När Zirko skickar en offert eller en faktura står det en avsändaradress i din kunds brevlåda. Vilken det är bestämmer du här.
Det är ingen kosmetik: en faktura från en adress som ser främmande ut hamnar i skräpposten eller räknas som bedrägeriförsök — och en faktura som ingen läser blir inte heller betald.
Så skickar Zirko
Inställningar → fliken E-postutskick. Utan ansluten brevlåda skickar Zirko via sin egen utskicksväg, som rechnung@zirko.io.
Vid en e-faktura till en offentlig beställare räcker det ofta inte: myndigheters brevlådor tar inte emot mejl utan giltig avsändarkontroll och svarar inte heller, utan ett ord — du ser då en faktura som ser skickad ut men aldrig kom fram. Den tillförlitliga lösningen är en ansluten egen brevlåda — då skickar du från din egen adress, bekräftad hos din leverantör.
Ansluta din egen brevlåda
Under Anslutna e-postkonton → Lägg till e-postkonto skriver du in din adress och väljer väg:
- Google eller Microsoft — du loggar in på leverantörens egen sida; något lösenord finns inte hos Zirko för det.
- Alla andra leverantörer — e-postadress, lösenord (vid aktiv tvåfaktorsinloggning ett eget applösenord), SMTP-server med port och, för kopior i ”Skickat”, IMAP-servern. Hos kända leverantörer fyller Zirko redan i de här uppgifterna.
Dina inloggningsuppgifter ligger krypterade hos Zirko och når aldrig din webbläsare. Efter anslutningen går offerter, fakturor och påminnelser ut från din egen adress. Koppla från går när som helst.
Anslutningen går att göra först efter den aktuella versionen av personuppgiftsbiträdesavtalet. Den reglerar hur Zirko skyddar inloggningsuppgifterna till din brevlåda. Godkänna kan du under Inställningar → Avtal och abonnemang. Koppla från en brevlåda går alltid, oberoende av det.
En kopia i ”Skickat” lägger Zirko alltid själv upp hos Google och Microsoft — din leverantör gör det. Hos alla andra leverantörer bara om du har angett en IMAP-server.
Är ett mejl större än vad din brevlåda tillåter (omkring 13,6 MiB hos de flesta leverantörer, omkring 17,1 MiB hos Gmail), hoppar systemavsändaren in — med upplysning innan sändningen, och noterat i utskickshistoriken. Påminnelser till anställda går oberoende av det alltid via systemavsändaren, aldrig via en ansluten brevlåda.
Lämnar en person företaget kopplas hens anslutna brevlåda från. Är en annan av företagets brevlådor fortfarande ansluten skickar den vidare; annars hoppar systemavsändaren in. Efter avtalets slut kopplar Zirko från alla brevlådor och återkallar behörigheten hos leverantören — återaktiverar du senare ansluter du på nytt.
E-postmallar
För varje dokumenttyp — offert, kostnadsförslag, orderbekräftelse, följesedel, faktura, delfaktura, slutfaktura, kreditfaktura — går det att lägga in en text. Den står i meddelandefältet vid utskicket och går att ändra där.
Tre platshållare fyller Zirko i själv: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} och {{name}}. Skriv klammerparenteserna exakt så, två på varje sida — en platshållare med stavfel byts inte ut och står ordagrant i mejlet hos kunden.
Använd inte mallen: radera dokumenttypens text helt. Ett tomt fält är av-läget; någon knapp för det finns inte.
Vad du bör göra först
- Anslut din egen brevlåda så snart personuppgiftsbiträdesavtalet är godkänt — annars skickar du permanent som
rechnung@zirko.io. - Skriv mallarna för offert och faktura — dem behöver du dagligen.
- Skicka en faktura till dig själv och se hur den kommer fram. Det är det enda prov som räknas.