Een uitgegeven factuur kan niet worden gewijzigd en niet worden verwijderd. De boekhouding moet de gebeurtenis tonen — ook de verkeerde. Er zijn drie uitwegen, en ze verschillen van elkaar.
Een storno-, correctie- of intrekkingsconcept toont de belastingvermelding en het papierformaat van de oorspronkelijke factuur — al in het concept, niet pas bij het uitgeven. Heeft je bedrijf zijn belastingstatus intussen gewijzigd, dan geldt voor dit ene document toch de situatie van de factuur die het corrigeert.
Welke weg je neemt
| Geval | Weg |
|---|---|
| De factuur is helemaal fout — verkeerde ontvanger, verkeerd project, verkeerd bedrag. | Storneren |
| De factuur klopt in de kern, maar het bedrag is te hoog. | Verminderen |
| Een offerte of een opdrachtbevestiging moet weg. | Intrekken |
Storneren
Storneren maakt een stornofactuur als concept aan. Controleer die en geef hem uit — pas dan krijgt de factuur de status Gestorneerd. De stornofactuur moet je de ontvanger toesturen — anders weet hij er niets van, en in zijn boekhouding staat je factuur nog steeds open.
De reden van storno is intern en verschijnt niet op het document. Vul hem toch in: over een jaar is hij de enige verklaring die er is.
Onze contactpersoon neemt de stornofactuur over van de oorspronkelijke factuur — niet van jou als de persoon die haar aanmaakt. Klopt dat niet meer, dan wijzig je haar op het concept zoals gebruikelijk.
Een uitgegeven stornofactuur kan niet ongedaan worden gemaakt. Het concept daarvoor kun je nog verwijderen.
Met het vinkje Factuur opnieuw uitgeven maakt Zirko in dezelfde beweging een nieuwe factuur met dezelfde posten — de knop heet dan Storneren en opnieuw uitgeven. Dat is het gebruikelijke geval: fout eruit, juiste factuur erin.
Verminderen
Verminderen maakt een factuurcorrectie over het verschil. Je vult een reden in — die is verplicht en wordt afgedrukt — en het verminderde brutobedrag. Zirko zet onverminderd, verminderd en correctie naast elkaar.
Deze weg past wanneer er een post te veel in stond of de hoeveelheid te hoog was opgevoerd en de rest juist blijft.
Verminderen gaat niet bij meerdere btw-tarieven of meerdere belastingcategorieën op één document. Dan blijft alleen de storno over.
Een correctie die zelf fout was, hef je op met Factuurcorrectie intrekken — er ontstaat een intrekkingsdocument.
Intrekken
Voor offerte, prijsopgave en opdrachtbevestiging is er Intrekken. Er ontstaat geen correctiedocument. Het document blijft leesbaar en behoudt zijn nummer — ook dat eist de GoBD (Duitse regels voor een ordelijke digitale boekhouding; in andere landen geldt het daar geldende equivalent).
En als zij nog concept is?
Dan gaat Document verwijderen — maar alleen zolang er geen nummer is toegekend. Het nummer ontstaat bij het afronden, en vanaf dat moment is de weg de hierboven beschreven weg.
Het geval waarin je niets hoeft te storneren
Je hebt een pdf gestuurd waar een e-factuur werd verlangd. Storneer niet. Dien dezelfde factuur via het portaal in — zij is inhoudelijk juist, zij is alleen op de verkeerde plek. De weg staat onder Zo krijgt de overheid je factuur.