Zo krijgt de overheid je factuur

⚠️ Dit artikel legt de rechtssituatie uit van de landen die hieronder een eigen paragraaf hebben. Ontbreekt je land, dan gelden daar andere voorschriften.

Dat geldt alleen voor deze tekst, niet voor de software. Zirko maakt voor je vestigingsland het factuurformaat dat daar wordt verlangd.

Je hebt een factuur geschreven aan een overheidsdienst, een gemeente of een andere overheidsinstantie, Zirko heeft haar afgerond — en nu? Precies op dit punt laten de meeste programma's voor het ambacht je alleen: zij maken het bestand en zeggen geen woord over waar het heen moet.

Hier staat het wel. Eerst het belangrijkste, daarna per land de weg.

Het belangrijkste eerst

Twee dingen bepalen wat je moet doen: in welk land je bedrijf gevestigd is en of je opdrachtgever een overheidsinstantie is. Zoek hieronder je land op — de wegen zijn verschillend, en geen ervan is moeilijk.

In Duitsland maakt Zirko bij het afronden de e-factuur (XRechnung, een XML-bestand) en hangt haar bij het versturen automatisch mee. Je ziet in het verzenddialoogvenster wat er meegaat.
In Italië, Polen en Roemenië maakt Zirko eveneens het officiële bestand — daar dien je het echter zelf in bij het staatsportaal. Het gedeelte daarover staat verderop.
In bijna alle overige landen maakt Zirko sinds 13 september 2026 ook een e-factura — afhankelijk van het land Peppol BIS, ebInterface (Oostenrijk), ISDOC (Tsjechië), Finvoice of TEAPPS (Finland), NLCIUS (Nederland), PINT A-NZ (Australië, Nieuw-Zeeland) of ZUGFeRD. De route naar de overheid verschilt toch per land; die staat hieronder.
Alleen in Canada, de VS en Japan blijft het bij de pdf. Daar bestaat geen e-factureringsregeling om je aan te houden — en een formaat verzinnen dat niemand aanneemt, zou niet helpen.
Waar een e-factuur wordt verlangd, mag je haar meestal niet gewoon naar de behandelend ambtenaar mailen: er is een eigen factuurontvangstpunt, en alleen wat daar aankomt, geldt als ingediend.
In Duitsland geldt daarnaast: zonder de juiste Leitweg-ID (het routeringskenmerk van de instantie) wordt de factuur afgewezen. Zij is het postadres van de instantie binnen het portaal.

Waarom dat niet om het even is. Een factuur die als pdf in de verkeerde mailbox ligt, is niet bezorgd. De betalingstermijn begint niet te lopen, niemand meldt zich, en je merkt het pas na weken, wanneer er geen geld is gekomen. Daarom zegt Zirko je in het verzenddialoogvenster of de e-factuur er werkelijk bij zit.

Duitsland: de OZG-RE

De Bond en de meeste deelstaten nemen facturen aan via de OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform — het factuurontvangstplatform van de Duitse Bond). Zij is gratis, je registreert je één keer.

De ZRE bestaat niet meer. Het vroegere “Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes” is op 19-09-2025 uitgeschakeld en in de OZG-RE opgegaan. Noemt iemand je nog de ZRE of vermeldt een oudere gids haar: dat is achterhaald.

Daar heb je vier wegen, en je hebt er maar één nodig:

Weg	Wanneer hij de moeite waard is
Bestand uploaden	Je uploadt de XRechnung die Zirko heeft gemaakt in het portaal. Ongeveer een minuut per factuur.
E-mail	Je stuurt de XRechnung naar het ontvangstadres van je portaalaccount.
Webinvoer	Je typt de factuur in het portaal met de hand in. Vijf tot vijftien minuten — alleen zinvol wanneer je helemaal geen e-factuur kunt maken.
Peppol	Een netwerk waarvoor je een dienstverlener nodig hebt. Zirko biedt dat niet aan, en je hebt het voor deze weg ook niet nodig.

Aanspreekpunt en registratie: e-rechnung-bund.de.

Welk adres voor de e-mailweg geldt, staat in je portaalaccount — het is per account verschillend, daarom noemen wij er hier geen. De ontvanger kun je in het verzenddialoogvenster vóór het versturen wijzigen; daar vul je het in.

Deelstaat- en gemeentelijke instanties kunnen een eigen portaal hebben. Welk portaal voor je opdrachtgever geldt, staat in zijn bestelling of in de aanbesteding; een volledige lijst van alle deelstaten en gemeenten hebben wij hier niet, en wij gokken liever niet. Vraag bij twijfel na bij de instantie die je de opdracht heeft gegeven — die gegevens horen bij de opdracht.

De Leitweg-ID

De Leitweg-ID is het adres van de instantie binnen het portaal. Zij ziet eruit als 02000000-KFB0000001-20 — grove adressering, fijne adressering, controlecijfer. De eerste twee cijfers zijn de deelstaat, 99 staat voor de Bond. Het middelste deel kan ontbreken, dan zijn het maar twee blokken.

Waar je haar vandaan haalt: niet van ons en niet uit een lijst op internet. Zij staat in de bestelling, in de opdracht of in de aanbesteding van de instantie — daar is zij een verplichte vermelding. Vind je haar niet, bel dan je contactpersoon en vraag naar de Leitweg-ID; dat is een vraag die daar dagelijks wordt gesteld.

Waar zij in Zirko thuishoort: bij de klant, niet bij de afzonderlijke factuur. Je vult haar één keer in bij de instantie als klant, en elke volgende factuur aan deze opdrachtgever krijgt haar automatisch. Heeft dezelfde instantie meerdere diensten met verschillende Leitweg-ID's, dan is elk daarvan een eigen invoer.

Omgedraaide cijfers vangen wij af, verwisselingen niet. De laatste twee tekens zijn een controlecijfer. Zirko rekent het na: klopt het niet, dan ontstaat er geen e-factuur en krijg je bij het afronden een melding in plaats van een foutmelding uit het portaal. Een Leitweg-ID die rekenkundig klopt maar bij de verkeerde dienst hoort, kan daarentegen niemand herkennen. Vergelijk haar daarom teken voor teken met de bestelling.

Oostenrijk: e-Rechnung.gv.at

Facturen aan de Bond lopen via e-Rechnung.gv.at, bereikbaar via je USP-account (Unternehmensserviceportal, het Oostenrijkse ondernemersportaal). Het account is gratis, de aanmelding loopt eenmalig via ID Austria (de Oostenrijkse digitale identiteit). Daarna kun je de factuur uploaden of in het onlineformulier invoeren.

Sinds 13 september 2026 maakt Zirko beide formaten die de Bond aanneemt. Zonder eigen keuze ontstaat Peppol BIS (een UBL-bestand); zet je bij de klant ebInterface, dan ontstaat ebInterface 6.1. Beide upload je op e-Rechnung.gv.at.

Wat de Bond uitdrukkelijk niet aanneemt: de Duitse XRechnung en ZUGFeRD. Kies ze dus niet voor een Oostenrijkse overheidsklant — ZUGFeRD biedt Zirko daar sowieso niet aan, omdat de portalen geen pdf met ingebedde XML accepteren.

Aanspreekpunt: erechnung.gv.at.

Zwitserland: pdf per e-mail aan de Bond

In Zwitserland is het het eenvoudigst: facturen aan het federale bestuur gaan sinds medio 2023 als pdf per e-mail, één bestand per factuur. Voor facturen aan de Bond is dat gratis, en je hebt geen portaal en geen registratie nodig. Precies dat kan Zirko vandaag — de pdf hangt aan de e-mail.

Wijdverbreid is de vermelding dat vanaf een opdrachtwaarde van 5.000 CHF de elektronische factuur verplicht is; op de pagina van de Eidgenössische Finanzverwaltung zelf staat die drempel niet. Vertrouw daar dus niet op, maar op wat er in je bestelling staat.

Aanspreekpunt: efv.admin.ch.

De overige landen

In deze landen maakt Zirko de e-factura — maar de route naar de overheid loopt via een portaal of gewoon via e-mail, en die moet je kennen. We hebben opgezocht hoe het er per land echt aan toegaat en noemen de instantie bij naam.

Nederland en Luxemburg — portaal met invoerscherm

In Nederland gaan facturen aan de Staat via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Je typt de factuur daar in, het portaal zet haar om in het verplichte formaat en bezorgt haar. Gratis. Je hebt de OIN van het ontvangstpunt nodig — dat is hun identificatienummer, het staat in de bestelling. Deze weg is bedoeld voor een paar facturen per maand, niet voor de lopende band. Aanspreekpunt: rvo.nl — Factuurportaal.

In Luxemburg loopt het via MyGuichet.lu. Daar zijn twee formulieren: een om een kant-en-klare e-factuur te uploaden en een om haar met de hand in te typen — beide met en zonder aanmelding. MyGuichet.lu is de wettelijk voorziene weg naast Peppol, je hoeft dus niets bij te kopen. Aanspreekpunt: guichet.public.lu.

Zweden en Finland — één portaal per opdrachtgever, alleen op uitnodiging

Deze twee zijn het enige geval waarin je zelf niets in gang kunt zetten: je hebt een uitnodiging van je opdrachtgever nodig.

In Zweden bestaat geen centraal portaal. In plaats daarvan stelt de afzonderlijke instantie een leveranciersportaal (leverantörsportal) ter beschikking, voor jou gratis — het Skatteverket en het Statens servicecenter doen dat bijvoorbeeld. Vraag je opdrachtgever om de uitnodiging, en wel één keer per opdrachtgever. Of ook elke gemeente en elke regio zo'n portaal aanbiedt, konden wij niet onderbouwen; vraag daar bij twijfel na. Aanspreekpunt: upphandlingsmyndigheten.se.

In Finland heet het portaal Handi (Toimittajaportaali). Daar maakt en verstuur je de factuur gratis. Ook hier geldt: zonder uitnodiging van je opdrachtgever kom je er niet in — geef hem daarvoor je e-mailadres. Aanspreekpunt: valtiokonttori.fi.

Italië, Polen en Roemenië — Zirko maakt het bestand, jij dient het in

Deze drie zijn het bijzondere geval: daar gaat elke factuur via een staatsportaal, niet alleen die aan overheden. Zirko maakt het officieel voorgeschreven bestand — uploaden doe je zelf, en daarna noteer je ontvangst of nummer bij het document. Alle drie de portalen zijn kosteloos.

Italië: FatturaPA via het SdI, bereikbaar via Fatture e Corrispettivi van de Agenzia delle Entrate. De SdI-ontvangst noteer je bij het document.
Polen: FA(3) via KSeF. Je krijgt een KSeF-nummer terug.
Roemenië: RO_CIUS via het SPV (e-Factura). Drie dingen zijn hier anders dan in Italië en Polen, en alle drie staan ook bij het document: voor SPV-toegang heb je een gekwalificeerde elektronische handtekening (token of cloud) van een Roemeense aanbieder nodig; het bestand moet binnen vijf werkdagen na de factuurdatum in het systeem zijn (OUG 89/2025 — termijnoverschrijding wordt beboet); en de verzending vervangt de factuur aan je klant niet — die krijgt zijn pdf zoals gewoonlijk (art. 10^1 lid 4 OUG 120/2021).

Zirko levert geen koppeling met de instantie, en dat is een keuze: wie vanuit het programma meldt, is daarvoor aansprakelijk als dienstverlener. Wij maken het bestand, jij blijft de afzender.

Ierland, Groot-Brittannië en Tsjechië — je hoeft niets bijzonders te doen

In deze drie landen bestaat geen verplichting voor jou als leverancier. Alleen de instantie moet een e-factuur kunnen ontvangen — je mag sturen wat je hebt afgesproken.

Ierland: papier, pdf of e-factuur, jouw keuze, zolang het contract niets anders eist. Vanaf november 2028 verandert dat, eerst voor grote ondernemingen.
Groot-Brittannië: buiten de gezondheidsdienst geen verplichting. Bij NHS-opdrachten via NHS SBS stuur je de factuur als pdf per e-mail naar sbs.apinvoicing@nhs.net of gebruik je het gratis portaal Tradeshift, waarvoor NHS SBS je uitnodigt. Voor april 2029 is een landelijke verplichting aangekondigd. Aanspreekpunt: sbs.nhs.uk.
Tsjechië: stuur de factuur per e-mail of via de databox (ISDS), die je bedrijf van rechtswege toch al heeft. Verplicht is hier alleen de instantie om te kunnen ontvangen — niet jij om elektronisch te versturen.

Wat Zirko je uit handen neemt — en wat niet

Dit doet Zirko — voor bedrijven in Duitsland:

De XRechnung ontstaat bij het afronden van de factuur, uit de bevroren waarden van het document.
Bij het versturen per e-mail hangt zij automatisch mee, samen met de pdf. Het verzenddialoogvenster schrijft op wat er meegaat.
Ontbreekt de e-factuur terwijl er een te verwachten zou zijn, dan waarschuwt het dialoogvenster vóór het versturen in plaats van achteraf.

Dit doet Zirko in de andere landen: ook de e-factura — welke, bepaalt het land van je klant, en je kunt hem bij de klant ook zelf kiezen. De pdf ligt er in elk geval naast. Alleen in Canada, de VS en Japan blijft het bij de pdf alleen.

Dit moet je zelf doen:

Je één keer registreren bij het portaal van je land — behalve in Ierland, Groot-Brittannië, Tsjechië en Zwitserland, waar je er geen nodig hebt.
In Duitsland de Leitweg-ID bij de klant vastleggen.
De factuur in het portaal uploaden, intypen of naar het portaaladres mailen — factuur voor factuur.

Eerlijk gezegd: op deze weg dien je elke factuur afzonderlijk met de hand in. Bij een paar overheidsfacturen per maand is dat te doen. Wie regelmatig openbare opdrachten heeft, zou over een Peppol-dienstverlener moeten nadenken — dan gaat de factuur zonder portaal naar buiten. Zirko biedt dat vandaag niet aan, en geen van de bekende programma's voor het ambacht in het Duitstalige gebied doet het.

Wanneer het niet lukt

Het portaal wijst het bestand af. Meestal klopt de Leitweg-ID niet of ontbreekt er een verplichte vermelding. De melding van het portaal noemt het veld — stuur haar naar ons als je er niets mee kunt.
De e-mail komt niet aan en niemand antwoordt. Mailboxen van overheidsinstanties verwerpen e-mails waarvan de afzender niet kan worden gecontroleerd, zonder antwoord. Wat daarvoor moet worden ingericht, staat onder E-mailverzending inrichten.
Je hebt alleen een pdf gestuurd waar een e-factuur werd verlangd. Dan is de factuur niet ingediend, en de betalingstermijn loopt niet. Je hoeft haar niet te storneren — dien dezelfde factuur via het portaal in. In Ierland, Groot-Brittannië, Tsjechië en Zwitserland speelt die vraag niet: daar is de pdf de reguliere weg.
Het duurt en duurt, en je hebt veel overheidsopdrachten. Dan ligt het niet aan jou. De weg via een portaal is handwerk per factuur — zie het kader hierboven.