißt |
|---|---|
| geprüft | Gegen das amtliche Regelwerk geprüft, ohne Beanstandung. |
| ungeprüft | Nicht geprüft. Ob der Empfänger sie annimmt, steht damit nicht fest. |
| Mangel | Mit Verstoßliste. Die Rechnung ist ausgestellt und nicht mehr änderbar — weist der Empfänger sie ab, hilft nur Storno und Neuausstellung. |
Als Datei
Im Menü mit dem Abwärtspfeil: PDF herunterladen, im Entwurf Entwurf herunterladen. Das XML einer fertigen E-Rechnung ziehst du in der Dokumentenliste über XML herunterladen.
Drucken öffnet die Vorschau. Gedruckt wird immer das Blatt, nie die Bearbeitungsfläche.
Für mehrere Belege auf einmal gibt es in der Liste „… herunterladen" mit der Wahl PDF, E-Rechnung (XML), Beides oder DATEV (PDF + CSV).
Was Zirko nicht tut
Zirko stellt keine E-Rechnung selbst zu. Die Datei entsteht — der Weg zum Empfänger ist deiner. Für Peppol brauchst du ein Konto bei einem Zugangspunkt; Zirko bringt keinen mit. Für Italien, Polen und Rumänien gibt es den Block Einreichung beim Portal der Steuerverwaltung: Zirko erzeugt die Datei, hochladen musst du sie selbst. Wohin, steht unter So bekommt die Behörde deine Rechnung.
Nachsehen, ob es geklappt hat
Unter Versand-Historie steht je Versuch ein Stand: Nicht versendet, Versendet, Zugestellt, Unzustellbar, Wird gesendet, Versand fehlgeschlagen. Zugestellt ist das Wort, auf das es ankommt.