Când Zirko trimite o ofertă sau o factură, în căsuța poștală a clientului tău apare o adresă de expeditor. Care este aceea decizi aici.
Nu este cosmetică: o factură venită de la o adresă care pare străină ajunge în dosarul de spam sau trece drept tentativă de fraudă — iar o factură pe care nu o citește nimeni nici nu se plătește.
Așa trimite Zirko
Setări → fila Trimitere prin e-mail. Fără un cont de e-mail conectat, Zirko trimite prin propria sa cale de expediere, ca rechnung@zirko.io.
La o factură electronică trimisă unui beneficiar public, asta deseori nu este suficient: căsuțele poștale ale autorităților nu acceptă mesaje fără o verificare validă a expeditorului și nici nu răspund — vezi atunci o factură care pare trimisă și care nu a ajuns niciodată. Remediul de încredere este un cont de e-mail propriu conectat — cu el trimiți sub adresa ta proprie, confirmată la furnizorul tău.
Conectarea propriei căsuțe poștale
La Conexiuni cu conturi de e-mail → Adaugă un cont de e-mail introduci adresa ta și alegi calea:
- Google sau Microsoft — te conectezi pe pagina furnizorului tău; nu există o parolă pentru asta la Zirko.
- Orice alt furnizor — adresă de e-mail, parolă (la autentificarea în doi pași, o parolă de aplicație proprie), server SMTP împreună cu portul și, pentru arhivarea în „Trimise”, serverul IMAP. La furnizorii cunoscuți, Zirko completează deja aceste date.
Datele tale de acces stau criptate la Zirko și nu ajung niciodată în browserul tău. După conectare, ofertele, facturile și somațiile pleacă de la adresa ta proprie. Deconectează funcționează oricând.
Conectarea este posibilă abia după actuala versiune a contractului de prelucrare a datelor. Ea reglementează cum protejează Zirko datele de acces ale căsuței tale poștale. Poți accepta la Setări → Contract și abonament. O căsuță poștală poate fi deconectată oricând, indiferent de asta.
O copie în „Trimise” o depune Zirko întotdeauna singur la Google și Microsoft — o face furnizorul tău. La orice alt furnizor, doar dacă ai introdus un server IMAP.
Dacă un mesaj este mai mare decât permite căsuța ta poștală (circa 13,6 MiB la majoritatea furnizorilor, circa 17,1 MiB la Gmail), intervine expeditorul de sistem — cu o indicație înainte de trimitere și consemnat în istoricul trimiterilor. Mementourile către angajați merg întotdeauna, indiferent de asta, prin expeditorul de sistem, niciodată printr-o căsuță poștală conectată.
Dacă o persoană părăsește firma, căsuța ei poștală conectată este deconectată. Dacă mai este conectată o altă căsuță poștală a firmei tale, aceasta continuă să trimită; altfel intervine expeditorul de sistem. După încheierea contractului, Zirko deconectează toate căsuțele poștale și revocă autorizarea la furnizor — dacă reactivezi mai târziu, te reconectezi din nou.
Șabloanele de e-mail
Pentru fiecare tip de document — ofertă, deviz estimativ, confirmare de comandă, aviz de însoțire a mărfii, factură, factură parțială, factură finală, autofactură — se poate înregistra un text. El apare la trimitere în câmpul de mesaj și mai poate fi modificat acolo.
Trei substituenți îi completează Zirko singur: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} și {{name}}. Scrie acoladele exact așa, două pe fiecare parte — un substituent cu greșeală de tastare nu este înlocuit și apare literal în mesajul de la client.
Cum nu folosești un șablon: șterge complet textul tipului de document respectiv. Un câmp gol este poziția „oprit”; un comutator pentru asta nu există.
Ce ar trebui să faci mai întâi
- Conectează-ți propria căsuță poștală de îndată ce contractul de prelucrare a datelor este acceptat — altfel trimiți permanent ca
rechnung@zirko.io. - Scrie șabloanele pentru ofertă și factură — de acelea ai nevoie zilnic.
- Trimite-ți o factură ție însuți și uită-te cum ajunge. Aceasta este singura probă care contează.