Een termijnfactuur is een betaling tijdens het werk. Zij sluit niets af — de eindfactuur verrekent haar later.
Wie maandenlang bouwt en pas aan het eind geld ziet, financiert zijn opdrachtgever. Daarom is de termijn in de bouw het normale geval, niet de uitzondering.
Een termijn in rekening brengen
Open de offerte of de opdrachtbevestiging en kies Samenhangend aanmaken → Termijnfactuur. Uit een termijnfactuur ontstaan later een volgende termijnfactuur, een deel-eindfactuur of de eindfactuur.
In het dialoogvenster staat het vinkje Cumulatief. Het bepaalt de rekenwijze, en beide zijn toegestaan:
| Wijze | Wat er op het document staat |
|---|---|
| Afzonderlijk | Alleen de prestatie van deze periode. De tweede termijn weet niets van de eerste. |
| Cumulatief | De volledige tot nu toe geleverde prestatie, daarvan afgetrokken alle eerdere termijnen. Het document toont de stand van het hele bouwproject. |
Cumulatief is de weg die overheidsopdrachtgevers en de VOB/B (de Duitse algemene voorwaarden voor bouwopdrachten; in andere landen geldt het lokale bouwcontractenrecht) verwachten. Afzonderlijk is eenvoudiger en voor kleine opdrachten volkomen in orde. Wissel niet midden in het bouwproject — dan klopt geen van beide facturen meer.
Staat er achter het project een aanbesteding, dan dragen de overgenomen posten dezelfde gegevens van de inschrijver als al bij de opdrachtbevestiging en de factuur — bijvoorbeeld „Fabricaat: …". Hoe deze gegevens ontstaan, staat onder Een offerte schrijven.
De eindfactuur
Zij rekent af wat er in totaal is geleverd, en trekt in het totalenblok onder Reeds in rekening gebrachte termijnen af wat al is betaald. Wat overblijft is het te betalen bedrag.
Controleer deze regel document voor document. Staat er een termijn te weinig, dan vorder je dubbel geld; staat er een te veel, dan geef je die weg. Na het afronden is beide alleen nog met een storno te repareren.
Een deel-eindfactuur rekent een afgesloten bouwfase definitief af, terwijl de rest doorloopt.
De inhouding
In het totalenblok van de eindfactuur: soort Nakoming of Garantie, plus een vervaldatum. Het bedrag wordt van het te betalen bedrag afgetrokken en blijft openstaan — het is niet betaald, het is ingehouden.
Stel de vervaldatum realistisch in. Een garantiezekerheid loopt vaak vijf jaar; zonder datum weet over drie jaar niemand meer wanneer je het geld mag ophalen.
Wat vandaag niet gaat
De DATEV-export laat termijn- en eindfacturen weg — evenals gemengde belastinggevallen en vreemde valuta. Spreek met je boekhouder af hoe deze documenten bij hem komen. De export bestaat sowieso alleen voor bedrijven in Duitsland.