De bedrijfsgegevens zijn geen formulier dat men later invult. Zij staan op elke offerte, elke factuur en in elke e-factuur die je bedrijf verstuurt.
Instellingen → Onderneming → Bedrijfsgegevens. Wijzigen mag ze de kantoorbeheerder.
Het land eerst — het is niet eeuwig te wijzigen
Het land van je bedrijf bepaalt belastingprofiel, verplichte vermeldingen en factuurformaat. Het is daarmee de vermelding met de grootste gevolgen van de hele pagina.
Te wijzigen is het alleen zolang er geen document is uitgegeven. Daarna niet meer. Uitgegeven documenten dragen het belastingrecht, de verplichte vermeldingen en het factuurformaat van hun land, en zij zijn volgens de bewaarregels van dat land niet meer te corrigeren.
Is je bedrijf werkelijk verhuisd, dan zet de Zirko-ondersteuning het land om. Schrijf ons via het contactformulier op de website, met het nieuwe land en de verhuisdatum.
District of provincie is een eigen veld, en het hangt aan het land. Roemenië en Italië voeren er een: in Roemenië is het verplicht, zonder de judeţ wijst e-Factura elke factuur af; de code staat op je bedrijfsinschrijving — RO-CJ is Cluj, RO-B is Boekarest.
In Australië, de VS en Canada hoort een regio bij het adres — een tekstveld dat afkortingen zoals „TX" of „QLD" net zo goed herkent als de voluit geschreven naam en dat bij het opslaan naar de officiële korte vorm brengt. In Japan kies je de prefectuur uit een lijst. Is een invoer aan geen enkele regio toe te wijzen, dan wijst Zirko haar met een veldmelding af, in plaats van haar op de een of andere manier op te slaan.
Adres, contact, belastingnummers
Naam en adres van het bedrijf staan er één keer. E-mailadressen en telefoonnummers kun je meerdere keren invoeren — elk krijgt daarbij een eigen aanduiding, bijvoorbeeld “Boekhouding” of “Werkplaats”.
Bij de belastinggegevens onderscheidt Zirko drie velden die vaak worden verward:
- Btw-id — het btw-identificatienummer. Het is de vermelding die telt bij zaken naar het buitenland, en het beslist ook over de fiscale behandeling van je Zirko-factuur.
- Fiscaal nummer — het nummer dat je belastingdienst je heeft toegekend.
- Handelsregisternummer — alleen als je bedrijf is ingeschreven.
- Registernummer voor e-facturen — een vierde nummer, en het is niet het handelsregisternummer. Nederland, Australië en Nieuw-Zeeland vragen het in de e-factuur: het KvK-nummer (NL), de ABN (AU), het NZBN (NZ). Het schema hoort erbij — zonder dat komt de vermelding helemaal niet in het bestand. Ontbreekt het wanneer je het nodig hebt, dan zegt Zirko dat bij het afronden en wijst je de weg hierheen.
Wanneer er nog kenmerken voor e-facturen ontbreken
Ontbreekt een gegeven dat het factuurformaat van jouw land dwingend vereist, dan staat bovenaan de pagina een waarschuwingsbalk: „Kenmerken ontbreken voor e-facturen". Hij noemt elk ontbrekend gegeven afzonderlijk en brengt je via Kenmerken invullen rechtstreeks naar het veld.
De balk komt met opzet vroeg. Zonder deze gegevens ontstaat er geen e-factuur — anders merk je het pas als de factuur al een nummer heeft en alleen nog gecrediteerd kan worden.
Welk gegeven vereist is, hangt van het land af: in Polen het NIP, in Australië het ABN, in Nieuw-Zeeland het NZBN, in Nederland het KvK-nummer. Gaat de factuur over het Peppol-netwerk, dan komt daar een elektronisch adres met schema bij — een e-mailadres neemt het netwerk daarvoor niet aan.
Verplichte vermeldingen: zonder die geen factuur
Wat er op je documenten moet staan, hangt af van het land en de rechtsvorm. De rechtsvorm kies je in de kaart Onderneming, samen met de registratiesituatie. Ontbreekt hij, dan staat bovenaan de balk Rechtsvorm aanvullen, en controleert Zirko de verplichte vermeldingen niet — behalve in Nieuw-Zeeland, Canada, de VS en Japan, waar ze niet van de rechtsvorm afhangen.
Ontbreekt er daarna iets, dan noemt de balk Verplichte vermeldingen ontbreken elke vermelding afzonderlijk met het wetsartikel erbij, en brengen knoppen je naar het veld. Wat alleen jouw land vereist, vul je in de kaart Overige verplichte vermeldingen in. Dezelfde lijst toont Briefpapier controleren onder Sjablonen en opmaak → Briefpapier.
Staat bij een vermelding “ook op facturen vereist”, dan kan zonder die vermelding geen factuur worden afgerond — ook geen termijnfactuur of eindfactuur. Het dialoogvenster voor het afronden noemt elke ontbrekende vermelding en zegt dat je die hier invult. Creditfactuur, factuurcorrectie en intrekkingsdocument blijven mogelijk; daar verschijnt alleen een waarschuwing, net als bij de offerte, de richtprijs en de brief.
Bankgegevens
Je kunt meerdere bankrekeningen invoeren. Per bankrekening beslis je met Op documenten tonen of zij in de voet van je documenten staat.
Zirko controleert het IBAN tijdens het intikken. Een ongeldig IBAN wordt niet opgeslagen — en de betaalcode op de factuur heeft het volledig nodig, anders ontstaat hij helemaal niet.
Logo
Logo bewerken neemt PNG, JPEG, WebP of pdf, tot 20 MB. Voor een scherpe afdruk zou het minstens 1200 pixels breed moeten zijn.
Zolang er geen is vastgelegd, staat daar: “Nog geen logo geüpload — het verschijnt later op briefpapier, offertes en facturen.”
Verantwoordelijke personen
Hier voer je in wie het bedrijf vertegenwoordigt — met naam en de vorm van de vertegenwoordiging, bijvoorbeeld directeur of eigenaar. Past geen van de aangeboden aanduidingen, dan kies je “Eigen aanduiding” en schrijf je haar zelf.
Deze gegevens lopen in de verplichte vermeldingen van je documenten en in de versie van de verwerkersovereenkomst voor je bedrijf — zonder die gegevens kan Zirko die niet aanmaken.
Waar dezelfde velden nog een keer opduiken
In het tabblad Sjablonen en opmaak → Briefpapier staan dezelfde gegevens nog een keer, als knoppen “Onderneming bewerken”, “Contactgegevens bewerken” en “Logo bewerken”. Dat is geen tweede plek: beide schrijven naar hetzelfde record. Je kunt ze dus bewerken waar je net bent, en ziet de werking meteen in het voorbeeld van het briefpapier.