Każda faktura potrzebuje numeru, który istnieje dokładnie raz. Zirko nadaje go sam — ty decydujesz tylko, jak ma wyglądać. Ustaw to przed pierwszą fakturą, a nie po dwudziestej.
Ustawienia → Księgowość → Zakresy numeracji. Ustawienia widzą wszystkie role biurowe, zmieniać może je tylko Biuro – administrator.
Osiem zakresów, po jednym na rodzaj dokumentu
| Zakres | Domyślnie |
|---|---|
| Klienci | K- od 10001 |
| Projekty | P- od 101 |
| Oferty | A- od 101 |
| Kosztorysy | KV- od 101 |
| Potwierdzenia zlecenia | AB- od 101 |
| Dowody dostawy | LS- od 101 |
| Faktury | R- od 101 |
| Faktury korygujące | G- od 101 |
W każdym zakresie ustawiasz trzy rzeczy: format, wartość początkową i minimalną długość. Kolumnę „Następna wartość" Zirko wylicza sam — nie da się jej wpisać.
Budowanie formatu
Pięć symboli Zirko wstawia przy zakładaniu dokumentu:
{number}— numer bieżący, uzupełniony do minimalnej długości{yyyy}i{yy}— rok, cztero- lub dwucyfrowo{mm}i{dd}— miesiąc i dzień, dwucyfrowo
R-{yyyy}-{number} przy minimalnej długości 5 da więc R-2026-00101. Jeśli pominiesz {number}, Zirko dopisze numer bieżący na końcu.
Dozwolone są litery, cyfry, znaki ( ) { } [ ] / \ - oraz pojedyncze spacje; najwyżej 40 znaków. Minimalna długość mieści się w zakresie od 3 do 7 i uzupełnia zerami — 101 staje się 00101.
Dwa zakresy nigdy nie mogą dać tego samego numeru
Formatu złożonego wyłącznie z {number} albo bez własnego oznaczenia Zirko nie przyjmie: numer składałby się z samych cyfr i nikt by nie poznał, czy stoi za nim faktura, czy oferta. Dwa zakresy, które mogłyby się pokryć, Zirko zgłasza przy zapisie.
Gdy numery już zostały nadane
Gdy zakres już liczył, pod polem widnieje ostatnia nadana wartość. Wystawione dokumenty zachowują swój numer — zawsze. Zmiana działa tylko na to, co powstanie później.
Zirko nie zapisze zmiany, jeśli nowe liczenie trafiłoby w numer już nadany. Komunikat wskazuje wtedy dokument, który go nosi. Tak ma być: ten sam numer faktury dwa razy to błąd, którego później nie da się czysto naprawić.