Tak urząd dostaje Twoją fakturę

Napisałeś fakturę do urzędu, administracji miejskiej albo innego organu, Zirko ją ukończyło — i co teraz? Dokładnie w tym miejscu większość programów dla rzemiosła zostawia Cię samego: tworzą plik i nie mówią ani słowa o tym, dokąd ma trafić.

Tutaj to stoi. Najpierw rzecz najważniejsza, potem droga dla każdego kraju.

Najważniejsze na początek

O tym, co musisz zrobić, decydują dwie rzeczy: w którym kraju Twoja firma ma siedzibę i czy Twój zleceniodawca jest urzędem. Poszukaj poniżej swojego kraju — drogi są różne i żadna z nich nie jest trudna.

1. W Niemczech Zirko tworzy przy ukończeniu e-fakturę (XRechnung, plik XML) i dołącza ją automatycznie przy wysyłce. W oknie wysyłki widzisz, co idzie razem.
2. We Włoszech, Polsce i Rumunii Zirko również tworzy plik urzędowy — tam jednak składasz go sam w portalu państwowym. Odpowiedni rozdział jest poniżej.
3. W prawie wszystkich pozostałych krajach Zirko od 13 września 2026 r. tworzy również e-fakturę — zależnie od kraju Peppol BIS, ebInterface (Austria), ISDOC (Czechy), Finvoice lub TEAPPS (Finlandia), NLCIUS (Holandia), PINT A-NZ (Australia, Nowa Zelandia) albo ZUGFeRD. Droga do urzędu jest mimo to w każdym kraju inna; opisujemy ją niżej.
4. Tylko w Kanadzie, USA i Japonii zostaje PDF. Nie ma tam systemu e-fakturowania, którego można by się trzymać — a wymyślanie formatu, którego nikt nie przyjmie, nic by nie dało.
5. Tam, gdzie wymagana jest e-faktura, najczęściej nie wolno Ci wysłać jej po prostu e-mailem do referentki: istnieje osobny punkt przyjmowania faktur i tylko to, co tam dotrze, uchodzi za złożone.
6. W Niemczech obowiązuje dodatkowo: bez właściwego Leitweg-ID faktura zostanie odrzucona. Jest ono adresem pocztowym urzędu wewnątrz portalu.

Niemcy: OZG-RE

Federacja i większość krajów związkowych przyjmuje faktury przez OZG-RE (platformę przyjmowania faktur zgodną z Onlinezugangsgesetz). Jest bezpłatna, rejestrujesz się raz.

Masz tam cztery drogi, a potrzebujesz tylko jednej:

Punkt kontaktowy i rejestracja: e-rechnung-bund.de.

Który adres obowiązuje dla drogi e-mailowej, stoi w Twoim koncie w portalu — jest inny dla każdego konta, dlatego żadnego tu nie podajemy. Odbiorcę możesz w oknie wysyłki zmienić przed wysłaniem; tam go wpisujesz.

Leitweg-ID

Leitweg-ID to adres urzędu wewnątrz portalu. Wygląda jak 02000000-KFB0000001-20 — adresowanie zgrubne, adresowanie dokładne, cyfra kontrolna. Pierwsze dwie cyfry to kraj związkowy, 99 oznacza federację. Środkowej części może brakować, wtedy są tylko dwa bloki.

Skąd je weźmiesz: nie od nas i nie z listy w sieci. Znajdziesz je w zamówieniu, w zleceniu albo w przetargu urzędu — tam jest daną obowiązkową. Jeśli go nie znajdziesz, zadzwoń do swojej osoby kontaktowej i zapytaj o Leitweg-ID; to pytanie zadaje się tam codziennie.

Gdzie wpisać je w Zirko: przy kliencie, a nie przy pojedynczej fakturze. Wpisujesz je raz przy urzędzie jako kliencie, a każda kolejna faktura do tego zleceniodawcy dostaje je automatycznie. Jeśli ten sam urząd ma kilka jednostek z różnymi Leitweg-ID, każda jest osobnym wpisem.

Austria: e-Rechnung.gv.at

Faktury do federacji idą przez e-Rechnung.gv.at, dostępne przez Twoje konto USP (Unternehmensserviceportal). Konto jest bezpłatne, rejestracja przebiega jednorazowo przez ID Austria. Potem możesz fakturę wgrać albo wprowadzić w formularzu internetowym.

Punkt kontaktowy: erechnung.gv.at.

Szwajcaria: PDF e-mailem do federacji

W Szwajcarii jest najprościej: faktury do administracji federalnej idą od połowy 2023 roku jako PDF e-mailem, jeden plik na fakturę. Dla faktur do federacji jest to bezpłatne i nie potrzebujesz żadnego portalu ani rejestracji. Dokładnie to Zirko dziś potrafi — PDF wisi przy wiadomości.

Rozpowszechniona jest informacja, że od wartości zlecenia 5000 CHF faktura elektroniczna jest obowiązkowa; na stronie samej Eidgenössische Finanzverwaltung tego progu nie ma. Nie polegaj więc na nim, lecz na tym, co stoi w Twoim zamówieniu.

Punkt kontaktowy: efv.admin.ch.

Pozostałe kraje

W tych krajach Zirko tworzy e-fakturę — ale droga do urzędu prowadzi przez portal albo po prostu przez e-mail, i trzeba ją znać. Sprawdziliśmy, jak to naprawdę wygląda w każdym kraju, i nazywamy instytucję po imieniu.

Holandia i Luksemburg — portal z maską wprowadzania

W Holandii faktury do państwa idą przez Leveranciersportaal Rijksoverheid. Wpisujesz tam fakturę, portal przetwarza ją na format obowiązkowy i doręcza. Bezpłatnie. Potrzebujesz OIN jednostki przyjmującej — to jej numer identyfikacyjny, stoi w zamówieniu. Ta droga jest pomyślana dla kilku faktur miesięcznie, nie dla pracy ciągłej. Punkt kontaktowy: rvo.nl — Factuurportaal.

W Luksemburgu biegnie to przez MyGuichet.lu. Są tam dwa formularze: jeden do wgrania gotowej e-faktury i jeden do ręcznego wpisania — oba z logowaniem i bez logowania. MyGuichet.lu jest drogą przewidzianą przez ustawę obok Peppol, nie musisz więc niczego dokupywać. Punkt kontaktowy: guichet.public.lu.

Szwecja i Finlandia — jeden portal na zleceniodawcę, tylko z zaproszeniem

Te dwa kraje to jedyny przypadek, w którym sam niczego nie uruchomisz: potrzebujesz zaproszenia od swojego zleceniodawcy.

W Szwecji nie ma centralnego portalu. Zamiast tego pojedynczy urząd udostępnia portal dostawcy (leverantörsportal), dla Ciebie bezpłatnie — robią tak na przykład Skatteverket i Statens servicecenter. Poproś swojego zleceniodawcę o zaproszenie, i to raz na każdego zleceniodawcę. Czy taki portal oferuje też każda gmina i każdy region, nie udało nam się potwierdzić; w razie wątpliwości zapytaj tam. Punkt kontaktowy: upphandlingsmyndigheten.se.

W Finlandii portal nazywa się Handi (Toimittajaportaali). Tworzysz i wysyłasz tam fakturę bezpłatnie. Także tutaj obowiązuje: bez zaproszenia swojego zleceniodawcy do środka nie wejdziesz — podaj mu w tym celu swój adres e-mail. Punkt kontaktowy: valtiokonttori.fi.

Włochy, Polska i Rumunia — Zirko tworzy plik, Ty go składasz

Te trzy to przypadek szczególny: tam każda faktura idzie przez portal państwowy, nie tylko ta do urzędu. Zirko tworzy plik przewidziany przepisami — wgrywasz go sam, a potem dopisujesz przy dokumencie potwierdzenie lub numer. Wszystkie trzy portale są bezpłatne.

• Włochy: FatturaPA przez SdI, dostępne przez Fatture e Corrispettivi Agenzia delle Entrate. Potwierdzenie SdI dopisujesz przy dokumencie.
• Polska: FA(3) przez KSeF. W odpowiedzi dostajesz numer KSeF.
• Rumunia: RO_CIUS przez SPV (e-Factura). Trzy rzeczy są tu inne niż we Włoszech i w Polsce, i wszystkie trzy stoją też przy dokumencie: do dostępu do SPV potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego (token lub chmura) od rumuńskiego dostawcy; plik musi trafić do systemu w ciągu pięciu dni roboczych od daty faktury (OUG 89/2025 — przekroczenie terminu jest karane); a przekazanie nie zastępuje faktury dla Twojego klienta — on dostaje swój PDF jak zwykle (art. 10^1 ust. 4 OUG 120/2021).

Irlandia, Wielka Brytania i Czechy — nie musisz robić nic szczególnego

W tych trzech krajach nie ma obowiązku dla Ciebie jako dostawcy. Tylko urząd musi umieć przyjąć e-fakturę — Ty możesz wysłać to, co zostało uzgodnione.

• Irlandia: papier, PDF albo e-faktura, Twój wybór, dopóki umowa nie wymaga czegoś innego. Od listopada 2028 to się zmieni, najpierw dla dużych przedsiębiorstw.
• Wielka Brytania: poza służbą zdrowia bez obowiązku. Przy zleceniach NHS przez NHS SBS wysyłasz fakturę jako PDF e-mailem na sbs.apinvoicing@nhs.net albo korzystasz z bezpłatnego portalu Tradeshift, do którego zaprasza Cię NHS SBS. Na kwiecień 2029 zapowiedziano ogólnokrajowy obowiązek. Punkt kontaktowy: sbs.nhs.uk.
• Czechy: wyślij fakturę e-mailem albo przez skrzynkę danych (ISDS), którą Twoja firma i tak ma z mocy ustawy. Zobowiązany jest tu tylko urząd — do przyjmowania, a nie Ty do wysyłania elektronicznie.

Co Zirko bierze na siebie — a czego nie

To robi Zirko — dla firm w Niemczech:

• XRechnung powstaje przy ukończeniu faktury, z zamrożonych wartości dokumentu.
• Przy wysyłce e-mailem dołącza się automatycznie, razem z PDF. Okno wysyłki pisze, co idzie razem.
• Jeśli e-faktury brakuje, choć należałoby się jej spodziewać, okno ostrzega przed wysłaniem, a nie po.

To robi Zirko w pozostałych krajach: również e-fakturę — którą, decyduje kraj twojego klienta, a przy kliencie możesz ją też wybrać sam. PDF leży w każdym razie obok. Tylko w Kanadzie, USA i Japonii zostaje sam PDF.

To musisz zrobić sam:

• Zarejestrować się raz w portalu swojego kraju — poza Irlandią, Wielką Brytanią, Czechami i Szwajcarią, gdzie żadnego nie potrzebujesz.
• W Niemczech zapisać Leitweg-ID przy kliencie.
• Wgrać fakturę w portalu, wpisać ją albo wysłać na adres portalu — faktura po fakturze.

Gdy się nie udaje

• Portal odrzuca plik. Najczęściej nie zgadza się Leitweg-ID albo brakuje danej obowiązkowej. Komunikat portalu podaje pole — prześlij go nam, jeśli nic Ci to nie mówi.
• Wiadomość nie dochodzi i nikt nie odpowiada. Skrzynki urzędowe odrzucają bez odpowiedzi wiadomości, których nadawcy nie da się sprawdzić. Co należy do tego skonfigurować, stoi w Konfigurowanie wysyłki e-mail.
• Wysłałeś tylko PDF tam, gdzie wymagana była e-faktura. Wtedy faktura nie jest złożona, a termin płatności nie biegnie. Nie musisz jej stornować — złóż tę samą fakturę przez portal. W Irlandii, Wielkiej Brytanii, Czechach i Szwajcarii pytanie to nie powstaje: tam PDF jest drogą regularną.
• Trwa i trwa, a Ty masz wiele zleceń od urzędów. Wtedy nie leży to po Twojej stronie. Droga przez portal to praca ręczna przy każdej fakturze — patrz ramka powyżej.