Trei lucruri ajung automat pe fiecare document sau lângă el, fără să le atingi când scrii: textele de deasupra și de sub poziții, anexele și numele fișierului PDF. Pe toate trei le setezi o singură dată — la Setări → Șabloane și aspect, în filele Texte introductive și de încheiere, Anexe automate și Nume de fișier. Le poate modifica administratorul de birou.
Texte introductive și de încheiere
Textul introductiv stă pe document după formula de adresare, textul de încheiere după blocul totalurilor. Ambele există pe tip de document — ofertă, deviz estimativ, confirmare de comandă, aviz de însoțire a mărfii, factură, factură parțială, factură finală, autofactură — și pe fiecare tip oricâte blocuri de text vrei.
Din fabrică sunt pregătite texte potrivite, de exemplu mențiunea despre obligația de păstrare sub fiecare factură. Dezactivarea merge fără întrerupător: Șterge toate blocurile de text ale unui tip de document, și acel tip nu mai tipărește niciun text.
Textul e-mailului este altceva. Ce stă în câmpul mesajului îl întreții la Cum configurezi trimiterea prin e-mail — aici e vorba despre ce stă pe foaie.
Anexe automate
Două anexe le generează Zirko însuși, ambele pornite din fabrică. Ele apar ca pagini proprii în document și în PDF:
- Recapitulare pe titluri — rezumatul titlurilor unui document structurat.
- Măsurătoare — rândurile de măsurătoare din spatele pozițiilor.
Dedesubt, la Anexe proprii, poți depune un fișier propriu pe tip de document — cazul obișnuit sunt condițiile generale, care țin de fiecare ofertă și de fiecare factură. Sunt permise PDF, PNG, JPEG și WebP în format A4, până la 20 MB. Un fișier valabil pentru exact un tip de document; dacă condițiile țin de ofertă și de factură, le încarci la ambele.
Setarea este preselecția: La documentul individual poți adăuga sau scoate anexe fără să schimbi setarea.
Cum pleacă o anexă depinde de tipul documentului. La ofertă, deviz estimativ, confirmare de comandă și aviz de însoțire a mărfii, anexele tale sunt inserate ca pagini proprii în același PDF. La facturi și facturi parțiale, ele pleacă ca fișiere separate odată cu e-mailul, alături de PDF-ul documentului și de o factură electronică. În ambele cazuri, documentul le menționează în plus în rândul „Anexe”.
Nume de fișier
Aici construiești tiparul de nume al fișierelor PDF din elemente: tipul documentului, numărul documentului, obiect, numele proiectului, numărul proiectului, destinatar, număr de client, dată, dată (ISO) — fiecare cel mult o dată, în ordinea ta. Între ele stă separatorul ales de tine: cratimă, liniuță de subliniere sau spațiu. Un exemplu arată imediat ce iese — de pildă Oferta_O-2026-014_Renovare baie.pdf.
Dacă un element este gol la un document — de exemplu obiectul —, cade împreună cu separatorul lui, în loc să lase un gol. Factura electronică primește același nume cu terminația .xml.
Tiparul e valabil pentru descărcarea colectivă din lista de documente. Descărcarea individuală de la document poartă pur și simplu numărul documentului — scurt și fără echivoc.
Ce nu se poate astăzi
- Niciun text liber în numele fișierului. Există cele nouă elemente, niciun cuvânt propriu între ele.
- Un fișier propriu pe tip de document, nu mai multe.
- Textele sunt valabile pe tip de document, nu pe client. Când scrii un document, poți însă schimba oricând textul pentru acel singur document.