Cum ajunge factura ta la autoritate

⚠️ Acest articol explică situația juridică a țărilor care au mai jos o secțiune proprie. Dacă țara ta lipsește, acolo se aplică alte reglementări.

Asta privește doar acest text, nu și programul. Pentru țara în care își are sediul firma ta, Zirko creează formatul de factură cerut acolo.

Ai scris o factură către o instituție, o primărie sau o autoritate, Zirko a finalizat-o — și acum? Exact în acest punct te lasă singur majoritatea programelor pentru meșteșugari: generează fișierul și nu spun niciun cuvânt despre unde trebuie să ajungă.

Aici scrie. Mai întâi lucrul cel mai important, apoi calea pentru fiecare țară.

Prezentarea generală a documentelor în Zirko

Lucrul cel mai important, mai întâi

Două lucruri decid ce trebuie să faci: în ce țară își are sediul firma ta și dacă beneficiarul tău este o autoritate. Caută-ți mai jos țara — căile sunt diferite, și niciuna dintre ele nu este grea.

În Germania, Zirko generează la finalizare factura electronică (XRechnung, un fișier XML) și o atașează automat la trimitere. Vezi în dialogul de trimitere ce pleacă odată cu ea.
În Italia, Polonia și România Zirko generează de asemenea fișierul oficial — acolo însă îl depui tu însuți la portalul statului. Vezi secțiunea de mai jos.
În aproape toate celelalte țări Zirko creează din 13 septembrie 2026 și o factură electronică — în funcție de țară Peppol BIS, ebInterface (Austria), ISDOC (Cehia), Finvoice sau TEAPPS (Finlanda), NLCIUS (Țările de Jos), PINT A-NZ (Australia, Noua Zeelandă) ori ZUGFeRD. Drumul către instituție rămâne totuși diferit de la țară la țară; îl găsești mai jos.
Doar în Canada, SUA și Japonia rămâne la PDF. Acolo nu există un regim de facturare electronică de care să te ții — iar a inventa un format pe care nu-l acceptă nimeni nu ar ajuta.
Acolo unde se cere o factură electronică, de obicei nu ai voie să i-o trimiți pur și simplu prin e-mail funcționarei: există un punct propriu de primire a facturilor, și doar ceea ce ajunge acolo contează drept depus.
În Germania se adaugă: fără Leitweg-ID corect, factura este respinsă. Ea este adresa poștală a autorității în interiorul portalului.

De ce nu este indiferent. O factură care stă ca PDF în căsuța poștală greșită nu este livrată. Termenul de plată nu începe să curgă, nimeni nu se anunță, iar tu observi abia după săptămâni, când nu au venit banii. De aceea Zirko îți spune în dialogul de trimitere dacă factura electronică este cu adevărat inclusă.

Germania: OZG-RE

Federația și majoritatea landurilor primesc facturile prin OZG-RE (platforma de primire a facturilor conformă cu Onlinezugangsgesetz). Ea este gratuită, te înregistrezi o singură dată.

ZRE nu mai există. Fosta „platformă centrală de primire a facturilor a Federației” a fost oprită la 19.09.2025 și transferată în OZG-RE. Dacă îți mai spune cineva de ZRE sau dacă un ghid mai vechi o menționează: aceasta este o informație depășită.

Acolo ai patru căi, și îți trebuie doar una:

Cale	Când merită
Încărcarea fișierului	Încarci în portal XRechnung pe care a generat-o Zirko. Aproximativ un minut pe factură.
E-mail	Trimiți XRechnung la adresa de primire a contului tău de portal.
Introducerea pe web	Tastezi factura manual în portal. Cinci până la cincisprezece minute — are sens doar dacă nu poți genera deloc o factură electronică.
Peppol	O rețea pentru care ai nevoie de un prestator. Zirko nu o oferă, iar pentru această cale nici nu ai nevoie de ea.

Punctul de contact și înregistrarea: e-rechnung-bund.de.

Care adresă se aplică pentru calea prin e-mail scrie în contul tău de portal — ea este diferită pentru fiecare cont, de aceea nu numim aici niciuna. Destinatarul îl poți schimba în dialogul de trimitere înainte de expediere; acolo o introduci.

Autoritățile de land și cele locale pot avea un portal propriu. Care se aplică pentru beneficiarul tău scrie în comanda lui sau în licitație; o listă completă a tuturor landurilor și comunelor nu o avem aici, iar noi preferăm să nu ghicim. La îndoială, întreabă la instituția care ți-a dat lucrarea — informația face parte din comandă.

Leitweg-ID

Leitweg-ID este adresa autorității în interiorul portalului. Arată așa: 02000000-KFB0000001-20 — adresare generală, adresare fină, cifră de control. Primele două cifre sunt landul federal, 99 înseamnă Federația. Partea de mijloc poate lipsi, iar atunci sunt doar două blocuri.

De unde o obții: nu de la noi și nu dintr-o listă de pe internet. Ea se află în comanda, în contractul sau în licitația autorității — acolo este o informație obligatorie. Dacă nu o găsești, sună la persoana ta de contact și întreabă de Leitweg-ID; este o întrebare care se pune acolo zilnic.

Unde își are locul în Zirko: la client, nu la factura individuală. O introduci o singură dată la autoritatea respectivă ca client, iar fiecare factură următoare către acest beneficiar o primește automat. Dacă aceeași autoritate are mai multe instituții cu Leitweg-ID diferite, fiecare este o înregistrare proprie.

Cifrele inversate le prindem, confuziile nu. Ultimele două poziții sunt o cifră de control. Zirko o recalculează: dacă nu se potrivește, nu se naște nicio factură electronică, iar tu primești la finalizare o indicație în loc de un mesaj de eroare din portal. În schimb, un Leitweg-ID care este corect din punct de vedere al calculului, dar aparține serviciului greșit, nu îl poate recunoaște nimeni. Compară-l de aceea caracter cu caracter cu comanda.

Austria: e-Rechnung.gv.at

Facturile către Federație merg prin e-Rechnung.gv.at, accesibil prin contul tău USP (Unternehmensserviceportal). Contul este gratuit, înregistrarea se face o singură dată prin ID Austria. După aceea poți încărca factura sau o poți introduce în formularul online.

Din 13 septembrie 2026 Zirko creează ambele formate acceptate de federație. Fără o alegere proprie rezultă Peppol BIS (un fișier UBL); dacă setezi la client ebInterface, rezultă ebInterface 6.1. Pe amândouă le încarci pe e-Rechnung.gv.at.

Ce nu acceptă federația în mod expres: XRechnung germană și ZUGFeRD. Nu le alege deci pentru un client instituțional austriac — ZUGFeRD Zirko oricum nu îl oferă acolo, fiindcă portalurile nu primesc un PDF cu XML încorporat.

Punct de contact: erechnung.gv.at.

Elveția: PDF prin e-mail către Confederație

În Elveția este cel mai simplu: facturile către administrația federală merg din mijlocul lui 2023 ca PDF prin e-mail, câte un fișier pentru fiecare factură. Pentru facturile către Confederație acest lucru este gratuit și nu ai nevoie de niciun portal și de nicio înregistrare. Exact asta poate Zirko astăzi — PDF-ul atârnă de e-mail.

Este răspândită afirmația că de la o valoare a comenzii de 5.000 CHF factura electronică este obligatorie; pe pagina Administrației Federale a Finanțelor acest prag nu apare. Nu te baza deci pe el, ci pe ceea ce scrie în comanda ta.

Punct de contact: efv.admin.ch.

Celelalte țări

În aceste țări Zirko creează factura electronică — dar drumul către instituție trece printr-un portal sau pur și simplu prin e-mail, și trebuie să-l cunoști. Am verificat cum funcționează cu adevărat în fiecare țară și numim instituția pe nume.

Țările de Jos și Luxemburg — portal cu formular de introducere

În Țările de Jos, facturile către stat merg prin Leveranciersportaal al Rijksoverheid. Tastezi factura acolo, portalul o transformă în formatul obligatoriu și o livrează. Gratuit. Ai nevoie de OIN al punctului de primire — acesta este numărul lui de identificare și se află în comandă. Calea este gândită pentru câteva facturi pe lună, nu pentru un flux continuu. Punct de contact: rvo.nl — Factuurportaal.

În Luxemburg se lucrează prin MyGuichet.lu. Acolo există două formulare: unul pentru încărcarea unei facturi electronice gata făcute și unul pentru tastarea manuală — ambele cu și fără autentificare. MyGuichet.lu este calea prevăzută de lege alături de Peppol, deci nu trebuie să cumperi nimic în plus. Punct de contact: guichet.public.lu.

Suedia și Finlanda — un portal pentru fiecare beneficiar, doar cu invitație

Acestea două sunt singurul caz în care nu poți iniția tu însuți nimic: ai nevoie de o invitație din partea beneficiarului tău.

În Suedia nu există niciun portal central. În schimb, fiecare autoritate pune la dispoziție un portal pentru furnizori (leverantörsportal), gratuit pentru tine — Skatteverket și Statens servicecenter, de exemplu, fac asta. Cere-i beneficiarului tău invitația, și anume câte una pentru fiecare beneficiar. Dacă și fiecare comună și fiecare regiune oferă un astfel de portal nu am putut dovedi; la îndoială, întreabă acolo. Punct de contact: upphandlingsmyndigheten.se.

În Finlanda, portalul se numește Handi (Toimittajaportaali). Acolo creezi și trimiți factura gratuit. Și aici este valabil: fără invitația beneficiarului tău nu intri — dă-i pentru asta adresa ta de e-mail. Punct de contact: valtiokonttori.fi.

Italia, Polonia și România — Zirko creează fișierul, tu îl depui

Aceste trei sunt cazul special: acolo orice factură trece printr-un portal al statului, nu doar cele către autorități. Zirko creează fișierul prevăzut oficial — încărcarea o faci tu, iar apoi treci recipisa sau numărul pe document. Toate cele trei portaluri sunt gratuite.

Italia: FatturaPA prin SdI, accesibil prin Fatture e Corrispettivi al Agenției de Venituri. Recipisa SdI o treci pe document.
Polonia: FA(3) prin KSeF. Primești înapoi un număr KSeF.
România: RO_CIUS prin SPV (e-Factura). Trei lucruri sunt aici altfel decât în Italia și Polonia, și toate trei apar și lângă document: pentru accesul în SPV îți trebuie o semnătură electronică calificată (token sau cloud) de la un furnizor român; fișierul trebuie să ajungă în sistem în cinci zile lucrătoare de la data facturii (OUG 89/2025 — depășirea termenului se sancționează cu amendă); iar transmiterea nu înlocuiește factura către clientul tău — el primește PDF-ul ca de obicei (art. 10^1 alin. (4) din OUG 120/2021).

Zirko nu aduce o conectare la autoritate, și aceasta este o decizie: cine raportează din program răspunde ca un prestator. Noi creăm fișierul, tu rămâi expeditorul.

Irlanda, Marea Britanie și Cehia — nu trebuie să faci nimic deosebit

În aceste trei țări nu există nicio obligație pentru tine ca furnizor. Doar autoritatea trebuie să poată primi o factură electronică — tu ai voie să trimiți ceea ce ați convenit.

Irlanda: hârtie, PDF sau factură electronică, la alegerea ta, atâta timp cât contractul nu cere altceva. Din noiembrie 2028 acest lucru se schimbă, mai întâi pentru întreprinderile mari.
Marea Britanie: în afara serviciului de sănătate, nicio obligație. La lucrările pentru NHS prin NHS SBS trimiți factura ca PDF prin e-mail la sbs.apinvoicing@nhs.net sau folosești portalul gratuit Tradeshift, la care te invită NHS SBS. Pentru aprilie 2029 este anunțat un mandat la nivel național. Punct de contact: sbs.nhs.uk.
Cehia: trimite factura prin e-mail sau prin cutia de date (ISDS) pe care firma ta o are oricum prin lege. Obligată este aici doar autoritatea să poată primi — nu tu să trimiți electronic.

Ce face Zirko în locul tău — și ce nu

Asta face Zirko — pentru firmele din Germania:

XRechnung se naște la finalizarea facturii, din valorile înghețate ale documentului.
La trimiterea prin e-mail se atașează automat, împreună cu PDF-ul. Dialogul de trimitere scrie ce pleacă odată cu el.
Dacă lipsește factura electronică, deși ar fi de așteptat una, dialogul avertizează înainte de trimitere, nu după.

Asta face Zirko în celelalte țări: tot factura electronică — care anume, decide țara clientului tău, și o poți alege și tu la client. PDF-ul stă oricum alături. Doar în Canada, SUA și Japonia rămâne doar PDF-ul.

Asta trebuie să faci tu însuți:

Să te înregistrezi o dată la portalul țării tale — în afară de Irlanda, Marea Britanie, Cehia și Elveția, unde nu ai nevoie de niciunul.
În Germania, să înregistrezi Leitweg-ID la client.
Să încarci factura în portal, să o tastezi sau să o trimiți prin e-mail la adresa portalului — factură cu factură.

Sincer vorbind: pe această cale depui fiecare factură individual, manual. La câteva facturi către autorități pe lună acest lucru este acceptabil. Cine are în mod regulat lucrări publice ar trebui să se gândească la un prestator Peppol — atunci factura pleacă fără portal. Zirko nu oferă asta astăzi, și niciunul dintre programele cunoscute pentru meseriași din spațiul germanofon nu o face.

Când nu merge

Portalul respinge fișierul. De cele mai multe ori nu este corect Leitweg-ID sau lipsește o informație obligatorie. Mesajul portalului numește câmpul — trimite-ni-l dacă nu te descurci cu el.
Mesajul nu ajunge și nimeni nu răspunde. Căsuțele poștale ale autorităților resping fără răspuns mesajele al căror expeditor nu poate fi verificat. Ce trebuie configurat pentru asta scrie la Cum configurezi trimiterea prin e-mail.
Ai trimis doar un PDF acolo unde era cerută o factură electronică. Atunci factura nu este depusă, iar termenul de plată nu curge. Nu trebuie să o stornezi — depune aceeași factură prin portal. În Irlanda, Marea Britanie, Cehia și Elveția întrebarea nu se pune: acolo PDF-ul este calea obișnuită.
Durează și tot durează, iar tu ai multe lucrări pentru autorități. Atunci nu ține de tine. Calea prin portal înseamnă lucru manual pentru fiecare factură — vezi caseta de mai sus.