Wanneer Zirko een offerte of een factuur verstuurt, staat er in de mailbox van je klant een afzenderadres. Welk adres dat is, beslis je hier.
Dat is geen bijzaak: een factuur van een vreemd ogend adres belandt in de spammap of geldt als poging tot oplichting — en een factuur die niemand leest, wordt ook niet betaald.
Zo verstuurt Zirko
Instellingen → tabblad E-mailverzending. Zonder gekoppelde mailbox verstuurt Zirko via zijn eigen verzendweg, als rechnung@zirko.io.
Bij een e-factuur aan een openbare opdrachtgever is dat vaak niet genoeg: mailboxen van overheidsinstanties nemen e-mails zonder geldige afzendercontrole niet aan en antwoorden ook niet zonder meer — je ziet dan een factuur die verstuurd lijkt en nooit is aangekomen. De betrouwbare oplossing is een gekoppelde eigen mailbox — daarmee verstuur je onder je eigen, bij je aanbieder bevestigde adres.
De eigen mailbox koppelen
Onder Koppelingen met e-mailaccounts → E-mailaccount toevoegen vul je je adres in en kies je de weg:
- Google of Microsoft — je meldt je aan op de pagina van je aanbieder; een wachtwoord is daarvoor bij Zirko niet nodig.
- Elke andere aanbieder — e-mailadres, wachtwoord (bij actieve tweefactorauthenticatie een eigen app-wachtwoord), SMTP-server met poort en, voor de opslag in Verzonden, de IMAP-server. Bij bekende aanbieders vult Zirko deze gegevens al in.
Je inloggegevens staan versleuteld bij Zirko en bereiken je browser nooit. Na het koppelen gaan offertes, facturen en aanmaningen vanaf je eigen adres uit. Verbreken kan altijd.
Koppelen kan pas na de actuele versie van de verwerkersovereenkomst. Die regelt hoe Zirko de inloggegevens van je mailbox beschermt. Instemmen kun je onder Instellingen → Contract en abonnement. Een mailbox verbreken kan altijd, onafhankelijk daarvan.
Een kopie in Verzonden legt Zirko bij Google en Microsoft altijd zelf vast — je aanbieder doet dat. Bij elke andere aanbieder alleen als je een IMAP-server hebt ingevuld.
Is een e-mail groter dan je mailbox toelaat (ongeveer 13,6 MiB bij de meeste aanbieders, ongeveer 17,1 MiB bij Gmail), dan springt de systeemafzender bij — met een melding vóór het versturen, en vermeld in de verzendgeschiedenis. Herinneringen aan medewerkers gaan daar los van altijd via de systeemafzender, nooit via een gekoppelde mailbox.
Verlaat iemand het bedrijf, dan wordt haar gekoppelde mailbox verbroken. Is er nog een andere mailbox van je bedrijf gekoppeld, dan verstuurt die verder; anders springt de systeemafzender bij. Na afloop van het contract verbreekt Zirko alle mailboxen en trekt de autorisatie bij de aanbieder in — reactiveer je later, dan koppel je opnieuw.
E-mailsjablonen
Voor elk documentsoort — offerte, kostenraming, opdrachtbevestiging, pakbon, factuur, termijnfactuur, eindfactuur, creditnota — kan een tekst worden vastgelegd. Die staat bij het versturen in het berichtveld en kan daar nog worden gewijzigd.
Drie variabelen vult Zirko zelf in: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} en {{name}}. Schrijf de accolades precies zo, twee aan elke kant — een variabele met een typefout wordt niet vervangen en staat letterlijk in de e-mail bij de klant.
Sjabloon niet gebruiken: de tekst van het documentsoort volledig verwijderen. Een leeg veld is de uit-stand; een schakelaar daarvoor bestaat niet.
Wat je als eerste zou moeten doen
- Je eigen mailbox koppelen zodra de verwerkersovereenkomst is aanvaard — anders verstuur je blijvend als
rechnung@zirko.io. - De sjablonen voor offerte en factuur schrijven — die heb je dagelijks nodig.
- Een factuur naar jezelf sturen en bekijken hoe zij aankomt. Dat is de enige proef die telt.