Dane firmy to nie formularz, który wypełnia się później. Stoją na każdej ofercie, każdej fakturze i w każdej e-fakturze, którą Twoja firma wysyła.
Ustawienia → Przedsiębiorstwo → Dane firmy. Zmieniać może je Biuro – administrator.
Najpierw kraj — nie da się go zmieniać w nieskończoność
Kraj Twojej firmy steruje profilem podatkowym, danymi obowiązkowymi i formatem faktury. Jest tym samym najbardziej brzemienną w skutki informacją na całej stronie.
Zmienialny jest tylko dopóty, dopóki nie został wystawiony żaden dokument. Potem już nie. Wystawione dokumenty niosą prawo podatkowe, dane obowiązkowe i format faktury swojego kraju i nie da się ich już korygować według zasad przechowywania tego kraju.
Jeśli Twoja firma naprawdę się przeprowadziła, kraj przestawi wsparcie Zirko. Napisz do nas przez formularz kontaktowy na stronie, z nowym krajem i datą przeprowadzki.
Okręg / prowincja to osobne pole i zależy ono od kraju. Rumunia i Włochy prowadzą takie: w Rumunii jest obowiązkowe — bez judeţ e-Factura odrzuca każdą fakturę; kod stoi w Twoim dokumencie rejestracyjnym firmy — RO-CJ to Cluj, RO-B to Bukareszt.
W Australii, USA i Kanadzie do adresu należy region — pole tekstowe, które rozpoznaje zarówno skróty jak „TX” czy „QLD”, jak i pełną nazwę, i przy zapisie sprowadza je do urzędowego skrótu. W Japonii wybierasz prefekturę z listy. Jeśli wpisu nie da się przypisać do żadnego regionu, Zirko odrzuca go z komunikatem przy polu, zamiast zapisać byle jak.
Adres, kontakt, numery podatkowe
Nazwa i adres firmy są tylko jedne. Adresy e-mail i numery telefonu możesz zakładać wielokrotnie — każde dostaje przy tym własne określenie, na przykład „Księgowość" albo „Warsztat".
Przy danych podatkowych Zirko rozróżnia trzy pola, które często się myli:
- NIP UE — numer identyfikacyjny do podatku od towarów i usług. Jest tą informacją, która liczy się przy transakcjach za granicę, i decyduje też o traktowaniu podatkowym Twojej faktury od Zirko.
- Numer podatkowy — numer, który nadał Ci Twój urząd skarbowy (w Polsce NIP).
- Numer w rejestrze handlowym — tylko jeśli Twoja firma jest wpisana.
- Identyfikator rejestrowy do e-faktur — czwarty numer, i nie jest to numer z rejestru handlowego. Holandia, Australia i Nowa Zelandia wymagają go w e-fakturze: numer KvK (NL), ABN (AU), NZBN (NZ). Należy do niego schemat — bez niego dana w ogóle nie trafia do pliku. Jeśli go brak, gdy jest potrzebny, Zirko powie o tym przy finalizowaniu i pokaże drogę tutaj.
Gdy do e-faktur brakuje jeszcze identyfikatorów
Jeśli brakuje danych, których bezwzględnie wymaga format faktury Twojego kraju, u góry strony pojawia się pasek ostrzegawczy: „Brakuje identyfikatorów do e-faktur". Wymienia każdą brakującą pozycję osobno i przez Wpisz identyfikatory prowadzi Cię prosto do pola.
Pasek pojawia się wcześnie celowo. Bez tych danych nie powstanie żadna e-faktura — a inaczej zauważysz to dopiero wtedy, gdy faktura ma już numer i można ją tylko skorygować.
Która dana jest wymagana, zależy od kraju: w Polsce NIP, w Australii ABN, w Nowej Zelandii NZBN, w Holandii numer KvK. Jeśli faktura idzie przez sieć Peppol, dochodzi adres elektroniczny wraz ze schematem — adresu e-mail sieć do tego nie przyjmuje.
Dane obowiązkowe: bez nich nie ma faktury
To, co musi stać na Twoich dokumentach, zależy od kraju i formy prawnej. Formę prawną wybierasz w karcie Przedsiębiorstwo, a do tego Status rejestrowy. Dopóki jej brakuje, u góry stoi pasek Uzupełnij formę prawną, a Zirko nie sprawdza danych obowiązkowych — z wyjątkiem Nowej Zelandii, Kanady, USA i Japonii, gdzie nie zależą one od formy prawnej.
Jeśli potem czegoś brakuje, pasek Brakuje danych obowiązkowych wymienia każdą brakującą daną osobno, z podstawą prawną, i przyciskami prowadzi do pola. To, czego wymaga tylko Twój kraj, wpisujesz w karcie Pozostałe dane obowiązkowe. Tę samą listę pokazuje Sprawdź papier firmowy w Ustawienia → Szablony i układ → Papier firmowy.
Jeśli przy danej stoi „wymagane także na fakturach", bez niej nie da się ukończyć żadnej faktury — ani częściowej, ani końcowej. Okno dialogowe ukończenia wymienia każdą brakującą daną i mówi, że wpisuje się ją tutaj. Faktura storno, korekta faktury i dokument uchylenia pozostają możliwe; pojawia się przy nich tylko ostrzeżenie, podobnie jak przy ofercie, kosztorysie wstępnym i piśmie.
Dane bankowe
Możesz założyć kilka rachunków bankowych. Dla każdego rachunku decydujesz przełącznikiem Pokazuj na dokumentach, czy stoi on w stopce Twoich dokumentów.
Zirko sprawdza IBAN przy wpisywaniu. Nieprawidłowy IBAN nie zostaje zapisany — a kod płatności na fakturze potrzebuje go w całości, inaczej w ogóle nie powstaje.
Logo
Edytuj logo przyjmuje PNG, JPEG, WebP albo PDF, do 20 MB. Dla ostrego druku powinno mieć co najmniej 1200 pikseli szerokości.
Dopóki żadne nie jest podane, stoi tam: „Nie wgrano jeszcze logo — pojawi się później na papierze firmowym, ofertach i fakturach."
Osoby odpowiedzialne
Tutaj wpisujesz, kto reprezentuje firmę — z nazwiskiem i rodzajem reprezentacji, na przykład prezes zarządu albo właściciel. Jeśli żadne z proponowanych określeń nie pasuje, wybierasz „Własne określenie" i piszesz je sam.
Te dane wchodzą do danych obowiązkowych Twoich dokumentów i do wersji umowy powierzenia przetwarzania danych dla Twojej firmy — bez nich nie da się jej wystawić.
Gdzie te same pola pojawiają się jeszcze raz
W zakładce Szablony i układ → Papier firmowy stoją te same dane jeszcze raz, jako przyciski „Edytuj przedsiębiorstwo", „Edytuj dane kontaktowe" i „Edytuj logo". To nie jest drugie miejsce: oba zapisują ten sam rekord danych. Możesz je więc edytować tam, gdzie właśnie jesteś, i od razu widzisz skutek w podglądzie papieru firmowego.